- •Предисловие
- •1 Тема №1 введение в документационное обеспечение управления
- •1.1 Лекция №1 - Введение в документационное обеспечение управления
- •1.1.1 Общая структура документационного обеспечения управления
- •1.1.2 Основные понятия документационного обеспечения управления
- •1.1.3 Организационное построение службы делопроизводства
- •1.1.4 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- •2 Тема №2 технология работы с документами на предприятии
- •2.1 Лекции №2-3 - Обработка документов
- •2.1.1 Элементы организации документооборота
- •2.1.2 Регистрация документов
- •2.1.3 Обработка исходящих документов
- •2.1.4 Обработка внутренних документов
- •2.2 Лекция № 4 - Контроль исполнения документов
- •2.2.1 Контроль исполнения документов
- •2.2.2 Систематизация документов
- •3 Тема №3 формирование и хранение текущих дел
- •3.1 Лекция №5 - Формирование и хранение текущих дел
- •3.1.1 Формирование и оформление дел
- •3.1.2 Организация оперативного хранения дел
- •4.1.1 Экспертиза ценности документов
- •4.1.2 Оформление дел
- •4.1.3 Оформление обложки дела
- •4.2 Лекция №7 - Порядок передачи документов и дел в архив для дальнейшего хранения
- •4.2.1 Составление описей
- •4.2.2 Порядок передачи документов на хранение в архив
- •5.1.1 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1.2 Система плановой документации
- •5.1.3 Система отчетной документации
- •5.2 Лекция №9 – Документирование бухгалтерской и кадровой деятельности
- •5.2.1 Кадровая документация
- •5.2.2 Система бухгалтерской документации
- •6 Тема№6 управление документами
- •6.1 Лекция №10 Политика управления документами
- •6.1.1 Политика управления документами и ответственность
- •6.1.2 Требования к управлению документами
- •6.1.3 Характеристики документа
- •6.2 Лекция №11 Проектирование и внедрение системы управления документами
- •6.2.1 Общие положения
- •6.2.2 Характеристики систем управления документами
- •6.2.3 Проектирование и внедрение систем управления документами
- •6.2.4 Методология проектирования и внедрения системы управления документами
- •6.2.5 Прекращение применения систем управления документами
- •6.3 Лекции №12,13 - Процессы управления документами и контроль
- •6.3.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами
- •6.3.2 Определение сроков хранения документов
- •6.3.3 Включение документов в систему управления документами
- •6.3.4 Регистрация
- •6.3.5 Классификация
- •6.3.6 Хранение и обращение с документами
- •6.3.7 Доступ
- •6.3.8 Контроль документооборота
- •6.3.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
- •6.3.10 Документирование процессов управления документами
- •6.3.11Мониторинг и аудит
- •6.3.12 Обучение
- •7.1.1 Термины и определения
- •7.1.2 Метаданные об управлении документами
- •7.1.3 Назначение и роль метаданных об управлении документами
- •7.1.4 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации
- •7.2 Лекция №15 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных
- •7.2.1 Права и обязанности агента
- •7.2.2 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных
- •7.3 Лекция №16 Управление метаданными
- •7.3.1 Общие положения
- •7.3.2 Уровни применения метаданных
- •7.3.3 Создание и использование метаданных
- •7.3.4 Процессы управления метаданными
- •7.3.5 Поддержка метаданных
- •7.3.6 Структуры метаданных
- •7.3.7 Роль систем
- •7.4 Лекция №17 Типы метаданных, требующиеся для поддержки исо 15489-1
- •7.4.1 Описание типов метаданных
- •7.4.2 Метаданные о документах
- •7.4.3 Метаданные, поддерживающие доступ к документам
- •7.4.4 Метаданные, поддерживающие безопасность документов
- •7.5 Лекция №18 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций
- •7.5.1 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся в момент ввода документа
- •7.5.2 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся после ввода документа
- •Раздел 5 «Нормативная среда»,
- •7.5.3 Метаданные об агентах
- •7.5.4 Метаданные о процессах деловых операций
- •7.5.5 Метаданные о процессах управления документами
- •8.1.2 Оформление дел для сдачи в ведомственный архив
- •8.1.3 Создание оптимальных условий хранения документов
- •8.1.4 Требования к помещению архива
- •8.1.5 Электрическое и противопожарное оборудование архивохранилищ
- •8.1.6 Стеллажное оборудование
- •8.1.7 Упаковка документов
- •8.2.2 Биологические факторы разрушения документов
- •8.2.3 Санитарно-гигиенические условия сохранности документов
- •8.2.4 Температурный режим сохранности документов
- •8.3 Лекция №22 Консервация документов
- •8.3.1 Общие положения
- •8.3.2 Режим хранения документов
- •8.3.3 Стабилизация и реставрация документов
- •8.3.4 Изготовление копий документов
- •9 Тема №9 электронные издания. Основные виды и выходные сведения
- •9.1 Лекция №23 Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
- •9.1.1 Определения и общие сведения
- •9.1.2 Состав и расположение выходных сведений
- •10 Тема №10 системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению
- •10.1 Лекция №24 Электронное сообщение
- •10.1.1 Термины и определения
- •10.1.2 Модель сообщения
- •10.1.3 Перечень и содержание зон сообщения
- •10.1.4 Описание информационного взаимодействия систем
- •10.2 Лекции №25-26 Правила описания зон сообщения
- •10.2.1 Правила описания зон сообщения
- •10.2.2 Порядок передачи файлов документов
- •10.2.3 Описание зоны «Заголовок»
- •10.2.4 Описание зоны «Документ»
- •10.2.5 Описание зоны «Задания»
- •10.2.6 Описание зоны «Дополнительные материалы»
- •10.2.7 Описание зоны «Расширение»
- •6.2.8 Описание зоны «Уведомление»
- •10.3 Лекции №27 Описание элементов электронного документооборота
- •10.3.1 Элемент Acknowledgement
- •10.3.2 Элемент AckResult
- •10.3.3 Элемент AddDocuments
- •10.3.4 Элемент Address
- •10.3.5 Элемент Addressee
- •10.3.6 Элементы Author, AuthorOrganization
- •10.3.7 Элемент Confident
- •10.3.8 Элемент DocNumber
- •10.3.9 Элемент DocTransfer
- •15.10 Элемент Document
- •10.3.11 Элемент Econtact
- •10.3.12 Элемент Executor
- •10.3.13 Элемент Expansion
- •10.3.14 Элемент Folder
- •10.3.15 Элемент Header
- •10.3.16 Элемент Name
- •10.3.17 Элемент Note
- •10.3.18 Элемент Official
- •10.3.19 Элементы OfficialPerson, OfficialPersonWithSign
- •10.3.20 Элемент Organization, OrganizationOnly, OrganizationWithSign
- •Послесловие
- •Библиографический список
- •Основные термины и определения
10.2.5 Описание зоны «Задания»
Зону «Задания» образует элемент TaskList первого уровня иерархии и вложенные в него элементы. Зона содержит реквизиты заданий по исполнению документа.
Состав и вложенность элементов зоны «Задания» приведены в таблице 10.5.
Таблица 10.5 - Состав и вложенность элементов зоны «Задания»
Наименование и уровень вложенности элементов |
Кратность |
Комментарий |
1 |
2 |
3 |
TaskList |
0-1 |
Кратность – 0 для документа без заданий |
Task |
1-n |
Задания по документу |
TaskNumber |
1 |
Номер задания |
Confident |
1 |
Гриф ограничения доступа |
Referred |
1-n |
Ссылка на документы. Обязательна ссылка на документ, пришедший в зоне «Документ» в данном сообщении |
RegNumber |
0-1 |
Обязательно заполняется либо элемент RegNumber, либо TaskNumber |
AuthorOrganization |
1-n |
Автор задания |
OrganizationWithSign |
1 |
- |
Address |
0-1 |
- |
Econtact |
0-n |
- |
OfficialPersonWithSign |
1 |
- |
Name |
1 |
- |
Official |
0-n |
- |
1 |
2 Продолжение таблицы 10.5 |
3 |
Rank |
0-n |
- |
Address |
0-1 |
- |
Econtact |
0-n |
- |
SignDate |
0-1 |
- |
DocTransfer |
0-n |
Файл с текстом задания |
Executor |
0-n |
Исполнители |
Organization |
1 |
- |
Address |
0-1 |
- |
Econtact |
0-n |
- |
OfficialPerson |
0-1 |
- |
Name |
1 |
- |
Official |
0-n |
- |
Rank |
0-n |
- |
Address |
0-1 |
- |
Econtact |
0-n |
- |
10.2.6 Описание зоны «Дополнительные материалы»
Зону «Дополнительные материалы» образует элемент AddDocuments первого уровня иерархии и вложенные в него элементы.
В данной зоне могут передаваться как материалы, представленные в электронном виде (в виде файла, набора файлов; просто текста), так и ссылки на ранее переданные документы.
Состав и вложенность элементов зоны «Дополнительные материалы» приведены в таблице 10.6.
Таблица 10.6 - Состав и вложенность элементов зоны «Дополнительные материалы»
Наименование и уровень вложенности элементов |
Кратность |
Комментарий |
|
|||
AddDocuments |
0-1 |
|
||||
Folder |
0-n |
|
||||
|
|
|
||||
DocTransfer |
0-n |
|
||||
Note |
0-n |
|
||||
Referred |
0-n |
Обязательно заполняется либо элемент RegNumber, либо TaskNumber |
||||
RegNumber |
0-1 |
|||||
TaskNumber |
0-1 |
|||||