Пример: анализа Дошкольного образовательного учреждения

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

• Организация работы по документационному обеспечению на основе научных принципах организации управления делопроизводством.

• Включение в документирование деятельности ДОУ такого основного понятия как «документ», выполняющих определенные функции, классифицированных по признакам.

• Унификация и стандартизация в делопроизводстве;

• Нормирование оформления документов.

• Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов), создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.

• Организация работы службы документационного обеспечения управления. Данная служба создается в любом крупном учреждении.

Документирование деятельности учреждения

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

• организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

• информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

• документы по личному составу ;

• предложения, заявления, жалобы граждан ;

• финансово-бухгалтерские документы ;

• технико-технологические документы ;

• контрольно-ревизионные документы .

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:

• Отсутствием службы документационного обеспечения;

• Незначительным объемом документооборота;

• Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.

• Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.

• Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Все документы, образующиеся в деятельности учреждения, можно разделить на две большие группы:

1 группа	II группа
Организующие деятельность учреждения	Управляющие деятельностью учреждения
Определяют специфику ДОУ	Регламентируют управленческую деятельность
Включают: организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции);   документы по личному составу , регламентирующие процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело); процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий); воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата); финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;   технико-технологическую документацию : документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ; документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ; документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ	Включают: распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя); информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);  документация по работе с гражданами заявления о зачислении ребенка в ДОУ; заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

• директор;

• заместитель директора по учебно-воспитательной работе;

• заместитель директора по административно-хозяйственной работе;

• специалист по кадрам;

• главный бухгалтер;

• инженер по охране труда;

• делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

• Организация документооборота;

• контроль исполнения документов;

• составление номенклатуры дел;

• архивное хранение документов.

Организация документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

Различают

• входящие документы,

• исходящие документы,

• внутренние документы.

Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложение1, с исходящими документами – в Приложении 2.

Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• организационные документы;

• распорядительные документы;

• информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.