ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Московский технический университет связи и информатики
В. И. Еремичев
Кафедра информационных технологий в экономике и управлении
Методические указания и контрольные задания по дисциплине «Электронный документооборот»
Москва 2012
План УМД 20012/2013 уч.г.
УДК 651.51.8
В. И. Еремичев.
Методические указания и контрольные задания по дисциплине «Электронный документооборот». УМД / МТУСИ. М., 2012 г. 000с.
Рассматриваются основные понятия документооборота, а также методика выполнения студенческих заданий с целью выработки практических навыков по принципам создания основных документов предприятия, в том числе с использованием электронных средств.
Методические указания предназначены для студентов вузов, обучающихся по специальностям 080100, 080200 и др.
Издание утверждено советом ФЭУ в качестве УМД. Протокол № от . . 2012 г.
Рецензент:
А. Г. Ерохин доц. кафедры ИТЭУ МТУСИ
© Московский технический университет связи и информатики, 2012
Введение
Обилие разнообразных документов, циркулирующих на предприятиях (документооборот), приводит к необходимости применения электронных средств, улучшающих работу с документами (электронный документооборот ЭД) и систем электронного документооборота СЭД, в основе которых для хранения информации используются системы управления базами данных СУБД, такие как Oracle, SQL Server и др.
В стране используются различные СЭД. Наиболее распространенными в России являются: ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Documentum, Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), МОТИВ (Мотив) и др. Например, система «Е1 Евфрат» является мощным инструментом автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров [1]. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы, база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.
Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет:
в значительной степени снизить время согласования документов;
повысить скорость и эффективность исполнения поручений;
навсегда устранить проблему потерянных документов;
снизить затраты на ведение архива;
упростить процесс поиска документов.
Для руководителей переход предприятия на электронный документооборот подразумевает:
возможность более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
учитывать рабочее время сотрудников;
оперативно согласовывать документы, выдавать резолюции и поручения с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.
Система имеет следующие модули.
Электронный документооборот
Автоматизация бизнес-процессов
Управление договорами
Работа с финансовыми документами
Электронный архив
Взаимодействие с клиентами
Графический дизайнер форм
Графический редактор маршрутов
Генератор отчетов
Работа с шаблонами
Просмотр и печать
Делопроизводство
Модуль безопасности и др.
Наиболее популярными из них являются: делопроизводство, электронный документооборот, взаимодействие с клиентами, управление договорами, электронный архив, работа с финансовыми документами.
В методической разработке рассмотрены основные правила работы с документами и методика выполнения самостоятельной работы студентами, изучающими дисциплины «Делопроизводство» и «Электронный документооборот».