7. Визначення первинного ключа

7.1.У режимі Конструктора за допомогою покажчика миші виділіть рядок з описом поля, яке повинне використовуватися як ключ.

7.2.Натисніть на панелі інструментів кнопку Ключевое поле або натисніть праву кнопку миші, вибравши відповідний пункт меню.

Рис. 1.2. Група Сервис

7.3.При визначенні складеного ключа, необхідно виділити відразу всі поля, що входять до складу ключа (наприклад, утримуючи клавішу Сtr), і призначити їх ключовими аналогічним чином (п. 7.2).

8. Формування «Значения по умолчанию»

8.1.В таблиці «Заказы» для поля «ДатаЗаказа» в секціі Свойства поля виберіть рядок Значение по умолчанию.

8.2. З допомогою построителя выражений (...) (Функции - Встроенные функци -Дата/Время) побудуйте вираз Date(). Після цього при формуванні нового замовлення в полі за замовчуванням відображатиметься поточна дата.

9. Сохранение структуры таблиц

Існують декілька варіантів збереження структури таблиці:

9.1.Натиснути кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.

9.2.Нажати правою кнопкою миші на вкладці документа і вибрати з контекстного меню команду Сохранить.

9.3. Вибрати вкладку Файл (представлення Васкstagе), а потім вибрати команду Сохранить как. Введіть ім'я створеної таблиці, натисніть ОК, закрийте вікно.

Створення таблиці в режимі таблиці

Завдання: у режимі таблиці створіть таблиці «Сотрудники», «ТранспортнаяКомпания» и «ПодробностиЗаказа» (див. Додаток 1)

1. Виберіть вкладку Создание, групу інструментів Таблицы, кнопку Таблица. В результаті буде сформована нова порожня таблиця.

2. Клацніть на новому полі - відкриється список основних типів полів. Виберіть тип створюваного поля і привласніть йому ім'я. Для перегляду всіх можливих типів полів на вкладці Поля в групі Добавление и удаление виберіть кнопку Другие поля.

3. Перейдіть в режим конструктора, привласнивши ім'я таблиці і зберігши її.

4. У режимі конструктора встановіть необхідні властивості полів таблиці.

5. Збережіть структуру таблиці.

6. Перейдіть в режим таблиці і заповніть таблицю даними.

Імпорт таблиці з Microsoft Access

Завдання: створіть в Excel таблицю «Клиенты», заповніть її даними. Збережіть книгу як «Клиенты.хls». Далі імпортуйте в базу даних таблицю «Клиенты» із файла «Клиенты.хls».

1. Виберіть вкладку Внешние данные, групу Импорт и связи, натисніть кнопку Ехсеl.

2. Вкажіть джерело даних (шлях до папки, де зберігається файл Клиенты.хls). Перемикач повинен бути встановлений на категорії «Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе. Натисніть ОК.

3. Виберіть об'єкт «Листы» - Далее.

4. Встановіть флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов» - Далее.

5. Залиште опис полів без змін - Далее.

6. Виберіть в групі перемикачів пункт «Определить ключ» - і з списку полів таблиці, що рокривається, виберіть поле «КодКлиента» - Далее.

7. Підтвердіть імпорт в таблицю «Клиенты» - Готово.

8. В режимі конструктора відредагуйте типи даних полів таблиці (див. Додаток 1).

9. Збережіть структуру таблиці, не зберігаючи кроки імпорту.

Імпорт даних з текстового файлу (.txt)

Завдання: створіть в текстовому файлі таблицю «КатегорииТоваров», заповніть її даними. Збережіть документ як «КатегорииТоваров. txt». Далі імпортуйте в базу даних таблицю «КатегорииТоваров» із файла «Категории Товаров.txt».

1. Виберіть вкладку Внешние данные, групу Импорт и связи, натисніть кнопку Текстовый файл.

2. Вкажіть джерело даних (шлях до папки, де зберігається файл Категории Товаров.txt). Перемикач повинен бути встановлений на категорії «Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных». Натисніть ОК.

3. Перемикач «с разделителями - поля передаются запятыми или табуляцией» - Далее.

4. Перемикач «точка с запятой», встановити флажок «Первая строка содержит имена полей» - Далее.

5. Залиште опис полів без змін - Далее.

6. Виберіть в групі перемикачів пункт «Определить ключ» і з списку полів таблиці, що рокривається, виберіть поле «КодКатегории» - Далее.

7. Підтвердіть імпорт в таблицю «Категории Товаров» - Готово.

8. Збережіть структуру таблиці, не зберігаючи кроки імпорту.

Заповнення таблиць за допомогою імпорту даних

Завдання: заповніть даними таблиці, що ще залишилися, імпортуючи з відповідних файлів (формату .хls або .txt) з одним виключенням: дані, що імпортуються, повинні зберігатися в існуючій таблиці, а не новій (перемикач повинен бути встановлений в пункті «Добавить копию записей в конец таблицы», далі - вказати ім'я відповідної таблиці). Пам'ятаєте, що послідовність і назви полів в таблиці Ассеss повинні відповідати полям з файлів, що імпортуються (послідовність і назви полів таблиць - Додаток 1).

При імпорті даних для кожної таблиці ключ необхідно визначати по першому полю у списку, що розкриваєтся.

Робота з обчислюваними полями

У Ассеss 2010 можна використовувати тип даних "Вычисляемый" для створення обчислюваного поля в таблиці. Це значно спрощує відображення і використання результатів обчислення в базі даних. Ассеss оновлює обчислювані поля при редагуванні запису, забезпечуючи правильність значення в полі.

Завдання: створити обчислюване поле «ТоваровНаСумму» в таблиці «Товары», що зберігає інформацію про те, на яку суму є кожного найменування товару в даний момент на складі.

1. Відкрийте таблицю «Товары» у режимі конструктора. Добавте поле з ім'ям «ТоваровНаСумму» і типом даних «Вычисляемый». Відкриється вікно Построителя выражений.

2. В Построителе выражений подвійним клацанням миші виберіть поля, що беруть участь в обчисленні значення поля «ТоваровНаСумму»: поле «ЦенаЗаУпаковку» і поле «Кол-воНаСкладе». Знак множення поставте вручну або виберіть в групі Элементы выражений категорії Арифметические. Нажмите ОК.

Мал. 1.4. Вікно побудови виразів.

3. Збережіть зміни, перейдіть в режим таблиці і переконайтеся в коректності результатів.

Вкладення файлів в записи бази даних (поле «Вложение»)

Поле Вложение призначене для зберігання декількох файлів в одному полі і призначено для заміни свого попередника - типу поля ОLE. Вкладення можуть відноситися до різних типів.

Завдання: додати поле типу Вложение для таблиці «Сотрудники» і помістити в це поле наявні додаткові матеріали - резюме кожного співробітника (знаходяться в папці «Резюме») і наявні фотографії співробітників (папка «ФотографииСотрудников»). Папки необхідно створити самостійно.

1. Відкрийте таблицю «Сотрудники» в режимі конструктора.

Додайте поле з ім'ям «Приложения» і типом даних «Вложение».

2. Перейдіть в режим таблиці - з'явиться тільки що створене поле

3. Для додавання інформації до запису натисніть правою кнопкою миші на відповідному полі, виберіть пункт меню Управление вложениями - відкриється діалогове вікно Вложения.

4. Кнопкою Добавить виберіть необхідні файли (резюме і фотографії співробітників) для кожного співробітника. У одне поле можуть бути додані одночасно декілька файлів (резюме і, якщо є, фото співробітника).

5. Збережете зміни в таблиці.

Завдання: аналогічним чином створіть в таблиці «Товары» поле з ім'ям «Изображение» типу «Вложение» і додайте зображення з каталога «ЦветыКартинки» для перших п'яти товарів.

Установка зв'язків між таблицями

Після створення таблиці для кожної теми в базі даних потрібно надати Microsoft Access засоби, за допомогою яких можна буде знов об'єднувати відомості при необхідності. Це робиться шляхом переміщення загальних полів в зв'язані таблиці і визначення зв'язків між таблицями. Після цього можна створювати запити, форми і звіти, відомості з декількох таблиць, що одночасно відображають.

Завдання: розробіть схему даних для створених таблиць шляхом встановлення зв'язків між ними (див. Додаток 3).

1. Щоб проглянути міжтабличні зв'язки, виберіть пункт Схема данных на вкладці Работа с базами данных в групі Отношения. Буде відкрито вікно «Схема данных», у якому будуть відображені всі існуючі зв'язки. Якщо зв'язки ще не були визначені або це вікно відкривається вперше, Ассеss виведе запит на додавання таблиці або запиту у вікно. Також Схему данных можна відкрити через вкладку Таблица в групі Связи

Рис. 1.5. Варіанти вибору пункту Схема даних

2. Міжтабличний зв'язок можна створити за допомогою вікна «Схема данных» або шляхом перетягування поля в таблицю з області Список полей. При створенні зв'язку між таблицями не потрібно, щоб загальні поля мали однакові імена. Замість цього ці поля повинні мати однаковий тип даних.

3. Якщо в базі даних ніяких зв'язків не визначено, автоматично відкривається діалогове вікно Добавление таблицы. Якщо воно не відображається, на вкладці Конструктор в групі Связи натисніть кнопку Отобразить таблицу.

4. Виберіть одну або декілька таблиць або запитів і потім натисніть кнопку Добавить. Після закінчення додавання таблиць і запитів у вікні «Схема данных» натисніть кнопку Закрыть.

5. Перетягніть поле (як правило, первинний ключ) з однієї таблиці в загальне поле (зовнішній ключ) в іншій таблиці. Щоб перетягнути відразу декілька полів, натиснувши і утримуючи клавішу Сtr, виберіть кожне поле, а потім перетягніть їх. Буде відкрито діалогове вікно Изменение связей.

Рис. 1.6. Вікно Изменение связей.

6. Переконаєтеся, що імена загальних полів зв'язку відображені правильно. Якщо ім'я поля відображене невірно, виберіть потрібне ім'я із списку. Щоб забезпечити цілісність даних для цього зв'язку, встановіть прапорець Обеспечение целостности данных. Щоб додати обмеження на видалення або зміну зв'язаних записів, зберігаючи при цьому цілісність даних, слід встановити прапорці Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных полей. Якщо встановлений прапорець Каскадное обновление связанных полей, то при зміні ключового поля головної таблиці автоматично змінюються і відповідні значення зв'язаних записів. Якщо встановлений прапорець Каскадное удаление связанных полей (то при видаленні запису в головній таблиці видаляються і всі зв'язані записи в підлеглій таблиці.