4.3. Методика проведения контроля хозяйственных операций по учету затрат вспомогательного производства, документальное оформление проведения проверки

В Ветринском УПП ЖКХ в качестве вспомогательного производства выступают капитальный ремонт объектов основных средств и участок автохозяйства. Особенности учета данных участков влияют на порядок проведения ревизии.

При ревизии расходов на капитальный и текущий ремонт объектов проверяются:

- наличие проектно-сметной документации, утвержденной в установленном порядке и прошедшей вневедомственную экспертизу;

- наличие договоров подряда и соответствующей лицензии подрядчика;

- правильность расчетов заказчика с подрядчиком за выполненные ремонтно-строительные работы в соответствии с действующим законодательством;

- правильность примененных в актах выполненных работ единичных расценок и поправочных коэффициентов;

- правильность соблюдения сметных норм расхода материалов и обоснованность примененных цен;

- полностью ли зачтена при расчетах с подрядчиками стоимость материалов, полученных от разборки старых конструкций, и предъявлены ли счета на оплату за переданные им материалы, приобретенные за счет учреждений;

- проводятся ли контрольные обмеры фактически выполненных объемов работ с привлечением в необходимых случаях соответствующих специалистов.

При проверке правильности расходования средств на ремонт, осуществляемый хозяйственным способом, рекомендуется организовать и провести встречные проверки для установления действительности выполненных работ лицами, указанными в ведомостях на выплату заработной платы, проверить полноту получения начисленных им сумм.

При проверке расходов на содержание автомобильного транспорта следует проверить:

- доведены ли вышестоящей организацией лимиты количества служебных легковых автомобилей и автомобильного транспорта специального назначения, лимиты их пробега;

- соблюдение действующего порядка оформления путевых листов;

- ведение учета путевых листов;

- имеют ли место случаи использования автомобильного транспорта не по назначению, на каких условиях производится предоставление транспорта для личных нужд работников, правильность оплаты;

- соблюдение линейных норм расхода горюче-смазочных материалов;

- обоснованность списания запасных частей и других материалов для ремонта автомобилей, а также полноту оприходования после разборки годных к использованию агрегатов и запасных частей;

- нет ли фактов незаконной передачи и реализации запасных частей;

- приходуются ли снятые с автомобильного транспорта подлежащие ремонту и восстановленные шины, по какой цене, нет ли случаев списания автомобильных шин, не выдержавших установленных норм пробега.

Ведомость проверки оформления первичных документов по учету затрат вспомогательного производства представим в таблице 4.8.

Таблица 4.8 - Ведомость проверки оформления первичных документов по учету затрат вспомогательного производства Ветринского УПП ЖКХ

Наименование документа	№ документа	Соответствие унифицированным формам		Выполнение требования полноты заполнения реквизитов		Замечания
		Да	Нет	Да	Нет
Путевой лист	0238341	Да, соответствует			Нет, не заполнены столбцы	Отсутствует информация о нулевом пробеге, времени работы двигателя, дата заправки ТСМ, расстояние, наименование и вес груза, количестве поездок с грузом.

Примечание – Источник: собственная разработка на основании приложения А

При проверке полноты учета путевых листов в Ветринском УПП ЖКХ заполняется ведомость проверки оформления журнала учета путевых листов (таблица 4.9).

При проверке правильности распределения цеховых и общехозяйственных расходов проверяющей организацией составляется вспомогательная ведомость проверки правильности распределения цеховых и общехозяйственных расходов (таблица 4.10).

Таблица 4.9 - Ведомость проверки полноты оформления журнала учета путевых листов Ветринского УПП ЖКХ

Наименование документа	№ документа	Соответствие унифицированным формам		Выполнение требования полноты заполнения реквизитов		Замечания
		Да	Нет	Да	Нет
Журнал учета путевых листов	0238341	Да, соответствует			Нет, не заполнен столбец 8	Отсутствует примечание

Примечание – Источник: собственная разработка на основании приложения П

Таблица 4.10 - Вспомогательная ведомость проверки правильности распределения цеховых и общехозяйственных расходов Ветринского УПП ЖКХ

	Цеховые расходы, млн руб.			Общехозяйственные расходы, млн руб.
Вид продукции	по ведомости распределения	по расчету ревизора	отклонения, «+»/«-»	по ведомости распределения	по расчету ревизора	отклонения, «+»/«-»

Примечание – Источник: собственная разработка на основании данных организации

Статья "Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования" включает затраты материалов, энергии, топлива, расходы на оплату труда, амортизацию основных фондов и др. Комплексный характер носят и такие статьи себестоимости, как цеховые, общезаводские, прочие производственные и внепроизводственные расходы. Эти затраты обусловлены, прежде всего, общим объемом и организационно-техническим уровнем производства. Они контролируются, как правило, в целом по организации или отдельным его подразделениям путем сравнения со сметой. При этом ревизор составляет вспомогательную ведомость (таблица 4.11).

Т аблица 4.11 - Ведомость сравнения фактических расходов на содержание и эксплуатацию оборудования (по элементам) с утвержденной сметой Ветринского УПП ЖКХ

Окончание таблицы 4.11
Элементы	Сумма фактических расходов, млн руб.	Сумма расходов по смете, млн руб.	Отклонения, + / -
Затраты:	21794	9811	-11983
- материалов, сырья	913	923	10
- электроэнергии	2316	2315	-1
- топлива	5519	6573	1054
Расходы:	10703	10706	3
- на оплату труда	7141	7141	0
- отчисления на социальные нужды	2475	2475	0
- амортизацию основных фондов	1087	1090	3
Прочие затраты:	1086	1089	3

Примечание – Источник: собственная разработка на основании данных организации и приложения И

Таким образом, в Ветринском УПП ЖКХ отмечается превышение фактической суммы затрат над сметной на 11983 млн руб. Наибольший перерасход суммы затрат приходится на топливо, сумма перерасхода составила 1054 млн руб.

При проведении проверки выполнения плана по снижению себестоимости продукции аудитору необходимо проверить правильность отнесения на затраты вспомогательного производства сумм по статьям и элементам. Например, по статье "Сырье и материалы" необходимо проверить сначала полноту отпуска сырья (материалов) во вспомогательное производство, а затем провести проверку реальности сумм по статье. При этом аудитором составляются вспомогательные ведомости (таблица 4.12 и таблица 4.13).

Таблица 4.12 - Ведомость проверки полноты отпуска сырья и материалов во вспомогательное производство Ветринского УПП ЖКХ

Дата	По накладным, л.	По производственному отчету мастера, т	Отклонения, +/-
1. 10.09.2012 г.	55	55	-
2. 13.10.12 г.	65	65	-
3. 15.10.12 г.	30	30	-
4. 16.10.12 г.	45	45	-
2. 19.10.2012 г.	60	60	-

Примечание – Источник: собственная разработка на основании данных организации

Так, в Ветринском УПП ЖКХ отпуск сырья и материалов во вспомогательное производство осуществляется в полном объеме.

По результатам ведомственной проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения, составляется акт.

Т аблица 4.13 - Ведомость проверки правильности сумм по статье "Сырье и материалы" (топливо) Ветринского УПП ЖКХ

Окончание таблицы 4.13
Месяц	По производственному отчету мастера, л	По отчетной калькуляции, л	Отклонения, +/-
Август	355	355	-
Сентябрь	305	305	-
Октябрь	290	290	-

Примечание – Источник: собственная разработка на основании данных организации

Так, в Ветринском УПП ЖКХ соблюдается правильность сумм по статье "Сырье и материалы" (топливо).

Результаты ведомственной проверки (ревизии), в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой. Участвующие в ревизии специалисты по окончании проверки своих вопросов сдают руководителю ревизионной группы справки проверок с приложением необходимых материалов, подписанные главным бухгалтером, а при необходимости и другими работниками проверяемой организации, и предложениями по устранению выявленных нарушений для включения в сводный акт.

Акты и справки подписываются проводившими проверку (ревизию) работниками контролирующего органа (руководителем ревизионной группы), руководителем и главным бухгалтером проверяемой организации, а при необходимости другими участниками проверки (ревизии).

При отказе уполномоченного представителя проверяемой организации от подписания акта проверки (ревизии) в нем делается соответствующая запись. Представитель проверяемой организации вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.

Акт ревизии составляется не менее чем в 2 экземплярах, один из которых вручается руководителю ревизуемой организации под роспись.

При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписавшие его должностные лица делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию.

Проводивший ревизию работник контролирующего органа (руководитель ревизионной группы) вправе потребовать представить письменные объяснения по выявленным нарушениям должностных лиц организации и у иных лиц, действие (бездействие) которых повлекли нарушения проверяемой организацией законодательства, регулирующего экономические отношения. Данные объяснения и возражения прилагаются к акту проверки (ревизии). По истечении 5-дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.

Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется проводившим проверку (ревизию) работником (руководителем ревизионной группы), и по ним составляется письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемой организации. В случае, если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности лиц, действие (бездействие) которых повлекло нарушения проверяемой организацией законодательства, регулирующего экономические отношения, проверяющим до окончания проверки (ревизии) составляется отдельный промежуточный акт.

Промежуточный акт подписывается проверяющим (руководителем ревизионной группы), руководителем проверяемой организации, а при его отсутствии уполномоченным заместителем, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт проверки (ревизии). Один экземпляр общего и промежуточного актов направляется проверяемой организации.

Акт состоит из двух частей: вводная и результативная (исследовательская).

Вводная часть акта (письменного отчета) проверки должна содержать следующую информацию:

- наименование темы проверки;

- дату и место составления документа;

- кем и на каком основании проведена ревизия (аудит) (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание или договор на проведение аудита);

- проверяемый период и сроки проведения проверки;

- полное наименование и реквизиты организации, номер налогоплательщика;

- ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

- сведения об учредителях;

- основные цели и виды деятельности организации;

- имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

- перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные;

- кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером;

- кем и когда проводилась предыдущая проверка, что сделано в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

Результативная (исследовательская) часть акта проверки представляет собой систематизированный перечень нарушений, недостатков и злоупотреблений, выявленных в процессе проведения проверки по теме исследования. В ней указывается какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какой период проверены; место, время (если оно установлено) и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования которых нарушены, установленная законодательством ответственность за данный вид нарушения; факты несоблюдения установленного порядка составления и исполнения смет и финансовых планов; факты нарушений финансовой дисциплины, неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, невыполнения требований по осуществлению внутрихозяйственного учета и контроля; установленные в ходе проверки (ревизии) недостачи денежных средств и материальных ценностей, потери от переплат работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам; размер причиненного вреда (при его наличии) и другие последствия выявленных нарушений; должности, фамилии и инициалы лиц, действие (бездействие) которых повлекли нарушения проверяемой организацией законодательства, регулирующего экономические отношения; иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении.

В акте проверки (ревизии) должны быть соблюдены объективность, ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается включение в акт ревизии различного рода не подтвержденных документально предположений и данных о деятельности проверяемой организации.

При проведении проверки (ревизии) проверяющие лица обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.

Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экземпляру акта проверки (ревизии), в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: размер причиненного вреда (при его наличии), период, на протяжении которого совершалось нарушение, даты и номера документов и другие. В акте приводятся обобщенные итоговые данные и примеры. В необходимых случаях к акту могут быть приложены копии или выписки из различных документов, а также справки и расчеты, составленные на основании проверенных документов, заверенные в установленном порядке.

При выявлении фактов причинения вреда, недостач и хищений денежных средств (иного имущества), необоснованных списаний денежных средств и товарно-материальных ценностей об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких проверок (ревизий) передаются в 10-дневный срок со дня составления правоохранительным органам в оригиналах.

Материалы проверки (ревизии) направляются в правоохранительные органы с сопроводительным письмом, в котором указываются наименование проверенной организации, ее юридический адрес, характер выявленных нарушений, какие требования нормативных правовых актов не соблюдены, должности, фамилии, инициалы лиц, действие (бездействие) которых повлекло нарушения организацией законодательства, регулирующего экономические отношения, с приложением документов, регламентирующих их должностные обязанности. В случае привлечения руководителя проверяемой организации и других лиц к экономической или административной ответственности к акту прилагаются соответствующие документы.

Персональную ответственность за своевременность, полноту и надлежащее качество направляемых в правоохранительные органы материалов проверок (ревизий) несет руководитель органа, назначивший проверку (ревизию).

Организации, у которых ведомственными контрольно-ревизионными службами в результате проведения проверок (ревизий) выявлены нарушения законодательства в сфере экономических отношений, освобождаются от экономической ответственности в случае устранения выявленных нарушений и информирования об этом ведомственных контрольно-ревизионных служб в течение 30 дней со дня составления акта проверки (ревизии).

Акт и другие материалы проверки (ревизии) принимаются от ревизионной группы (ревизора) руководителем контрольно-ревизионной службы. На основании материалов ревизии руководитель контрольно-ревизионной службы не позднее 10-дневного срока после подписания акта представляет руководителю органа управления, назначившего проверку (ревизию), заключение по акту, а при необходимости – проект письма или приказа с конкретными предложениями, направленными на устранение выявленных нарушений, принятие мер к возмещению причиненного вреда, привлечение к административной или экономической ответственности лиц, действие или бездействие которых повлекли нарушения.

По окончании проверки (ревизии) орган управления, проводивший проверку (ревизию), имеет право проинформировать вышестоящий государственный орган, собственника проверенной организации о выявленных фактах нарушений законодательства и внести предложения по их устранению и предотвращению.

Контрольно-ревизионные службы обеспечивают контроль за устранением проверенными организациями выявленных нарушений и представлением информации в установленные сроки.

Таким образом, контроль представляет собой систему наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния соответствующего объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принятых управленческих решений и результатов их выполнения, выявления отклонений от требований этих решений, устранения неблагоприятных явлений.

Цель ведомственного контроля учета затрат вспомогательного производства заключается в установлении обоснованности формирования и правильности учета издержек производства и их списания на основное производство и включения в состав общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

В четвертой главе рассмотрены сущность, назначение и организационные формы контроля, задачи и источники контроля учета затрат вспомогательного производства. Представлена методика проведения контроля хозяйственных операций по учету затрат вспомогательного производства Ветринского УПП ЖКХ.