11.2.3 Типичные ошибки:

• отсутствие договоров на поставку продукции, первичных расчетно-платежных документов или неполное их оформление;

• неправильное определение налогооблагаемой базы по НДС и т.д.;

• некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета;

• недостоверность аналитического учета;

• формальное проведение инвентаризации расчетов.

11.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами

11.3.1 Цель, задачи и источники аудита

Цель аудита — проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчет­ными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

• подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгал­терского учета расчетов с подотчетными лицами;

• проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

• подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтер­ского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации: Положение об учетной политике предприятия; аван­совые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; баланс предприятия; отчет о движении денеж­ных средств; Главная книга; журнал-ордер № 7.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, предста­вительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др., и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В ходе проверки аудитор должен:

1. подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;

2. проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подот­четными лицами.

Приступая к проверке, аудитор принимает решение о методе проверки: сплош­ной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высо­кая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным перио­дам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое ис­пользование авансов, наличие приказов о направлении работников в командиров­ку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отче­тов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неис­пользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по опера­циям с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами проводят по схеме, приведенной на рисунке.

При обнаружении несоответствия данных аудитор определяет отклонения и их причины.

Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсхо­дованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и опреде­ляет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по ЕСН и налогу на доходы физических лиц.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества пред­приятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должно­стных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяй­ственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной свер­ки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с сум­мами сальдо и оборотов по счету 71.

При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на:

1) наличие приказов о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;

2) правильность возмещения командировочных расходов;

3) наличие командировочного удостоверения с отметками о пребывании в командировке;

4) правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

5) правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

6) наличие оправдательных документов;

7) полноту и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

8) правильность возмещения затрат на представительские расходы;

9) правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

1) кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами;

2) имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

3) кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

4) имеется ли утвержденный руководителем организации список подотчетных лиц.

Аудит осуществляется по 3-м направлениям:

1. проверка командировочных расходов;

2. проверка расходов на хозяйственные нужды;

3. проверка представительских расходов.

11.3.2 Проверка командировочных расходов

Включает следующие этапы проверки:

• наличие приказов о направлении в командировку, обоснован ли производственный характер командировки;

• порядок выдачи средств на командировку на основании РКО: Д 71 К 50 (в состав командировочных расходов включают: суточные - 100 руб., на проезд к месту и обратно, найм жилого помещения, прочие расходы в зависимости от цели). Расчет командировочных расходов должен быть произведен в приказе на командировку;

• правильность заполнения авансового отчета;

• правильность корреспонденции счетов:

  1. списаны расходы на проезд без учета НДС: Д26 К71;

НДС со стоимости проезда: Д19 К71;

2. списаны затраты по найму в пределах норм: Д26 К71;

НДС: Д19 К71;

3. списаны затраты по найму сверх норм: Д26 К71;

НДС Д19 К71

3. списаны суточные в пределах норм: Д26/1 К 71;

4. списаны суточные сверх норм на основании приказа руководителя о возможности суточных сверх норм: Д26/2 К 71;

5. зачет НДС в бюджет: Д68 К19;

6. списание НДС по расходам сверх норм: Д91 К19. Аудитор должен учитывать, что суточные сверх норм облагаются НДФЛ и ЕСН.

• сроки отчета по командировкам (в РФ – 3 дня, за ее пределами - 10 дней);

• сроки командировки (максимальная – 40дн., не считая времени нахождения в командировке, при расчете не целые сутки округляются в большую сторону);

• наличие в командировочном удостоверении отметок (прибыл, убыл, печати);

• ведение журнала учета прибывающих и убывающих работников в командировку;

• для утверждения командировки (приказ о направлении в командировку, авансовый отчет с оправдательными документами, утвержденный отчет по командировке, закрытое командировочное удостоверение);

• порядок расчета по загранкомандировкам (пересчет валюты в рубли, правильность по курсу ЦБ РФ на дату составления авансового отчета, расчет курсовых разниц).