II. План практического занятия:

1. Понятие документа и системы документации. Основные функции документа.

2. Организация документооборота и исполнения документов. Этапы документооборота и технология работы с документами.

3. Организация документов в делопроизводстве. Систематизация документов в организации, номенклатура дел для их формирования и хранения.

4. Унифицированные системы документации.

III. Рекомендации по выполнению заданий и подготовке к практическому занятию

При выполнении задания по самостоятельной работе и подготовке к практическому занятию следует воспользоваться рекомендуемыми литературными источниками.

Особое внимание следует уделить рассмотрению технологической процедуры работы с документами и организации дел в делопроизводстве. Проанализировать принципиальные различия в технологии работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации, рассмотреть принципы регистрации документов и формы регистрации.

Рассмотреть, что такое номенклатура дел, особенности ее оформления и назначения, а также особенности систематизации документов в организации.

IV. Рекомендуемая литература Основная литература

1. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А. В. Непогода. – 2-е изд. – М. : Омега-Л, 2008. – 480 с.

2. Пшенко, А. В. Документальное обеспечение управления : учеб. пособие / А. В. Пшенко. – 7-е изд., испр. и доп. – М. : Академия, 2008. – 176 с.

3. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов / М. Ю. Рогожин – М. : Бератор, 2008.

4. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов / О. П. Сологуб. – М. : Омега-Л, 2007. – 208 с.

Дополнительные источники

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" //СПС "КонсультантПлюс" [электронный ресурс].

2. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" //СПС "КонсультантПлюс" [электронный ресурс].

V. Контрольные вопросы для самопроверки

1. В чем заключается преимущество документированной информации по сравнению с бездокументной?

2. Какие основные функции выполняют документы?

3. Какие еще функции документов Вы могли бы назвать, кроме перечисленных основных?

4. Какие функции выполняют документы в организации?

5. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

6. Какие формы регистрации документов применяются в делопроизводстве?

7. По какому признаку документы систематизируются в номенклатуре дел?

8. Какие структурные элементы содержит регистрационный номер?

9. Какие элементы включает стандартизация?

10. Можно ли обойтись без унификации и стандартизации документов?

11. Какую информацию содержит регистрационный штамп?

Модуль 2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению и подготовке основных видов документов

Тема 2.2. Деловая переписка. Виды и классификация документов

I. Задания для самостоятельной работы

1. Раскройте содержание следующих понятий: письмо, факсограмма, телеграмма, телефонограмма, телетайпограмма.

2. Найдите ошибки в следующих предложениях:

2.1. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.

2.2. Служебный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

2.3. Официальный документ – это документ, используемый в текущей деятельности организации.

3. Распределите перечисленные ниже документы по четырем группам в соответствии с классификационными критериями на:

бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные, распорядительные:

- приходный кассовый ордер;

- приказ о приеме на работу;

- положение об отделе;

- должностной регламент;

- квартальный баланс;

- претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;

- акт о нарушении трудовой дисциплины;

- должностная инструкция секретаря;

- счет-фактура;

- решение;

- исковое заявление в арбитражный суд;

- автобиография;

- приказ о премировании работника;

- положение о корпоративной культуре;

- приказ по личному составу;

- протокол заседания аттестационной комиссии;

- устав организации;

- распоряжение.

4. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже докумен­тов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться:

4.1. Адрес: Наименование организации

Номер телефона

Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый _____________________________________________

Сибирская инженерно-техническая компания "Сибинтек" (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в реше­нии вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы "Сибинтек", генеральный директор В.Г. Иноземцев

Приложения:

1. Бизнес-план фирмы "Сибинтек", 5 шт.

2. Заявление фирмы "Сибинтек" в Министерство экономического развития Российской Федерации о выделении квоты на экспорт на 2011 г.

5. Рассмотрите и изучите особенности оформления делового письма, виды деловых писем, его структурные элементы, а так же реквизиты, которые входят в состав бланка письма и текста письма.

Подготовьте письмо на заданную тему.