Основы делопроизводства

Учебное пособие

Введение

В любой организации, независимо от ее функций, специфики деятельности, организационно-правовой формы ведомственной подчиненности, создается большое количество документов, основное назначение — зафиксировать и передать информацию, необходимую для осуществления управленческих функций. Однако документирование управленческой деятельности — это не только одна из задач, стоящих перед организацией в области работы с документами.

Делопроизводство можно описать как систему работы с документами. Важнейшими составляющими системы являются документирование и документирование.

Ежедневно им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания (получения) до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием делопроизводство.

Делопроизводство - это самостоятельный участок управленческой деятельности организации наряду с такими, как финансирование, работа с кадрами, материально-техническое обеспечение и др. Без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документированной информации, быстро найти необходимый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII - начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. Корни этого термина уходят в XVI-XVII вв. В центральных органах управления Российского государства - приказах - «производством дел» назывался процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов. Поскольку «производство дел» фиксировалось письменно, сформированные вместе документы учреждений по отдельным вопросам получили название дел, а работу по их оформлению и совокупность, самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин справаводства. Происходит он от слова «справа» - так в XV-XVIII вв. в Великом княжестве Литовском (ВКЛ), основу которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину делопроизводство, в то время не возникло. Связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, которые повлияли на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложились какие-либо специальные учреждения центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них, составить соответствующий документ. «Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Поэтому в XV-XVIII вв. на территории Беларуси не возникло такого понятия, как дело в значении совокупности документов, собравшихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса.

Термин справаводства вошел в белорусский язык в 20-е гг. XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен национальный язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

Начиная с 70-х гг. XX в. для обозначения комплекса работ с документами в организациях используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ), связанный с созданием автоматизированных систем управления документами. Предполагалось, что он заменит термин делопроизводство, который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в настоящее время оба термина употребляются как синонимы, хотя термин ДОУ чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами, с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы от управляемой части, так и от других, смежных, систем управления (преимущественно также в виде документов) . Механизм управления может быть представлен схематически .