Б) удержание своевременно невозвращенных подотчетных сумм

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника. Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц. Страховые взносы начислять не надо, если этот долг не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника нет.

При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, сделайте запись:

Дт 94 Кт 71- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника отразите записью:

Дт 70 Кт 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

В) удержания по договору займа

Организация может предоставлять своим работникам денежные средства по договору займа. В этом случае с работником заключают письменный договор.

В договоре указывают сумму займа, срок, на который он выдается, а также порядок возврата займа (целиком или частями, вносятся деньги в кассу или сумма займа удерживается из зарплаты и т.д.).

Если предоставляется беспроцентный заем, а также если сумма процентов по займу с ниже 2/3 ставки рефинансирования Банка России на момент уплаты процентов (при выдаче займа в рублях) или 9% годовых (при выдаче займа в иностранной валюте), работник получает материальную выгоду.

Материальная выгода облагается налогом на доходы физических лиц отдельно от других видов доходов по ставке 35%. При исчислении налога сумма материальной выгоды на налоговые вычеты не уменьшается.

При выдаче кредита или займа компания должна исчислить и удержать с материальной выгоды налог на доходы физических лиц.

Материальную выгоду взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование не облагают.

Пример: 1 апреля 2010 года организация предоставила своему работнику А.Н. Попову заем в сумме 15 000 руб. на 9 месяцев под 4% годовых.

Согласно договору Попов должен ежеквартально уплачивать проценты за пользование займом. Сумма займа возвращается по окончании срока действия договора.

Проценты по займу удерживаются из заработной платы. Оклад – 6 500 руб.

Ежеквартально необходимо рассчитывать проценты за пользование займом и размер материальной выгоды.

Чтобы определить сумму экономии, выплаченные проценты нужно сравнить с 2/3 ставки рефинансирования, которая действует на момент их уплаты.

Ставка рефинансирования на момент уплаты процентов за II квартал составляла 8 % годовых (от 30.04.2010).

Решение: 1) за II квартал Попов должен заплатить проценты в сумме 150 руб. (15 000 руб. * 4% * (91/ 365)).

2) процентная ставка, исходя из 2/3 ставки рефинансирования, составит 200 руб. (15 000 руб. * 8 % * 2/3 * (91 / 365)).

3) размер материальной выгоды за II квартал составит 50 руб. (200 руб. - 150 руб.). С этой суммы необходимо удержать НДФЛ по ставке 35%.

Проводки в апреле 2010 года:

Дт 73/1 Кт 50/1 - 15 000 руб. сумма займа выдана Попову из кассы;

в июне 2010 года:

Дт 20 Кт 70 – 6 500 руб. - начислена заработная плата Иванову;

Дт 70 Кт 68 / "Расчеты по НДФЛ"- 845 руб. (6 500 руб. * 13%) удержан НДФЛ с заработной платы;

Дт 70 Кт 68 / "Расчеты по НДФЛ" – 18 руб. (50 руб. * 35%) удержан НДФЛ с материальной выгоды;

Дт 70 Кт 50/1 – 5 637 руб. (6 500 - 845 - 18) - выдана зарплата Иванову.

В сентябре и декабре 2010 года аналогичные проводки.

Возврат займа Поповым по окончании срока договора:

Дт 50/1 Кт 73/1 - 15 000 руб. - возвращен заем в кассу организации.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику

Ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.