- •Предисловие
- •1 Тема №1 введение в документационное обеспечение управления
- •1.1 Лекция №1 - Введение в документационное обеспечение управления
- •1.1.1 Общая структура документационного обеспечения управления
- •1.1.2 Основные понятия документационного обеспечения управления
- •1.1.3 Организационное построение службы делопроизводства
- •1.1.4 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- •2 Тема №2 технология работы с документами на предприятии
- •2.1 Лекции №2-3 - Обработка документов
- •2.1.1 Элементы организации документооборота
- •2.1.2 Регистрация документов
- •2.1.3 Обработка исходящих документов
- •2.1.4 Обработка внутренних документов
- •2.2 Лекция № 4 - Контроль исполнения документов
- •2.2.1 Контроль исполнения документов
- •2.2.2 Систематизация документов
- •3 Тема №3 формирование и хранение текущих дел
- •3.1 Лекция №5 - Формирование и хранение текущих дел
- •3.1.1 Формирование и оформление дел
- •3.1.2 Организация оперативного хранения дел
- •4.1.1 Экспертиза ценности документов
- •4.1.2 Оформление дел
- •4.1.3 Оформление обложки дела
- •4.2 Лекция №7 - Порядок передачи документов и дел в архив для дальнейшего хранения
- •4.2.1 Составление описей
- •4.2.2 Порядок передачи документов на хранение в архив
- •5.1.1 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1.2 Система плановой документации
- •5.1.3 Система отчетной документации
- •5.2 Лекция №9 – Документирование бухгалтерской и кадровой деятельности
- •5.2.1 Кадровая документация
- •5.2.2 Система бухгалтерской документации
- •6 Тема№6 управление документами
- •6.1 Лекция №10 Политика управления документами
- •6.1.1 Политика управления документами и ответственность
- •6.1.2 Требования к управлению документами
- •6.1.3 Характеристики документа
- •6.2 Лекция №11 Проектирование и внедрение системы управления документами
- •6.2.1 Общие положения
- •6.2.2 Характеристики систем управления документами
- •6.2.3 Проектирование и внедрение систем управления документами
- •6.2.4 Методология проектирования и внедрения системы управления документами
- •6.2.5 Прекращение применения систем управления документами
- •6.3 Лекции №12,13 - Процессы управления документами и контроль
- •6.3.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами
- •6.3.2 Определение сроков хранения документов
- •6.3.3 Включение документов в систему управления документами
- •6.3.4 Регистрация
- •6.3.5 Классификация
- •6.3.6 Хранение и обращение с документами
- •6.3.7 Доступ
- •6.3.8 Контроль документооборота
- •6.3.9 Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
- •6.3.10 Документирование процессов управления документами
- •6.3.11Мониторинг и аудит
- •6.3.12 Обучение
- •7.1.1 Термины и определения
- •7.1.2 Метаданные об управлении документами
- •7.1.3 Назначение и роль метаданных об управлении документами
- •7.1.4 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации
- •7.2 Лекция №15 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных
- •7.2.1 Права и обязанности агента
- •7.2.2 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных
- •7.3 Лекция №16 Управление метаданными
- •7.3.1 Общие положения
- •7.3.2 Уровни применения метаданных
- •7.3.3 Создание и использование метаданных
- •7.3.4 Процессы управления метаданными
- •7.3.5 Поддержка метаданных
- •7.3.6 Структуры метаданных
- •7.3.7 Роль систем
- •7.4 Лекция №17 Типы метаданных, требующиеся для поддержки исо 15489-1
- •7.4.1 Описание типов метаданных
- •7.4.2 Метаданные о документах
- •7.4.3 Метаданные, поддерживающие доступ к документам
- •7.4.4 Метаданные, поддерживающие безопасность документов
- •7.5 Лекция №18 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций
- •7.5.1 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся в момент ввода документа
- •7.5.2 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся после ввода документа
- •Раздел 5 «Нормативная среда»,
- •7.5.3 Метаданные об агентах
- •7.5.4 Метаданные о процессах деловых операций
- •7.5.5 Метаданные о процессах управления документами
- •8.1.2 Оформление дел для сдачи в ведомственный архив
- •8.1.3 Создание оптимальных условий хранения документов
- •8.1.4 Требования к помещению архива
- •8.1.5 Электрическое и противопожарное оборудование архивохранилищ
- •8.1.6 Стеллажное оборудование
- •8.1.7 Упаковка документов
- •8.2.2 Биологические факторы разрушения документов
- •8.2.3 Санитарно-гигиенические условия сохранности документов
- •8.2.4 Температурный режим сохранности документов
- •8.3 Лекция №22 Консервация документов
- •8.3.1 Общие положения
- •8.3.2 Режим хранения документов
- •8.3.3 Стабилизация и реставрация документов
- •8.3.4 Изготовление копий документов
- •9 Тема №9 электронные издания. Основные виды и выходные сведения
- •9.1 Лекция №23 Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
- •9.1.1 Определения и общие сведения
- •9.1.2 Состав и расположение выходных сведений
- •10 Тема №10 системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению
- •10.1 Лекция №24 Электронное сообщение
- •10.1.1 Термины и определения
- •10.1.2 Модель сообщения
- •10.1.3 Перечень и содержание зон сообщения
- •10.1.4 Описание информационного взаимодействия систем
- •10.2 Лекции №25-26 Правила описания зон сообщения
- •10.2.1 Правила описания зон сообщения
- •10.2.2 Порядок передачи файлов документов
- •10.2.3 Описание зоны «Заголовок»
- •10.2.4 Описание зоны «Документ»
- •10.2.5 Описание зоны «Задания»
- •10.2.6 Описание зоны «Дополнительные материалы»
- •10.2.7 Описание зоны «Расширение»
- •6.2.8 Описание зоны «Уведомление»
- •10.3 Лекции №27 Описание элементов электронного документооборота
- •10.3.1 Элемент Acknowledgement
- •10.3.2 Элемент AckResult
- •10.3.3 Элемент AddDocuments
- •10.3.4 Элемент Address
- •10.3.5 Элемент Addressee
- •10.3.6 Элементы Author, AuthorOrganization
- •10.3.7 Элемент Confident
- •10.3.8 Элемент DocNumber
- •10.3.9 Элемент DocTransfer
- •15.10 Элемент Document
- •10.3.11 Элемент Econtact
- •10.3.12 Элемент Executor
- •10.3.13 Элемент Expansion
- •10.3.14 Элемент Folder
- •10.3.15 Элемент Header
- •10.3.16 Элемент Name
- •10.3.17 Элемент Note
- •10.3.18 Элемент Official
- •10.3.19 Элементы OfficialPerson, OfficialPersonWithSign
- •10.3.20 Элемент Organization, OrganizationOnly, OrganizationWithSign
- •Послесловие
- •Библиографический список
- •Основные термины и определения
8.1.3 Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;
оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.
8.1.4 Требования к помещению архива
В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.
Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.
Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:
хранилище для хранения документов;
помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
помещения для работы исследователей (читальный зал);
рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.
Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.