11.5. Контроллинг в деятельности туристской фирмы

В рыночных условиях при управлении туристской фирмой, наряду с такими функциями, как учет, анализ, планирование и контроль, большое значение имеет функция контроллинга.

Термин «контроллинг» часто смешивают с понятием финансового контроля. В действительности финансовым контролем занимается дове­ренный ревизор (ревизионная комиссия) или внутренний аудитор. Как правило, он подчиняется непосредственно собственнику (президенту компании), совету директоров или председателю правления фирмы.

В задачи ревизора входят, прежде всего, работы по инспекции и об­наружению нарушений финансового и хозяйственного характера, допу­щенных исполнительной администрацией компании, а уже затем выдача рекомендаций по предотвращению в дальнейшем подобных нарушений.

Обязанности или работу контроллера можно представить как об­ратную работе внутреннего аудитора - ревизора, так как важнейшая обя­занность контроллера состоит в методологическом и методическом обес­печении предприятия научно-практическими подходами к учету, анализу и планированию финансовой и хозяйственной деятельности.

Службы контроллинга относятся к функциональным руководящим подразделениям. Их работа состоит в разработке и экономическом обос­новании вариантов перспективного плана (стратегический контроллинг) и оперативного плана (оперативный контроллинг) финансовой и хозяйст­венной деятельности. В основе этих планов лежат правильно разработан­ные методики учета, в том числе бухгалтерского, анализа финансовой и хозяйственной деятельности фирмы, планирования, включая «узкие мес­та» в текущей и перспективной деятельности организации.

Для малых и средних предприятий, которые не имеют специальных контроллинговых служб, функции контроллинга выполняются главными / менеджерами, которые сами или с помощью своих функциональных под­разделений производят все работы по учету, анализу и планированию. При этом сами и принимают решения по рассматриваемым вопросам.

В туристской фирме, в зависимости от ее размера, этот процесс мо­жет осуществляться либо специальным человеком (или отделом), либо главным бухгалтером (как правило, в условиях малой фирмы). Разделе­ние обязанностей связано со всеохватывающим характером бухгалтер­ского учета, сведением всех операций именно в это подразделение.

Значительно упростить ведение контроллинга помогает составлен­ный заранее бизнес-план. Но и при отсутствии такового отказываться от проведения контроллинга не следует.

Контроллинг позволяет руководителю, опираясь на представленные ему цифры о деятельности его фирмы, сделать вывод об эффективности работы и спланировать ее работу на ближайшую и долгосрочную пер­спективу.

В сфере туризма успешное проведение контроллинга позволяет оценить не только деятельность всей компании, но и, например, эффек­тивность ее работы по сезонам (в туризме влияние фактора сезонности достаточно велико) или маршрутам и т.п.

Назначение и цель контроллинга

Благодаря работе по контроллингу главный менеджер фирмы будет способен определить будущие финансовые потребности компании и пути сохранения намеченных уровней прибыльности. Если созданный прогноз

! укажет на недостаток финансовых средств, руководителю необходимо решать вопрос о том, когда и сколько потребуется денег для продолже­ния работы. Все это необходимо для того, чтобы определить ту финансово-кредитную политику, которая будет способствовать решению постав­ленных задач. Разработка подобного бюджета дает компании возмож­ность сравнить фактические результаты своей деятельности с запланиро­ванными. Такое сравнение должно проводиться помесячно, и в обязан­ность главного бухгалтера или контроллера должно входить выявление и устранение серьезных отклонений от прогнозируемого уровня.

Разработка бюджета любой организации требует изучения всех внешних и внутренних экономических условий работы организации, ча­стью которых, особенно в нашей стране, может быть возможность изме­нения инфляционного уровня.

Следует также отметить, что в сферу контроллинга входит состав­ление финансовых отчетов.

Система и виды контроллинга

В систему контроллинга входят следующие мероприятия:

• определение целей предприятия (в случае наличия бизнес-плана или конкретных цифр при составле­нии финансового плана);

• оценка фактического состояния предприятия (т.е. учет исходной ситуации для планирования);

• констатация пробелов между фактическим состоянием и целью;

• поисково-инициативная стадия (т.е. определение конкретных мероприятий, направленных на уст­ранение данных пробелов);

• непрерывный сбор и обработка информации с целью обоснова­ния принимаемых решений;

• осуществление непосредственной контрольной функции благо­даря постоянному наблюдению и сравнению заданных в плане показателей с фактическими, а также анализ найденных отклоне­ний и установление их причин.

В зависимости от срока планирования выделяют два вида контрол­линга: оперативный (тактический) и стратегический (долговременный).

При оперативном контроллинге осуществляется краткосрочное планирование (на 1-3 года). Его основные задачи - выявление факторов, влияющих на успех деятельности фирмы, планирование ликвидности и контроль за экономичностью расходов.

В области туристской деятельности могут фигурировать показатели по конкретному маршруту или даже гостинице, а затем на их основе бу­дет сделан вывод об эффективности объекта исследования.

Стратегический контроллинг основан на использовании средне- и долгосрочного планирования. При этом используются показатели, оце­нивающие деятельность предприятия в целом, эффективность привлече­ния нового или переобучения старого персонала, эффективность исполь­зования заемного или собственного капитала и т.д.

Этапы осуществления контроллинга

Система контроллинга включает в себя следующие этапы работ.

1-й ЭТАП. Сбор имеющейся документации

На любом предприятии существует целый ряд документов, исполь­зуемых для прведения контроллинга. Как правило, это счета, документы по расчету с персоналом, сбытовые отчеты, в том числе финансовые от­четы.

Основные документы, составляющие пакет финансовых отчетов, должны включать баланс (the Balance Sheet), отчет о доходах (the Income Statement), отчет о прибыли (the Statement of Retained Earnings) и отчет об изменении финансового положения (the Statement of Changes in Financial Position).

Баланс - это отчет, характеризующий финансовое положение пред­приятия на определенную дату. Он показывает, что представляет собой коммерческое предприятие, чем оно владеет, каковы его долги и в каком состоянии его финансовые операции на конкретный день.

Статьи, содержащие денежный эквивалент имущества, принадлежащего предприятию, характеризует его активы (Assets), например, на­личность в кассе, суммы на счетах в банках и др.

Активы в балансе группируются по различным видам, например, краткосрочные и долгосрочные.

Активы образуются за счет источников средств (ссуда, уставный капитал, кредиторская задолженность), которые называются пассивами (Liabilities).

Равенство активов и пассивов является основой бухгалтерского уче­та, составляя сальдо баланса.

Отчет о доходах показывает, что происходит с предприятием в пе­риод между датами оформления последних балансов. Как правило, этот отчет покрывает годовой период, но в туристском бизнесе он составляет­ся ежемесячно.

Отчет о чистой прибыли представляет собой связь между отчетом о доходах и балансом. Он показывает изменения в дивидендах за период одного финансового года. Фактически отчет о чистой прибыли выражает следующее:

дивиденды за предшествующий период + прибыль (-убытки) за те­кущий период - дивиденды за текущий период

Отчет об изменениях в финансовом положении показывает влияние на баланс факторов, не нашедших отражение в отчете о доходах. Они могут заключаться в возврате полученных ранее ссуд, выдаче ссуд, вы­плате дивидендов и др.

В РФ в настоящее время основными видами отчетности предпри­ятий являются:

- баланс (форма № 1 бухгалтерской отчетности);

отчет о финансовых результатах (форма № 2 Приложения к балансу).

2-й ЭТАП. Сортировка и проверка документов

После сбора все документы, которые могут быть использованы в планировании, проверяют на правильность оформления, соответствие с другими документами, актуальность и значимость, после чего их ком­плектуют.

3-й ЭТАП. Обеспечение непрерывности поступаемой информации

Здесь особенно необходимы четкая проверка соответствия затрат месту и времени их возникновения, контроль за движением финансовых средств предприятия, анализ уровня сбыта и влияния на него целого ряда факторов (сезонности, форс-мажора и т.д.).

4-й ЭТАП. Формулирование целей

Только после оценки фактических показателей в динамике можно определить реальные цели предприятия. При этом важно сразу выделить конкретные показатели, наиболее полно отражающие цели, а именно, в течение какого времени они должны быть достигнуты, кем будут исполь­зоваться, какие при этом возникнут затраты, что даст предприятию дос­тижение этих целей.

5-й ЭТАП. Планирование

На последнем этапе производят соединение всех полученных ранее показателей в единую систему, осуществляют проверку взаимосоответст­вия поставленных задач и восполнение возникших пробелов.

Вопросы к разделу

1. Назовите виды экономического анализа. С какой целью прово­дится экономический анализ?

2. В чем состоит отличительная черта оперативного анализа?

3. Назовите методы исследования, используемые при экономиче­ском анализе.

4. Как Вы понимаете термин «контроллинг» предприятия?

5. Для чего проводится финансово-экономический анализ предпри­ятия?

6. Что такое коэффициентный анализ?

7. Как Вы понимаете ликвидность производства и коэффициент ли­квидности?

8. Что такое рентабельность производства? Назовите показатели рентабельности.

9. Как Вы понимаете платежеспособность предприятия?

10. Деловая активность предприятия. Охарактеризуйте это понятие.

11. В чем заключается анализ системы хозяйственно-финансового управления турфирмы.

12. Как Вы понимаете операционный учет деятельности туристско­го предприятия?

13. Для чего необходимо иметь четкую классификацию доходов и расходов предприятия?

14. Что такое система ценообразования в туристско-гостиничном бизнесе? Назовите методы ценообразования.

15. Как Вы понимаете точку безубыточности и запас финансовой прочности?