7.4.Организация исполнения

При рассмотрении документов начальник отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Обработка и передача документов непосредственным исполнителям осуществляется в день поступления документа в отдел или, в крайнем случае, на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подписание (утверждение) руководству Управления или начальнику отдела, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Управление и к исполнителю), промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на свободных от текста местах.

В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими отделами совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При исполнении документов несколькими исполнителями с документа могут сниматься копии. Подлинник документа передается основному исполнителю.

7.5. Снятие документа с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На документах, снятых с контроля, делается отметка: «В дело; подпись и дата».

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

Документы, представленные на подпись руководству Управления и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

Исполненные входящие контрольные документы представляются в отдел организации надзора вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.

Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.

Начальники отделов обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.

Данные о состоянии исполнительской дисциплины докладываются на совещаниях у руководства Управления.