§ 5 Взаємини з керівником

Крім професійних якостей секретарська посаду досить складна у психологічному плані. І перш ніж претендувати на подібну вакансію, варто проаналізувати, які риси характеру вам притаманні. Вітається комунікабельність (в межах розумного), дипломатичність, уміння зберігати секрети (не тільки службові, але і особистого характеру), старанність і навіть уміння підкорятися. Якщо ви любите незалежність, то рано чи пізно це негативно позначиться на роботі. Може, не має сенсу ламати себе, щодня взаємодіючи з людиною, наділеним владою? Майбутньому секретарю необхідно зрозуміти: шеф жива людина і ніщо людське йому не чуже. Тут цінується вміння вибачити і зрозуміти, не приймати образи на свій особистий рахунок, всі свої зусилля спрямовувати в інтересах справи. Якщо винні, виправте, якщо шеф був несправедливий повірте, що він розумний і сам розбереться в цьому.

Ваше завдання допомогти начальнику зробити його роботу ефективною. Не сподівайтеся на свою геніальну пам'ять все, абсолютно все записуйте. Не чекайте вказівок шефа по самим незначним питанням, намагайтеся самостійно приймати рішення в межах своєї компетенції. Перебуваючи в приймальні, не робіть вигляд, що не помітили вхідного або дуже зайняті і не чуєте його! У якому б ви не були настрої, ввічливо і зацікавлено відповідайте по телефону. Президент однієї дуже великої компанії мав звичку періодично обдзвонювати всіх секретарів, щоб особисто переконається в їх коректності. Це пояснюється тим, що колись недружній відповідь колишнього секретаря коштував фірмі великого контракту. Захистіть шефа від непотрібних відвідувачів і дзвінків, якщо необхідно, вирішите його побутові проблеми. Як говорив Малкольм Болдріджа, хороша секретарка економить своєму начальнику більше часу, ніж службовий надзвуковий літак.

Розумний секретар сам варіює методи «приборкання» грізного шефа в залежності від ситуації і характеру об'єкта. Але є універсальний прийом для спілкування майже з будь-яким керівником: «Ви геній, Ваша величність!», Тобто потрібно постійно хвалити його самого, його справу і навіть свої ідеї видавати за його. Це, як правило, приємно будь шефові незалежно від його освіти, інтелекту і характеру. Але робіть це артистично, не скочуючись на грубу лестощі. Вашим професійним девізом має бути: «Начальник завжди правий!», І навіть в ситуації, коли, наприклад, він запізнився або не прийшов на переговори, ваше завдання придумати що-небудь переконливе, щоб не представляти свого шефа в невигідному світлі: «Михайло Олександрович просив його вибачити. Він затримується через транспортні проблеми. Буде протягом 20 хвилин »(не забудьте відвідувачам запропонувати чай-каву і займіть їх бесідою).

Однак є ті професійні секретарські риси, які цінують всі керівники. Головна з них - відданість своєму керівнику. З цим не народжуються, це потрібно в собі виховувати. Міністерські «секретарки», над якими ми часто іронізуючи, цією властивістю володіли цілком. Вони були беззавітно віддані своїм начальникам. Більшість сучасних керівників мріють про секретаря старого гарту, маючи на увазі їх безмежну відданість і надійність. Такому секретарю деколи навіть прощаються професійні промахи і помилки.

Секретар - це довірена особа керівника. Тільки дві людини в офісі володіють конфіденційною інформацією про шефа - секретар і водій. Керівник оцінить, якщо секретар ні словом, ні жестом не дасть зрозуміти стороннім, що він в курсі його особистих проблем. Ваше людське ставлення до слабкостей свого начальника, турбота і увага знайдуть відгук у будь-якого самого грізного шефа.

Взаємини з керівником можуть будуватися по-різному. Наприклад, секретар освітньої установи повинен бути в курсі всіх пересувань директора протягом дня. Іноді траплялися такі моменти, що директор відлучався з робочого місця, не попередивши секретаря про те, куди він пішов і коли повернеться. Часом, така ситуація ставила секретаря в незручне становище, тому що такі відлучки керівника траплялися дуже часто. Іноді, якщо керівнику дзвонили з Управління освітою, а його не було на місці і додзвонитися до нього не представлялося можливим, розмови переадресовувалися заступнику директора з навчально-виховної роботи. Одного разу, при проведенні розширеної наради з цивільної оборони, директор десь затримувався. Прийшли фахівці Управління освітою виявляли нетерпіння, тому нараду було розпочато без керівника. Причину його запізнення придумали поважну, сказавши, що він перебуває з документами в земельно-кадастровій палаті. А так як там дійсно процедура прийняття та розгляду документів дуже затягнута за часом, то таке запізнення пробачили, і не зробили адміністративного зауваження. Під так складалися відносини секретаря і директора донедавна. Але, врешті-решт, роботу такого керівника визнали неефективною і його звільнили.