7.3 Журнально-ордерная форма учета

В процессе совершенствования мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета постепенно отказались от составления мемориальных ордеров и регистрационного журнала. Были разработаны регистры, основанные на накопительных и группировочных ведомостях, а книги заменили свободными листами. Так появилась журнально-ордерная форма учета.

Журнально-ордерная форма учета получила распространение в России в начале сороковых годов прошлого столетия.

В настоящее время она используется в ручном и автоматизированном вариантах крупными и средними коммерческими организациями (рисунок 7.5).

Первичные документы

Книга кассовых операций

Картотека аналитических счетов

Вспомогательные группировочные ведомости по синтетическим счетам

Журналы - ордера

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Главная книга

Баланс и отчетность

Рисунок 7.5 Схема журнально-ордерной формы учета

Адаптируя эту форму к конкретным хозяйственным операциям, организации сохраняют стержневую основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета.

В соответствии с принятой в организации учетной политикой и спецификой информационных потоков, организация самостоятельно разрабатывает свой рабочий план счетов: выбирает счета первого порядка, определяет счета второго порядка – субсчета и другие аналитические счета. Поэтому отдельные журналы-ордера могут вообще не применяться либо использоваться частично. Организация может либо применять по своему усмотрению вспомогательные и группировочные ведомости, а также регистры аналитического учета, либо разрабатывать новые формы.

В зависимости от объема учетной информации журналы-ордера могут открываться на месяц или квартал. Основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета составляют принципы накапливания и систематизации, данных первичного учета. Записи по всем хозяйственным операциям ведутся систематически и в хронологическом порядке. Аналитический и синтетический учет заложен в единой системе записей по журналам-ордерам и вспомогательным ведомостям. По некоторым видам счетов могут вестись карточки аналитического учета, итоговые данные из которых переносятся в оборотные ведомости.

Для учета хозяйственных средств ведутся инвентарные карточки, книги, ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, оборотные ведомости по учету готовой продукции. Данные из первичных документов предварительно группируют в ведомостях, а их итоги затем переносят в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: из первичных документов данные записываются по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Например, учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется в журнале-ордере № 10 по кредиту счета 70, дебетовые обороты отражаются в разных журналах-ордерах, корреспондирующих со счетом 70. Депонированные суммы, а также суммы по исполнительным листам отражаются в ведомости № 7.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносят в главную книгу. По данным главной книги составляют бухгалтерский баланс организации.

Главную книгу открывают на год для переноса учетных данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам и для составления баланса. В ней записывают сальдо на начало месяца по каждому счету, обороты по дебету и кредиту счетов, сальдо на конец месяца по каждому счету.

Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражают одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей в главной книге проверяют подсчетом сумм оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны.

Выбирая эту или иную форму бухгалтерского учета, организации могут самостоятельно приспосабливать рекомендуемые регистры к специфике своей деятельности при условии соблюдения методологии учета, отраженной в законодательных и нормативных документах. Поэтому многие организации, учитывая особенности своей деятельности, адаптируют журналы-ордера и ведомости для удобства ведения учета.