12.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение №14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Управления одновременно.

Согласованные ЭК Управления акты утверждаются ее руководителем после утверждения экспертно-проверочной комиссией Воронежского государственного областного архива, описей дел постоянного хранения. Только после этого Управление имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Управления. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела.

Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору по переработке сырья. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в отделах не допускается.

Контрольные вопросы:

1. Формы документов

2. Виды приказов и их особенности;

3. Общие правила оформления документов Управления;

4. Регистрация документов;

5. Система контроля исполнения документов;

6. Внутренние документы;

7. Особенности работы с обращениями граждан;

8. Оформление документов, поступающих по каналам электросвязи;

9. Номенклатура дел;

10. Организация хранения документов.

Тестовые задания:

Выберите один правильный ответ

1. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в отделе Управления несет:

а) лицо, ответственное за делопроизводство в отделе;

б) начальник отдела;

в) отдел организации надзора

2. Срок подготовки проекта приказа не должен превышать:

а) 1 месяц;

б) 10 дней;

в) 3 дня.

3. Датой письма является:

а) дата поступления;

б) дата подписания;

в) дата отправки.

4. Сколько адресатов может содержать один документ?

а) 1-го;

б) не более 4-х;

в) не регламентируется.

5. В каком месте официального бланка (листа) информационного письма Управления ставится отметка об исполнителе?

а) в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа;

б) в левом нижнем углу на оборотной стороне первого листа;

в) в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа.

6. Не подлежат регистрации:

а) письма, присланные в копии для сведения;

б) рекламные извещения, плакаты;

в) сообщения о совещаниях, конференциях, заседаниях и программах их проведения;

г) печатные издания;

д) все вышеперечисленное.

7. Документы, имеющие в тексте пометку «немедленно» подлежат исполнению:

а) в течение часа;

б) в течение рабочего дня;

в) в течение 3-х часов.

8. Кем составляется номенклатура дел в отделах Управления?

а) лицом, ответственным за делопроизводство в отделе;

б) начальником отдела;

в) отделом организации надзора Управления.

9. Внутренние документы оперативного характера оформляются

а) на бланках Управления;

б) не на бланках Управления.

10. Формирование дел отделов осуществляется:

а) в архиве Управления;

б) в отделе лицом, ответственным за делопроизводство;

в) в отделе организации надзора Управления.

11. Опись дел составляется:

а) в 1-м экземпляре;

б) в 2-х экземплярах;

в) в 3-х экземплярах.

12. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении Управления и его отделов определяются:

а) приказом руководителя;

б) должностным регламентом;

в) вписаны в условия служебного контракта.

13. Какие документы оформляются приказами?

а) приказами оформляются нормативные документы, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы;

б) СанПиНы, ГОСТы, МУ, МР;

в) протоколы коллегий, рабочих совещаний.

14. Укажите виды приказов согласно инструкции по делопроизводству:

а) по основной деятельности;

б) по личному составу;

в) об отпусках сотрудников;

г) о командировании сотрудников;

д) по организационной деятельности.

15. Текст приказа состоит из:

а) распорядительной части;

б) констатирующей части;

в) описательной части.

16. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем

а) через 2 дня со дня заседания;

б) через 15 дней со дня заседания;

в) в течение месяца

17. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники:

а) запрещается;

б) разрешается.

18. Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

а) 20 мм – левое; верхнее, нижнее; 10 мм – правое;

б) 30 мм – левое, верхнее; 20 мм – верхнее, нижнее; 15 мм – правое;

в) 25 мм – левое; верхнее, нижнее; 15 мм – правое;

19. Общий бланк документов используется:

а) для изготовления любых видов документов;

б) для изготовления любых видов документов, кроме письма;

в) для писем.

20. Гербовые бланки Управления:

а) подлежат учету;

б) не полежат учету.

21 Содержание устного обращения граждан заносится:

а) в журнал регистрации устных обращений;

б) на карточку личного приема;

в) в электронную базу данных.

22. Номенклатура дел составляется:

а) в последнем квартале предшествующего года;

б) в первом квартале нового года;

в) 1 раз в полугодие.

23. Вновь созданный отдел обязан разработать номенклатуру дел:

а) в течение 3-х месяцев;

б) в месячный срок;

в) в течение 10 дней.

24. Полному оформлению подлежат:

а) дела постоянного (свыше 10 лет) хранения

б) дела по личному составу;

в) все вышеперечисленное.

Ответы:

1. б;

2. а;

3. б;

4. б;

5. в;

6. д;

7. б;

8. а;

9. б;

10. б;

11. в;

12. б;

13. а;

14. а, б, в, г;

15. а, б;

16. а;

17. а;

18. а;

19. б;

20. а;

21. б

22. а

23. б

24. в

Приложение № 1

к Инструкции по

делопроизводству (2.1)

Герб Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА

УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

2005. №____

Воронеж