- •Воронеж 2012
- •Общие положения
- •Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления
- •2.1. Порядок подготовки приказов
- •2.2. Оформление приказов
- •2.3. Приказы по личному составу
- •2.4. Приказы об отпусках
- •2.6. Постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области
- •2.8. Протокол
- •2.9. Служебные письма
- •III. Правила оформления документов
- •3.1. Бланки документов
- •3.2 Учет и хранение бланков
- •IV. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
- •4.2. Заголовок к тексту документа
- •4.3. Оформление приложений к документу
- •Приложение №1
- •Приложение №1 к приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
- •4.5. Дата документа
- •4.6. Регистрационный номер
- •4.7. Ссылка на номер и дату
- •4.8. Адресование документа
- •Российский медицинский университет ул. Островитянова, д.1 г.Москва, 117869
- •4.9. Согласование (визирование) документа
- •4.10. Утверждение документов
- •4.11. Резолюция
- •4.12. Подпись документа
- •4.13. Удостоверение документов печатью
- •4.14. Заверение копий документов
- •4.15. Отметка об исполнителе документа
- •4.16. Отметка об исполнении документа
- •V. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
- •5.1.Порядок обработки входящей корреспонденции
- •5.2.Рассмотрение документов
- •5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
- •5.4. Передача документов внутри Управления
- •5.5. Внутренние документы
- •5.6. Учет объема документооборота
- •VI. Регистрация документов
- •6.1. Общие правила регистрации
- •6.2.Регистрация входящих и исходящих документов
- •6.3.Регистрация организационно-распорядительных документов
- •6.4. Регистрация внутренних документов
- •6.5. Построение поисковых систем
- •VII. Организация контроля исполнения
- •7.1. Система контроля исполнения
- •7.2. Сроки исполнения документов
- •7.3.Организация и технология контроля исполнения
- •7.4.Организация исполнения
- •7.5. Снятие документа с контроля
- •VIII. Особенности работы с письмами (обращениями) граждан
- •IX. Особенности оформления документов, представляемых по каналам электросвязи
- •9.1. Телеграммы (телетайпограммы) *
- •9.2. Факсограммы
- •9.3. Телефонограммы
- •9.4. Сообщения, предаваемые электронной почтой (эп)
- •X. Размножение документов
- •XI. Планирование деятельности Управления
- •XII. Организация документов в делопроизводстве
- •12.1. Составление номенклатур дел
- •12.2. Формирование дел
- •12.3. Оформление дел
- •12.4. Составление и оформление описей дел
- •12.5. Организация оперативного хранения документов
- •12.6. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
- •12.7. Порядок передачи документов на хранение в архив
- •12.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
- •Формы документов
- •Тестовые задания:
- •О введении в действие Инструкции
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Выплачивать ежемесячное денежное поощрение в размере одного должностного оклада.
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Основание: заявление Иванова а.М. От 30.10.2012.
- •С приказом ознакомлен (а) «____» ____________2012г.__________________
- •Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области
- •Правила написания наименований Федеральных органов государственной власти, их актов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, на которых ставиться гербовая печать
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации
- •Сводка учета объема документооборота
- •Форма номенклатуры дел отдела Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в отделе
- •Форма номенклатуры дел Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области
- •Форма обложки дела постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения
- •Дело № ______ Том № ______
- •Форма листа – заверителя дела Лист заверитель дела № ___________________
- •Форма внутренней описи документов дела* Внутренняя опись документов дела № __________
- •Форма описи дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отдела
- •Опись № _____________________
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Опись документов, вложенных для отправки заказным письмом
6.2.Регистрация входящих и исходящих документов
Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание, поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа); номер дела.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами.
Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Входящий номер документов, подлежащих регистрации отделом организации надзора, состоит из индекса руководства Управления или индексов отделов; через косую черту - порядкового номера документа; через тире — года.
Например: 01/231-04 27.05.2004 (01 - индекс отдела Управления, 231 - порядковый номер, 04 - год, 27.05.2004 -число, месяц, год).
При наличии ссылки на ранее поступающие документы работник, регистрирующий документ, указывает на карточке номера этих документов и дел, в которые они подшиты, фамилию исполнителя.
В регистрационно-контрольной карте электронной базы компьютера отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения.
Исходящий номер документов, подлежащих регистрации, состоит из индекса отдела; порядкового номера; номера дела по номенклатуре, в который должен быть подшит документ и год.
Например: 01/156-23-04 (01- индекс отдела, 156 - порядковый номер, 23 - номер дела по номенклатуре, 04 год регистрации исходящего документа).
При регистрации номер документа состоит из индекса отдела; через косую черту - порядкового номера по картотеке данной группы корреспондентов и через тире - номера дела, в котором находится копия этого документа, например: 14/78-31.
Порядковый номер документа в элементах регистрационного индекса всегда проставляется за косой чертой.
6.3.Регистрация организационно-распорядительных документов
Регистрация приказов (распоряжений), постановлений, указаний, положений, инструкций ведется в журнальной форме и в электронной форме на компьютере.
В отделе организации надзора регистрируются:
постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области.
В отделе государственной службы и кадров регистрируются:
приказы по основной деятельности, в том числе о внесении изменений в структуру и штатное расписание Управления;
указания с добавлением к порядковому номеру индекса «у»;
приказы по личному составу сотрудников Управления (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, поощрение, взыскание) (готовятся отделом государственной службы и кадров) с добавлением к порядковому номеру индекса «л/а»;
приказы о предоставлении отпусков сотрудникам Управления (готовятся отделом государственной службы и кадров) с добавлением к порядковому номеру индекса «о»;
приказы о командировках сотрудников Управления (готовятся отделом государственной службы и кадров), с добавлением к порядковому номеру индекса «к»;
распоряжение о проведении мероприятий по надзору (контролю).