9.5 Формы представления планов

Форма представления плана влияет на его восприятие, эффективность реализации и контроля исполнения. Для повышения практического эффекта плана форма его представления должна учитывать:

1. масштаб планируемого процесса (число элементов плана);

2. предметную область планирования;

3. характер элементов плана (детерминированные, случайные, неопределенные);

4. особенности воображения и психологии восприятия информации конкретной группой потенциальных исполнителей;

5. наглядность, удобство контроля и корректировки хода исполнения плана для менеджера.

На практике наибольшее распространение получили следующие формы представления планов:

1. ординарное (простое) представление планов;

2. график Ганта (циклограммы);

3. план-графики;

4. сетевые графики.

При ординарном представлении плана его пункты формируются предметно и записываются либо по порядку их исполнения, либо группируются в разделы в соответствии с областью деятельности (производственная, научная и т.п.), функциональным назначением (безопасность, развитие, маркетинг и т.п.), исполнителем (начальник производства, отдел снабжения и т.д.).

Такой план содержит 5 столбцов.

Таблица 1 – Пример ординарного (простого) плана

№ пункта плана	Содержание пункта плана	Срок исполнения пункта плана	Ф.И.О. ответственного исполнителя	Ф.И.О. контролирующего лица

Такое представление плана не дает наглядного представления об соответствии времен выполнения и логической взаимосвязи работ. Ординарное представление используют для планирования простых процессов или агрессивно и упрощенно представляемых процессов высокого уровня иерархии.

При представлении плана в виде графиков Ганта (циклограмм) в крайнем левом столбце таблицы записывают номера пунктов. В следующем за ним столбце формулируют содержание пунктов плана, наименование работ, используемое оборудование. Затем идут столбцы, соответствующие календарному времени выполнения плана, например, недели, месяцы, годы.

В этих столбцах отмечается время начала работы по пункту плана, а продолжительность работы соответствует длине горизонтального отрезка, изображенного на плане. Учетно-плановый график Ганта считается инструментом оперативного планирования и управления. Его можно использовать на всех этапах оперативного управления.

Представление плана в виде графика Ганта позволяет наглядно представить соотношения времен выполнения отдельных работ в планируемом периоде, но не позволяет установить логические взаимосвязи и взаимообусловленность выполнения работ.

Таблица 2- Пример циклограммы для менеджера отдела сбыта фирмы, выпускающей и продающей мясомолочные продукты

№ п/п	Вид деятельности	Наименование действия	Цель	Периодичность
1	Контроль и выполнение объёмов продаж	Просмотр заявок	Контроль поступления заявок, выполнения, цикличность	По мере обновления данных в 10.00,15.00,17.00

План-график состоит из следующих колонок: название задачи, начало выполнения, окончание выполнения, предшественники. План-график удобно составляется в программе Microsoft Project. Если, например, вы открываете сеть магазинов, можно сделать один шаблон, ставить дату начала работ и программа сама пересчитает все сроки.