Тема 7. Современные способы и техника создания документов

Информационные системы для организации делопроизводства. Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота. Понятие электронно - цифровой подписи и шифрования информации.

Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание юридической силы документу в электронной форме. Особенности согласования электронного документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронно-цифровая подпись. Использование компьютерных технологий при создании и оформлении документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов. Программные продукты по делопроизводству. Применение новых технологий в документировании. Использование современной техники и технологий при создании документов и /или бланков документов (персональный компьютер, специализированные компьютерные программы, программное обеспечение и сопровождение делопроизводства и корреспонденции). Понятие о таблицах. Составные элементы таблицы.

Тема 8. Деловые и коммерческие письма

Понятие и классификация деловых писем. Типовые и трафаретные письма. Структура письма. Стандартные фразы и выражения. Информативность и убедительность делового письма. Отдельные виды писем: письма-просьбы, сопроводительные письма. Договорные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, гарантийные письма, письма-запросы и письма-ответы.

Тема 9. Классификация, структура, стандартные фразы и выражения

Тексты простых и сложных документов. Порядок изложения текста. Логическая структура текста. Деловая лексика. Стандартизация лексики. Использование синонимов. Стандартизация словосочетаний, используемых в текстах документов. Аббревиатура и способы ее образования. Правописание названий учреждений, организаций, должностей, званий и т. д. Методика редактирования документа. Типичные ошибки в языке и стиле документов.

Тема 10. Особенности оформления иностранной корреспонденции

Деловое письмо международного образца. Особенности оформления реквизитов международного письма.

Тема 11. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция

Прием и обработка входящих документов. Рассмотрение документов руководителем. Работа с исходящими документами.

Тема 12. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Документы, относящиеся к конфиденциальным. Юридическое регулирование конфиденциальности документов. Условия работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Регистрация и хранение. Обязательства сотрудников работающих с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

3. Вопросы к зачету по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

1. Как определяется понятие «реквизит»? Какие типы реквизитов выделяются в практике работы с документами?

2. Что такое гербовый бланк? Каковы правила учета и хранения гербовых бланков?

3. Какие документы могут быть оформлены на гербовом бланке?

4. Для чего и как используется товарный знак? Что может быть зарегистрировано в качестве товарного знака?

5. Как удостоверяется товарный знак? Каким образом прекращается действие товарного знака?

6. Каково основное назначение организационных документов?

7. Какие существуют виды организационных документов?

8. Каково основное предназначение устава как документа?

9. Какова структура устава и правила его оформления?

10. Какова функция положения? В чем его отличие от устава?

11. В чем заключается специфика инструкции как документа?

12. Чем различаются отдельные виды инструкций? Каковы правила их оформления?

13. Функции документов на предприятии.

14. Нормативные акты, регламентирующие процесс документирования.

15. Бланки предприятия и основные реквизиты.

16. Характеристика и назначение должностной инструкции

17. Основные разделы Положения о персонале.

18. Структура и назначение штатного расписания.

19. Состав и назначение Учредительных документов.

20. Оформление приказов и распоряжений по основной деятельности организации.

21. Оформление приказов и распоряжений по личному составу.

22. Документация по учету персонала предприятия: личная карточка, трудовая книжка.

23. Трудовой договор. Основные положения.

24. Документация по учету персонала предприятия: характеристика, анкета.

25. Документация по учету персонала предприятия: резюме, рекомендательное письмо.

26. Номенклатура дел отдела кадров.

27. Номенклатура дел предприятия.

28. Правила составления докладных и объяснительных записок.

29. Оформление факса, составление телефонограммы и телеграммы.

30. Принципы служебной этики.

31. Назначение и использование визитных карточек.

32. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

33. Тон, стиль и структура делового письма.

34. Виды и краткая характеристика деловых писем.

35. Основные разделы хозяйственного договора.

36. Правила составления Актов. Виды Актов.

37. Общая характеристика документов для оформления операций с денежными средствами.

38. Требования к оформлению денежных документов.

39. Состав и характеристика бухгалтерской отчетности.

40. Подготовка документов к архивному хранению.

41. Контроль исполнения документов.

42. Анализ требований к оформлению различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.