- •Воронеж 2012
- •Общие положения
- •Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления
- •2.1. Порядок подготовки приказов
- •2.2. Оформление приказов
- •2.3. Приказы по личному составу
- •2.4. Приказы об отпусках
- •2.6. Постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области
- •2.8. Протокол
- •2.9. Служебные письма
- •III. Правила оформления документов
- •3.1. Бланки документов
- •3.2 Учет и хранение бланков
- •IV. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
- •4.2. Заголовок к тексту документа
- •4.3. Оформление приложений к документу
- •Приложение №1
- •Приложение №1 к приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
- •4.5. Дата документа
- •4.6. Регистрационный номер
- •4.7. Ссылка на номер и дату
- •4.8. Адресование документа
- •Российский медицинский университет ул. Островитянова, д.1 г.Москва, 117869
- •4.9. Согласование (визирование) документа
- •4.10. Утверждение документов
- •4.11. Резолюция
- •4.12. Подпись документа
- •4.13. Удостоверение документов печатью
- •4.14. Заверение копий документов
- •4.15. Отметка об исполнителе документа
- •4.16. Отметка об исполнении документа
- •V. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
- •5.1.Порядок обработки входящей корреспонденции
- •5.2.Рассмотрение документов
- •5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
- •5.4. Передача документов внутри Управления
- •5.5. Внутренние документы
- •5.6. Учет объема документооборота
- •VI. Регистрация документов
- •6.1. Общие правила регистрации
- •6.2.Регистрация входящих и исходящих документов
- •6.3.Регистрация организационно-распорядительных документов
- •6.4. Регистрация внутренних документов
- •6.5. Построение поисковых систем
- •VII. Организация контроля исполнения
- •7.1. Система контроля исполнения
- •7.2. Сроки исполнения документов
- •7.3.Организация и технология контроля исполнения
- •7.4.Организация исполнения
- •7.5. Снятие документа с контроля
- •VIII. Особенности работы с письмами (обращениями) граждан
- •IX. Особенности оформления документов, представляемых по каналам электросвязи
- •9.1. Телеграммы (телетайпограммы) *
- •9.2. Факсограммы
- •9.3. Телефонограммы
- •9.4. Сообщения, предаваемые электронной почтой (эп)
- •X. Размножение документов
- •XI. Планирование деятельности Управления
- •XII. Организация документов в делопроизводстве
- •12.1. Составление номенклатур дел
- •12.2. Формирование дел
- •12.3. Оформление дел
- •12.4. Составление и оформление описей дел
- •12.5. Организация оперативного хранения документов
- •12.6. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
- •12.7. Порядок передачи документов на хранение в архив
- •12.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
- •Формы документов
- •Тестовые задания:
- •О введении в действие Инструкции
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Выплачивать ежемесячное денежное поощрение в размере одного должностного оклада.
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Основание: заявление Иванова а.М. От 30.10.2012.
- •С приказом ознакомлен (а) «____» ____________2012г.__________________
- •Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области
- •Правила написания наименований Федеральных органов государственной власти, их актов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, на которых ставиться гербовая печать
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации
- •Сводка учета объема документооборота
- •Форма номенклатуры дел отдела Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в отделе
- •Форма номенклатуры дел Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области
- •Форма обложки дела постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения
- •Дело № ______ Том № ______
- •Форма листа – заверителя дела Лист заверитель дела № ___________________
- •Форма внутренней описи документов дела* Внутренняя опись документов дела № __________
- •Форма описи дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отдела
- •Опись № _____________________
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Опись документов, вложенных для отправки заказным письмом
2.2. Оформление приказов
Приказами Управления оформляются нормативные документы, также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления. Проект приказа должен соответствовать действующему федеральному законодательству, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, распоряжениям и постановлениям Правительства Российской Федерации, приказам Минздравсоцразвития России, Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, а содержащиеся в нем распоряжения не должны превышать компетенции и прав Управления.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта приказа и представление его на подпись в установленный срок возлагается на начальника соответствующего отдела. В тех случаях, когда подготовка проекта приказа поручается нескольким отделам, свод и обобщение материалов, согласование проекта и своевременное представление его на подпись руководству Управления возлагается на начальника отдела, указанного в поручении первым.
Срок подготовки проекта приказа во исполнение решения вышестоящих органов, как правило, не должен превышать одного месяца, если в самом документе или руководством Управления не установлен другой срок. Вопрос о продлении срока подготовки проекта приказа может быть решен только руководителем, давшим указание о подготовке данного документа.
Контроль за соблюдением сроков подготовки проектов приказов осуществляет отдел организации надзора. В подписанный приказ запрещается вносить изменения или дополнения. Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания руководителем Управления или в его отсутствие, лицом, исполняющим его обязанности, вносятся только с разрешения руководителя Управления.
2.3. Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия руководителя Управления, связанные с государственной службой и трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, поощрения и взыскания.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование отдела и далее - глагол, обозначающий действие: «назначить, перевести, освободить, объявить благодарность» и т.д. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Федеральному закону от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Трудовому Кодексу Российской Федерации.
Приказы по личному составу подписывает руководитель Управления. Приказы по личному составу оформляются на бланке приказов Управления (приложение 1).
2.4. Приказы об отпусках
Приказы об отпусках сотрудников Управления издаются отделом государственной службы и кадров в соответствии с графиком отпусков. Сотрудник Управления, которому в соответствии с графиком положен отпуск, пишет заявление на имя руководителя Управления, согласовывает его с начальником отдела и передает в отдел государственной службы и кадров для получения разрешения на отпуск у руководителя Управления. После получения разрешения на отпуск отдел государственной службы и кадров готовит на сотрудника соответствующий приказ.
В приказах об отпусках констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование отдела и далее - глагол, обозначающий действие: «предоставить очередной отпуск» (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания). Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах должны точно соответствовать Федеральному закону от 27.07.2004г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Трудовому Кодексу Российской Федерации и другим нормативным актам.
Приказы об отпусках подписывает руководитель Управления. Приказы об отпусках оформляются на бланке приказов Управления (приложение 1).
2.5. Приказы о командировании
Приказы о командировании сотрудников Управления издаются отделом государственной службы и кадров.
Отдел Управления, сотрудник которого убывает в командировку, оформляет разрешение на командировку, которое подписывается начальником отдела и руководителем Управления.
Разрешение на заместителей руководителя Управления, убывающих в командировку, подписывает руководитель Управления.
После получения соответствующего разрешения, отдел государственной службы и кадров готовит приказ о командировании сотрудника и командировочное удостоверение, которые подписываются руководителем Управления, а в его отсутствие, лицом, исполняющим обязанности руководителя.
В приказах о командировании сотрудников констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование отдела и далее - глагол, обозначающий действие: «командировать» (указывается место и срок командировок). Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Приказы о командировании подписывает руководитель Управления. Приказы о командировании сотрудников оформляются на бланке приказов Управления (приложение 1).