4.15. Отметка об исполнителе документа

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которая располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего (подписного) листа, например:

И.Н. Соловьева

78-77-77

На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.16. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем документа, а о направлении его в дело - руководителем отдела, в котором исполнен документ.

V. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

5.1.Порядок обработки входящей корреспонденции

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Управление корреспонденции производится в централизованном порядке отделом организации надзора. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в отделе организации надзора, второй приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только с разрешения отдела бухгалтерского учета и отчетности.

Корреспонденция, поступившая в Управление, разбирается на документы, адресованные руководителю Управления, его заместителям и начальникам отделов до - 10 часов.

Документы, адресованные руководителю Управления и его заместителям раскладываются в соответствующие папки в отделе организации надзора для их дальнейшей передачи адресатам.

Документы, адресованные отделам Управления, раскладываются в экспедиции по ячейкам.

5.2.Рассмотрение документов

Документы на имя руководителя Управления, его заместителей и в адрес Управления, передаются в отдел организации надзора, где они сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение № 6). Нерегистрируемые документы передаются в отделы по назначению. Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются и передаются руководителю Управления в первую очередь.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: документы, требующие обязательного рассмотрения руководителем Управления и его заместителями; документы, непосредственно направляемые в отделы и ответственным исполнителям Управления.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой (отметкой).

Результаты предварительного рассмотрения документов отражаются в резолюциях (п.4.11.). После рассмотрения документов руководителем Управления, его заместителями они возвращаются в отдел организации надзора Управления для перенесения резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Управление или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время).

Документы, исполняемые несколькими отделами Управления, передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.