1. Понятие организационной структуры управления и ее сущность

Процесс управления и исполнения работ происходит в рамках организационной структуры гостиницы.

Орг.структура – это модель взаимоотношений между должностями, структура придает некую форму компании. Чем крупнее предприятие, тем более сложную организационную структуру оно имеет.

Организационная структура – упорядоченная совокупность рабочих мест, должностей, органов управления и производственных подразделений, взаимосвязанных между собой, находящихся в устойчивых отношениях, которые обеспечивают достижение стратегических целей гостиницы.

Организационную структуру обычно изображают с помощью диаграммы, которая отображает структурную схему предприятия. Она отражает формальные взаимоотношения, процесс разделения труда, масштабы контроля, количество командных уровней, каналов взаимосвязи в данный момент времени.

Совокупность управленческих звеньев в организационной структуре управления располагается в строгой соподчиненности и обеспечивает взаимосвязь между управляющей и управляемой системой.

Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

В рамках организационной структуры управления протекает управленческий процесс, между участниками которого распределе­ны функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура — форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию их исполнения.

Целью организационной структуры являются:

• Разделение труда;

• Определение задач и обязанностей работников;

• Определение ролей и взаимоотношений;

• Определение каналов взаимосвязи.

Основные требования к организационной структуре заключается в следующем:

• Способность отражать содержание деятельности предприятия, обеспечивать функциональную целесообразность звеньев управления;

• Гибкость, способность реагировать и адаптироваться к изменяющимся условиям;

• Минимальное число звеньев и количества персонала;

• Высокий уровень профессионализма сотрудников;

• Минимализм издержек на аппарат управления и на деятельность в целом.

В структуре управления предприятием выделяются следующие элементы:

• звенья (отделы),

• уровни (ступени) управления

• связи (разделение) — горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления, либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи имеют горизон­тальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управ­ления, занимающих определенную ступень в системе управления пред­приятием (например, гостиницей). Ступени управления находят­ся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу: менед­жеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

В организационной структуре выделяется вертикальное и гори­зонтальное разделение труда.

Вертикальное разделение труда возникает при наличии несколь­ких уровней управления и заключается в том, что руководитель верх­него уровня управляет деятельностью руководителей среднего и низ­шего уровней, т. е. в формальном смысле обладает большей властью и статусом

Вертикальная структура состоит из уровней власти, распределяю­щейся по должностям и руководителям, занимающим эти должности. Чем больше ступеней существует между высшим уровнем и опера­тивными работниками, тем сложнее является данная организация.

Вертикальные связи подчинения бывают двух видов:

линейные связи подчинения означают подчинение линейным ру­ководителям по всем вопросам управления;

функциональные связи подчинения имеют место при подчинении функциональному руководителю по определенной группе проблем.

Горизонтальное разделение труда отражает степень этого разде­ления между отдельными единицами. Чем больше в организации раз­личных сфер, требующих специализированных знаний и умений, тем более горизонтально сложной она является. Горизонтальная специализация приводит к дифференциации функций и охватыва­ет определение работы (соединение различных отдельных заданий) и взаимосвязей между различными видами работ, которые могут выполняться одним или несколькими лицами. Работники, связанные с определенными функциями, — это бухгалтеры, администраторы, руководители производственных звеньев и т. п.

Руководитель высшего уровня имеет прямой контроль над не сколькими руководителями среднего уровня, например по производству, бухгалтерскому учету, маркетингу. В свою очередь, руководитель среднего уровня имеет прямой контроль над соответствующими руководителями низшего уровня, а те — непосредственно над определенным количеством исполнителей.

Корректная разработка организационной структуры гостиницы определяет не только ее экономическую эффективность, но и моральную и трудовую удовлетворенность персонала.

При разработке организационной структуры важную роль играет и количество уровней в иерархии управления, когда командные ступени выстраиваются в вертикальный ряд и строится схема взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

В рамках ОС выделяются две основные составляющие: структура управления и производственная структура.

Управлять структурой предприятия - значит оптимально распределять цели и задачи между структурными подразделениями и каждым отдельным работником .

Структура управления состоит из взаимосвязанных звеньев (отделов) и уровней (ступеней):

1. Управление высшего звена – top-management - институционный уровень – владельцы гостиницы (может быть частное лицо или целая корпорация), генеральный директор, совет директоров, правление. На этом уровне принимаются общие решения стратегического характера.

В функции top-management (совет директоров, владельцы) входит:

• Выработка генеральной стратегии и долгосрочных планов развития фирмы исходя из основных направлений ее деятельности;

• Распределение ресурсов и капитала;

• Контроль выполнения исполнительным звеном решений, принятых высшим управлением, оценка его управленческой деятельности

Генеральный директор является посредником между владельцами предприятия и управляющим персоналом, с одной стороны и гостями с другой. Эта функция может быть охарактеризована как функция перевода общих задач в конкретные управленческие решения. Ген.директор осуществляет руководство всей производственно-хозяйственной деятельностью, вытекающей из задач гостиницы.

В качестве главных и наиболее общих функций генерального директора можно выделить:

• текущее планирование;

• руководство научно-исследовательскими работами, про­изводством и сбытом;

• выработка конкретного курса действий, программ и ме­тодов, предназначенных для реализации глобальных целей ком­пании и руководства по их выполнению;

• принятие решений по организационным формам управ­ления;

• делегирование полномочий на более низкие уровни уп­равления; если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам. (делегирование - передача полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.)

• проведение кадровой политики;

• контроль финансового положения предприятия;

• утверждение ежегодных и квартальных бюджетов ком­пании;

• контроль прибыльности операций;

• обеспечение внутрифирменных связей и расчетов.

Важнейшим критерием оценки деятельности правления яв­ляется обеспечение стабильных прибылей, оптимального объ­ема продаж на рынке, высокого качества и новизны продук­ции, а также предоставляемых потребителю услуг.

Также в крупных гостиничных предприятиях в дополнение к руководству высшего звена используют такую организационную форму, как исполнительный комитет, который состоит из руководителей главных функциональных подразделений (служб) гостиницы. В него входят руководители таких направлений, как размещение, питание, маркетинг (коммерческая служба), административно – хозяйственная работа. Каждый из руководителей за эти направления несет ответственность за решение стоящих перед ним задач.

2. Управление среднего звена – middle management - управленческий уровень – Руководители отделов, служб, смен, структурных подразделений.

Руководители среднего звена обладают полномочиями принятия оперативных решений в рамках своих подразделений. Также обеспечивают реализацию политики предприятия, разработанной высшим руководством, и несут ответственность за доведение приказов, указаний, инструкций, детальных заданий до подразделений, а также отвечают за их своевременное выполнение. Расстановка исполнителей по рабочим местам, их инструктирование.

3. Управление нижнего уровня – low management - технический уровень – старшие горничные, старшие портье, старшие официанты, метрдотели. Управляют не подразделением, а конкретной сменой работников.