6.4. Регистрация внутренних документов

Регистрация внутренних документов (докладные записки, справки, сводки и др.) осуществляется по месту их подготовки. Состав регистрационного номера этих документов аналогичен исходящему регистрационному номеру.

Подписанные экземпляры протоколов совещаний у руководителя Управления учитываются в отделе организации надзора.

Протоколы совещаний у заместителей руководителя Управления и начальников отделов учитываются сотрудником, ответственным за делопроизводство отдела и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

6.5. Построение поисковых систем

Поисковые системы (автоматизированные) строятся на основе банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрации данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение.

Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, работникам Управления, гражданам, государственным органам и общественным организациям.

VII. Организация контроля исполнения

7.1. Система контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений, включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, формирование информационно-аналитического массива и информирование руководства.

Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных.

Обязательному особому контролю исполнения подлежат:

• приказы, распоряжения и другие нормативные документы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

• документы руководства Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

• запросы и обращения депутатов Думы Воронежской области;

• письма и документы из органов исполнительной власти Воронежской области на имя руководства Управления, требующие ответа руководителя или его заместителей;

За исполнением остальных документов устанавливается срок контроля, установленный в самом документе или руководителем Управления или его заместителями.

Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей руководителя Управления, начальников отделов и отдел организации надзора.

Начальники отделов Управления обеспечивают рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов и еженедельное рассмотрение на совещаниях состояния исполнительной дисциплины.

Начальники отделов Управления являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам. В отдельных случаях по протоколам совещаний ответственными исполнителями могут быть заместители руководителя Управления.

Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.

Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их руководителем Управления, заместителями руководителя или начальниками отделов Управления.

Контроль за исполнением входящих документов, адресованных руководству Управления, приказов, писем граждан осуществляет отдел организации надзора.

Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов осуществляют начальники отделов Управления.

Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.