- •Предисловие
- •1 Тема №1 введение в документационное обеспечение управления
- •1.1 Лекция №1 - Введение в документационное обеспечение управления
- •1.1.1 Общая структура документационного обеспечения управления
- •1.1.2 Основные понятия документационного обеспечения управления
- •1.1.3 Организационное построение службы делопроизводства
- •1.1.4 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- •2 Тема №2 технология работы с документами на предприятии
- •2.1 Лекции №2-3 - Обработка документов
- •2.1.1 Элементы организации документооборота
- •2.1.2 Регистрация документов
- •2.1.3 Обработка исходящих документов
- •2.1.4 Обработка внутренних документов
- •2.2 Лекция № 4 - Контроль исполнения документов
- •2.2.1 Контроль исполнения документов
- •2.2.2 Систематизация документов
- •3 Тема №3 формирование и хранение текущих дел
- •3.1 Лекция №5 - Формирование и хранение текущих дел
- •3.1.1 Формирование и оформление дел
- •3.1.2 Организация оперативного хранения дел
- •4.1.1 Экспертиза ценности документов
- •4.1.2 Оформление дел
- •4.1.3 Оформление обложки дела
- •4.2 Лекция №7 - Порядок передачи документов и дел в архив для дальнейшего хранения
- •4.2.1 Составление описей
- •4.2.2 Порядок передачи документов на хранение в архив
- •5.1.1 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1.2 Система плановой документации
- •5.1.3 Система отчетной документации
- •5.2 Лекция №9 – Документирование бухгалтерской и кадровой деятельности
- •5.2.1 Кадровая документация
- •5.2.2 Система бухгалтерской документации
- •6 Тема№6 управление документами
- •6.1 Лекция №10 Политика управления документами
- •6.1.1 Политика управления документами и ответственность
- •6.1.2 Требования к управлению документами
- •6.1.3 Характеристики документа
- •6.2 Лекция №11 Проектирование и внедрение системы управления документами
- •6.2.1 Общие положения
- •6.2.2 Характеристики систем управления документами
- •6.2.3 Проектирование и внедрение систем управления документами
- •6.2.4 Методология проектирования и внедрения системы управления документами
- •6.2.5 Прекращение применения систем управления документами
- •6.3 Лекции №12,13 - Процессы управления документами и контроль
- •6.3.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами
- •6.3.2 Определение сроков хранения документов
- •6.3.3 Включение документов в систему управления документами
- •6.3.4 Регистрация
- •6.3.5 Классификация
- •6.3.6 Хранение и обращение с документами
- •6.3.7 Доступ
- •6.3.8 Контроль документооборота
- •6.3.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
- •6.3.10 Документирование процессов управления документами
- •6.3.11Мониторинг и аудит
- •6.3.12 Обучение
- •7.1.1 Термины и определения
- •7.1.2 Метаданные об управлении документами
- •7.1.3 Назначение и роль метаданных об управлении документами
- •7.1.4 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации
- •7.2 Лекция №15 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных
- •7.2.1 Права и обязанности агента
- •7.2.2 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных
- •7.3 Лекция №16 Управление метаданными
- •7.3.1 Общие положения
- •7.3.2 Уровни применения метаданных
- •7.3.3 Создание и использование метаданных
- •7.3.4 Процессы управления метаданными
- •7.3.5 Поддержка метаданных
- •7.3.6 Структуры метаданных
- •7.3.7 Роль систем
- •7.4 Лекция №17 Типы метаданных, требующиеся для поддержки исо 15489-1
- •7.4.1 Описание типов метаданных
- •7.4.2 Метаданные о документах
- •7.4.3 Метаданные, поддерживающие доступ к документам
- •7.4.4 Метаданные, поддерживающие безопасность документов
- •7.5 Лекция №18 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций
- •7.5.1 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся в момент ввода документа
- •7.5.2 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся после ввода документа
- •Раздел 5 «Нормативная среда»,
- •7.5.3 Метаданные об агентах
- •7.5.4 Метаданные о процессах деловых операций
- •7.5.5 Метаданные о процессах управления документами
- •8.1.2 Оформление дел для сдачи в ведомственный архив
- •8.1.3 Создание оптимальных условий хранения документов
- •8.1.4 Требования к помещению архива
- •8.1.5 Электрическое и противопожарное оборудование архивохранилищ
- •8.1.6 Стеллажное оборудование
- •8.1.7 Упаковка документов
- •8.2.2 Биологические факторы разрушения документов
- •8.2.3 Санитарно-гигиенические условия сохранности документов
- •8.2.4 Температурный режим сохранности документов
- •8.3 Лекция №22 Консервация документов
- •8.3.1 Общие положения
- •8.3.2 Режим хранения документов
- •8.3.3 Стабилизация и реставрация документов
- •8.3.4 Изготовление копий документов
- •9 Тема №9 электронные издания. Основные виды и выходные сведения
- •9.1 Лекция №23 Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
- •9.1.1 Определения и общие сведения
- •9.1.2 Состав и расположение выходных сведений
- •10 Тема №10 системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению
- •10.1 Лекция №24 Электронное сообщение
- •10.1.1 Термины и определения
- •10.1.2 Модель сообщения
- •10.1.3 Перечень и содержание зон сообщения
- •10.1.4 Описание информационного взаимодействия систем
- •10.2 Лекции №25-26 Правила описания зон сообщения
- •10.2.1 Правила описания зон сообщения
- •10.2.2 Порядок передачи файлов документов
- •10.2.3 Описание зоны «Заголовок»
- •10.2.4 Описание зоны «Документ»
- •10.2.5 Описание зоны «Задания»
- •10.2.6 Описание зоны «Дополнительные материалы»
- •10.2.7 Описание зоны «Расширение»
- •6.2.8 Описание зоны «Уведомление»
- •10.3 Лекции №27 Описание элементов электронного документооборота
- •10.3.1 Элемент Acknowledgement
- •10.3.2 Элемент AckResult
- •10.3.3 Элемент AddDocuments
- •10.3.4 Элемент Address
- •10.3.5 Элемент Addressee
- •10.3.6 Элементы Author, AuthorOrganization
- •10.3.7 Элемент Confident
- •10.3.8 Элемент DocNumber
- •10.3.9 Элемент DocTransfer
- •15.10 Элемент Document
- •10.3.11 Элемент Econtact
- •10.3.12 Элемент Executor
- •10.3.13 Элемент Expansion
- •10.3.14 Элемент Folder
- •10.3.15 Элемент Header
- •10.3.16 Элемент Name
- •10.3.17 Элемент Note
- •10.3.18 Элемент Official
- •10.3.19 Элементы OfficialPerson, OfficialPersonWithSign
- •10.3.20 Элемент Organization, OrganizationOnly, OrganizationWithSign
- •Послесловие
- •Библиографический список
- •Основные термины и определения
10.1.3 Перечень и содержание зон сообщения
Перечень зон сообщения и общее описание их содержания приведены в таблице 10.1.
Таблица 10.1 – Зоны сообщения
Наименование зоны |
Имя типа элемента XML |
Содержание зоны |
Заголовок |
Header |
Содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом. |
Документ (основная зона) |
Document |
Содержит информацию о передаваемом документе – как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов). |
Задания |
TaskList |
Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) – как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, в электронном виде (в виде файла, набора файлов). |
Дополнительные материалы |
AddDocuments |
Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.). |
Расширение |
Expansion |
Содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках настоящего стандарта, данные из передающей системы. |
Наименование зоны |
Имя типа элемента XML |
Содержание зоны Назначение зоны – определение стандартного пути расширения стандарта. Состав зоны документируется разработчиком соответствующей системы управления документами. |
Уведомление (подтверждение приема) |
Acknowledgement |
Содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. Данная зона в сообщении может передаваться только с заголовком сообщения и с зоной Расширение. |
Решение вопроса о том, что и когда является основным документом, а что заданием (сопроводительным письмом, поручением), а что дополнительными (справочными) материалами к документу определяется в соответствии с принятыми технологиями обработки документов в организациях, эксплуатирующих взаимодействующие системы управления документами.
10.1.4 Описание информационного взаимодействия систем
Информационное взаимодействие двух систем управления документами осуществляется посредством последовательного обмена сообщениями заданного вида. Последовательность обмена сообщениями при информационном взаимодействии систем управления документами приведена в таблице 10.2.
При этом одна система управления документами рассматривается как отправитель документа на исполнение (или на обработку), а вторая — как получатель, обеспечивающий исполнение (обработку) полученного документа.
Работа с документами ведется в системах управления документами независимо и в рамках данного стандарта не рассматривается.
Таблица 10.2 - Последовательность обмена сообщениями при информационном взаимодействии систем управления документами
№ сообщения п/п |
Вид сообщения из системы управления документами 1 – отправителя документа |
Вид сообщения из системы управления документами 2 – получателя документа |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
Основной документ |
- |
Документ и относящиеся к нему задания и дополнительные материалы направляются на исполнение (обработку). |
2 |
- |
Уведомление |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. |
3 |
Дополнения к основному документу |
- |
К ранее направленному документу направляются дополнительные задания (или изменения ранее выданных заданий) и дополнительные материалы |
4 |
- |
Уведомление |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к основному документу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. |
5 |
- |
Документ-ответ |
В виде самостоятельного документа направляется ответ на переданный документ (или отчет о его исполнении). |
6 |
Уведомление |
- |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего документ-ответ, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа-ответа и др. |
1 |
2 |
3 |
4 Продолжение таблицы 10.2 |
7 |
- |
Дополнения к Документу-ответу |
К ранее направленному документу-ответу направляются дополнительные материалы. |
8 |
Уведомление |
- |
Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к документу-ответу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. |
При информационном взаимодействии систем управления документами отправка уведомлений, документов-ответов, дополнений к основному документу и дополнений к документу-ответу может либо не производиться, либо может производиться неоднократно.
Допустимый состав зон в сообщении зависит от его вида. Состав зон в зависимости от вида сообщения приведен в таблице 10.3.
Таблица 10.3 - Состав зон в зависимости от вида сообщения
Вид сообщения |
Перечень зон |
|
обязательных |
допустимых |
|
Основной документ |
Заголовок Документ |
Задания Дополнительные материалы Расширение |
Дополнения к основному документу |
Заголовок Документ* Задания или Дополнительные материалы |
Задания Дополнительные материалы Расширение |
Документ-ответ |
Заголовок Документ |
Дополнительные материалы Расширение |
Дополнения к Документу-ответу |
Заголовок Документ* Дополнительные материалы |
Расширение |
Уведомление |
Заголовок Уведомление |
Расширение |
* Зона «Документ» содержит только ссылочную информацию о ранее переданном документе, к которому относится передаваемая в данном сообщении информация |
||