2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления

Приказами Управления оформляются нормативные документы, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Приказы издаются по основной деятельности, по личному составу, об отпусках сотрудников, о командировании сотрудников.

2.1. Порядок подготовки приказов

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись руководителю Управления.

В пределах календарного года приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы об отпусках сотрудников, приказы о командировании сотрудников и указания нумеруются отдельно.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом №14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

• наименование федерального органа исполнительной власти,

• наименование вида документа – приказ,

• дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом: номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 03.07.2007 №44

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например:

О командировании работников

Управления Роспотребнадзора

по Воронежской области

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например:

«Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. №285 «О неотложных мерах по защите населения Российской Федерации........»

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Преамбула в приказе может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Так, при утверждении уставов подведомственных учреждений, предприятий и других организаций, а также при утверждении проектно-сметной документации, текст приказа начинается с распорядительной части (без слова ПРИКАЗЫВАЮ).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица Управления.

Если в приказе в качестве исполнителя называется отдел Управления, то фамилия руководителя этого подразделения, ответственного за организацию работы по выполнению приказа, не указывается, например:

«Отделу санитарного надзора…»

В том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:

«Начальнику отдела санитарного надзора Аксеновой О. И.»

Как правило, в последнем пункте распорядительной части приказа, указывается фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа в целом. Ответственность за выполнение приказа возлагается руководителем Управления на одного из своих заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Если в тексте приказа требуется неоднократно упоминать тот или иной объект или то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме - «далее - ....») или аббревиатура, а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование, например:

«Государственный научный центр вирусологии и биотехнологии «ВЕКТОР» (далее - ГНЦВБ «ВЕКТОР»).

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения». Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия в одном документе. Наименования упоминаемых в приказах отделов Управления, в том числе территориальных, приводится в полном соответствии с их официальным названием. Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы бланков и т.п. оформляются приложением к приказу. О наличии приложений к приказу обязательно указывается в распорядительной части. Каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа. Если в тексте приказа дается ссылка («согласно приложению») или («приложение»), то в правом верхнем углу первого листа пишется «приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

к приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области

от 30.06.2007 № 58

При наличии в тексте приказа формулировки «УТВЕРДИТЬ» (положение, устав, программу, план и т.д.); «Ввести в действие» (типовые требования, форму бланка и т.д.): «Организовать работу в соответствии с Положением», на приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на приказ, его дату, номер, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

Управления Роспотребнадзора по Воронежской области

от 15.06.2007 № 147

Если приложение одно, то номер приложения не указывается. При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: приложение №1, приложение №2 и т.д.

До представления на подпись проект приказа визируется исполнителем с обязательным указанием инициалов и фамилии, номера телефона, начальником отдела, подготовившего документ; заинтересованными отделами; отделом юридического обеспечения, заместителем руководителя Управления, курирующего данный вопрос.

Начальники отделов при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность установленных поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию отдела. Отдел юридического обеспечения при визировании проекта приказа определяет соответствие проекта приказа действующему законодательству Российской Федерации, нормативным актам, приказам Минздравсоцразвития и Роспотребнадзора, отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Проекты приказов об изменении штатов и фондов заработной платы должны быть завизированы начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности.

При наличии замечаний к проекту приказа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела юридического обеспечения

Личная подпись

Дата

На визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний. Отказ от визирования проекта не допускается. Если в процессе визирования проект приказа был существенно доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте приказа вновь собрать все необходимые визы. Проект приказа визируется на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа (подписного) документа (перед приложениями). Виза включает в себя наименование отдела, должность визирующего, личную подпись, дату, расшифровку подписи.

Пример визирования приказа:

Проект приказа вносит отдел организации надзора

Исполнитель	подпись	дата	А.В. Слепцов тел. 64-10-75
Начальник отдела организации надзора	подпись	дата	В.И. Кобзева
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя	подпись	дата	И.И. Механтьев
Начальник отдела юридического обеспечения	подпись	дата	О.Д. Козирацкая

Завизированный проект приказа передается на подпись руководителю Управления. Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре. К проекту приказа должны быть приложены материалы, послужившие основанием к его изданию. После регистрации приказа составляется список рассылки, подписанный начальником отдела, ответственным за его подготовку. Проект приказа должен быть отпечатан на бланке установленного образца (приложение №1).