5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в отделе организации надзора в соответствии с Почтовыми правилами.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются отделом организации надзора полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, описи документов, вложенных для отправки заказным письмом (приложение №15), соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

5.4. Передача документов внутри Управления

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в отделах Управления, два раза в день забирают почту из отдела организации надзора. Срочная корреспонденция по сообщению отдела организации надзора получается адресатом немедленно.

Передача документов между отделами осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Отдел организации надзора контролирует ход ознакомления с документами и их перемещение. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов. Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в электронной базе на компьютере, кому передан документ. При этом документы, прошедшие регистрацию в отделе организации надзора Управления, передаются в другие отделы только через него или с обязательным уведомлением о передаче.

Каждый работник Управления непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

Документы с поручениями руководства Управления, направленные в отделы, после их исполнения формируются в соответствующие дела в соответствии с Номенклатурой дел. Подшивать в дела неисполненные документы и документы, не имеющие отметки об исполнении, запрещается.

5.5. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Управления. Внутренние документы оперативного характера оформляются не на бланках. Разрешение различных вопросов между отделами Управления, как правило, осуществляется путем личного общения или по телефону. Только в исключительных случаях допускается переписка между ними. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и подписания регистрируются и передаются для исполнения или ознакомления в отделы, а при необходимости - за пределы Управления. Протоколы, приказы, указания, содержащие поручения отдельным должностным лицам или отделам, передаются адресатам в виде копий или выписок.

Докладные записки на имя руководства Управления или отдела, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в соответствующие отделы или помещаются в соответствующие дела.