Средства автоматизации в компьютерных программах бухгалтерского учета

1. Работа со списками и справочниками

При заполнении бланка какого-либо документа часто требуется указывать информацию, выбирая значение из заранее заданного списка. Для работы с постоянной и условно-постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник».

Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита документа (в широком смысле слова «документ»). Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково; и в этом случае необходим справочник.

Помимо кода и наименования, справочник может содержать набор реквизитов для хранения любой дополнительной информации об элементе справочника. Например, для номенклатуры это может быть закупочная и отпускная цены, производитель, для сотрудника – должность, образование, адрес места жительства и т.д., а также табличные части, в которых хранится однотипная информация, число которой может быть переменным, например, описание комплектующих изделия, состав семьи сотрудника, телефоны организации и т.д.

Справочники делятся на несколько категорий:

объекты учета Номенклатура Материалы Основные средства Нематериальные активы Контрагенты Сотрудники Банковские счета Прочие объекты учета аналитические Статьи затрат на производство Статьи общехозяйственных затрат Статьи общепроизводственных затрат Статьи издержек обращения Статьи расходов на продажу Статьи затрат обслуживающих производств Статьи затрат на строительство Статьи коммерческих расходов Движения денежных средств Виды продукции (работ, услуг) Прочие доходы и расходы

вспомогательные Единицы измерений Классификатор ЕНАОФ Доходы будущих периодов Расходы будущих периодов Резервы Бланки строгой отчетности Грузовые таможенные декларации Объекты внеоборотных активов Оборудование для расчетов Валюты Ставки НДС Ставки налога с продаж Налоги и отчисления Варианты расчета налогов подчиненные Договоры Расчетные счета Цены

Для описания соподчиненных сущностей используются подчиненные справочники. В этом случае в подчиненном справочнике каждый элемент «принадлежит» к определенному элементу справочника-владельца. Например, контрагенты и их расчетные счета, наименования продукции и списки цен на каждое наименование (учетная, закупочная, для отпуска своим работникам и т.п.).

Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т.д. Каждый такой объект называют элементом справочника.

Справочник в системе 1С: Предприятие может быть иерархическим. В этом случае все данные справочника будут разделяться на два вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы — это логическое объединение элементов справочника. Примером иерархического справочника может служить справочник товаров, где группами являются группы товаров («Сантехника», «Бытовая химия» и.т.д.), а элементами — конкретные товары («Смеситель», «Зеркало», «Стиральный порошок»). Использование иерархических справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в иерархическом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Перемещение по дереву в справочнике — можно использовать как клавиатуру, так и мышь. При использовании клавиатуры перемещение по текущему уровню дерева осуществляется клавишами  и , для перехода между уровнями используются комбинации Ctrl +  и Ctrl + . При использовании мыши для перехода к строке нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, для перехода между уровнями дерева - дважды щелкнуть на иконке выбранной группы или выбрать пункт “Следующий уровень/Предыдущий уровень” из контекстного меню.