2. Служба документационного обеспечения управления, ее функции и структура

Служба ДОУ играет важную роль в совершенствовании процессов управления. Она осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением нормативных правовых актов по делопроизводству; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство и контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Работа службы ДОУ регламентируется положением, которое определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе положения определяется штатная численность работников службы; организуется ее повседневная деятельность; устанавливается степень ответственности работников за выполнение поставленных перед ними задач и возложенных на них функций. Положение позволяет полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

В зависимости от объема документооборота и структуры организации служба ДОУ может иметь следующие названия: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

Управления делами могут включать в себя следующие подразделения: канцелярию (бюро правительственной переписки, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекцию при руководителе, секретариат (приемную, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В канцелярию могут входить: подразделения по учету и регистрации документов, контролю и совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела могут включаться: канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.