§ 6 Підготовка відрядження керівника

I. Для успішного ходу ділової поїздки керівника секретар:

1. Підбирає всю необхідну для відрядження керівника інформацію

2. Готує і підбирає матеріали і документи, які можуть знадобитися керівнику в поїздці.

3. Забезпечує керівника Канцпрінадлежності (блокнотом для записів, авторучками, олівцями, бланками установи, пластиковими конвертами різного кольору або папками-швидкозшивачами та ін)

4. Друкує програму відрядження у двох примірниках (один - керівнику, другий - собі), в якій вказується:

• назва організацій та структурних підрозділів;

• зміст намічених заходів;

• місце і час їх проведення;

• зручний маршрут проїзду до готелю і організації.

II. Під час відсутності керівника секретар:

1. Виконує свої звичайні обов'язки.

2. Більше приділяє уваги питанням формування справ.

3. Передає кореспонденцію, що надходить заступнику керівника.

4. Переадресовує телефонні виклики зам. руководітеля.

5. Якщо відрядження позапланова, оповіщає записалися на прийом про його скасування

III. Після повернення керівника з відрядження секретар:

1. Інформує керівника про виконання доручених завдань.

2. Інформує про питання, що виникли в період відсутності керівника та про хід їх вирішення.

3. Обробляє матеріали відрядження - друкує, розмножує, передає в структурні підрозділи виконавцям.

4. Оформляє звіт про відрядження.

Відрядження

Що вважати відрядженням

Службові відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ).

Від відряджень потрібно відрізняти службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний характер (наприклад, стюардеси, провідники потягів, кур'єри). Такі умови праці є для них нормальними, оскільки спочатку відображені у трудовому договорі.

Чи вважати відрядженням поїздку співробітника не в інше місто, а в інший район того ж міста?

За змістом закону місцем постійної роботи вважається фірма (структурний підрозділ), в якій співробітник виконує свою трудову функцію постійно. Тому поїздку співробітника в іншу фірму (інший структурний підрозділ), розташовану в цій же місцевості, можна вважати відрядженням. Однак, якщо у співробітника є можливість щодня повертатися з відрядження до місця свого постійного проживання, добові (надбавки замість добових) йому не виплачуються (п. 15 інструкції Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 7 квітня 1988 р. № 62 «Про службові відрядження в межах СРСР ».

У законодавстві термін відрядження чітко не визначений. Мінімальний строк не встановлений взагалі. Що ж стосується максимальної тривалості поїздки, то в пункті 4 інструкції Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС «Про службові відрядження в межах СРСР» зазначено термін до 40 днів, а для будівельників, монтажників, наладчиків - до 1 року (без урахування часу, проведеного в дорозі). Однак нині чинний Трудовий кодекс не містить по термінах яких обмежень, так що при необхідності службові відрядження можуть продовжуватися і більше 40 днів.

Який максимальний термін закордонного відрядження?

Максимальний термін закордонного відрядження законодавчо не встановлено. По відрядженнях за кордон затверджені лише норми добових, які можна включати у витрати при оподаткуванні прибутку. Ці норми розмежовані за тривалістю перебування у відрядженні: до 60 днів та понад 60 днів (постанова Уряду РФ від 8 лютого 2002 р. № 93).

Кого не можна направляти у відрядження

Співробітника, який без поважних причин відмовився їхати у відрядження, ви можете притягнути до дисциплінарної відповідальності - зробити йому зауваження або оголосити догану. Однак є співробітники, яких взагалі не можна направляти у відрядження або можна відрядити тільки з їхньої письмової згоди. Останніх ви зобов'язані письмово оповістити про можливість відмовитися від запропонованої поїздки (ст. 259 ТК РФ).

Висновок

У міру того, як зростає рівень топ-менеджерів, зростають і вимоги до професії секретаря. У дев'яностих роках, відповідно до нових вимог, змінюється навчальний план в освітніх установах, орієнтованих на майбутніх секретарів.

Однак багато працюють секретарі, які мають профільну освіту, відзначають, що навіть новітні навчальні програми далеко не вичерпують той список знань і умінь, які необхідні сучасному секретарю. Зокрема, практиками наголошується необхідність володіння основами менеджменту, тайм-менеджменту та бізнес-психології. Однак проблема в тому, що в Росії дуже мало освітніх семінарів з цих дисциплін проводиться саме для секретарів - частіше вони бувають орієнтовані на керівників компаній.

В умовах жорсткої конкуренції деякі керівники можуть собі дозволити вибирати секретаря лише за зовнішніми даними. Такі якості, як зріст, вік і «кількість друкованих знаків в хвилину», все більше поступаються місцем освіченості, інтелекту, комунікабельності і стажу роботи. Сьогодні у всіх розвинених країнах при підготовці секретарів особливу увагу приділяють розширенню професійної ерудиції, кругозору, підвищенню здатності вирішувати різноманітні ділові задачі. Тому, секретар повинен підвищувати свою кваліфікацію постійно: займаючись самоосвітою або навчаючись на курсах.

Висока планка вимог і висока оплата праці, відповідна кваліфікації секретаря-референта, зробили цю професію престижною та привабливою. Але існують і негативні моменти в цій професії. Наприклад, секретар піддається стресовим ситуаціям значно частіше решти співробітників - це і небажані або нав'язливі відвідувачі, і нестриманість керівника, і напружений темп роботи, і т.д. Крім того, тут є кілька шкідливих виробничих факторів, наприклад, робота на комп'ютері негативно позначається на зорі, робота з оргтехнікою піддає додатковому електромагнітному випромінюванню і т.п.

Якщо вас не лякають ці нюанси, то можете сміливо працювати секретарем. Але при цьому треба пам'ятати, що наш час не випадково називають часом інформаційного буму. Джерелом необхідних відомостей є не тільки журнали, газети або книги, але й електронні бази даних, локальні та глобальні комп'ютерні мережі, такі як Інтернет. Важливо, щоб секретар орієнтувався в цьому інформаційному морі і знав, де шукати потрібну інформацію.

Література

1. Воржаева Н.В., Фролова І.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структурі документаційного забезпечення управління. М.: Попурі, 2007 - 602 с.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. М.: Держстандарт Росії, 2003. - 17 с.

3. Домнікова М.А., Привалова О.Ю. Давайте познайомимося! / / Секретар-референт, 2006. № 1. С. 34-38.

4. Домнікова М.А., Привалова О.Ю. Мої милі колеги. / / Секретар-референт, 2004. № 5. С.12-18.

5. Ішутіна Є. Секретар - довірена особа керівника. М.: Ділова книга, 2005. - 458 с.

6. Липецька В. Готуємося до ділової бесіди. / / Секретар-референт, 2004. № 10. С.78-81.

7. Несмеєвої А.Ф. Короткий курс корпоративного дарування. / / Секретар-референт, 2004. № 12. С. 45-47.

8. Рогожин М.Є. Офіс-майстер. М.: МЦФЕР, 2007. - 382 с.

9. Скріптунова Є., Зельцерман К. Організуємо прийом відвідувачів. / / Секретар-референт, 2006. № 4. С.35-43.

10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помічник керівника. М.: А-Пріор, 2007. - 256 с.