§ 4 Організація переговорів, зібрань, ділових зустрічей керівника

Чи є у вас організаторські здібності? На жаль, тут теж все не так просто: від вас не повинна вкритися ні одна дрібниця. Наприклад, при організації наради для кожного його учасника вимагається підготувати потрібні документи, перевірити не тільки наявність паперу і авторучок, але і кількість стільців або крісел, а також свіжого повітря в приміщенні.

Переговори - це взаємозалежні процеси вироблення, обміну та виконання певних наборів обіцянок, які задовольняють основні інтереси договірних сторін. У свою чергу поняття "набори обіцянок" означає контракти, угоди, договори, конвенції, меморандум про взаєморозуміння, декрети про згоду, формули "даю чесне слово", а також рукостискання.

Найважливіші складові переговорів - місце і план-регламент їх проведення .

Ідеальне місце для переговорів - спокійне, комфортабельне і нейтральне простір, ніяк не пов'язане з діяльністю та проблемами учасників. Воно повинне відповідати наступним критеріям:

• бути вільним від відволікаючих моментів (шуму голосів, телефонних дзвінків і т.д.);

• бути зручним, добре освітленим, обладнаним підходящої меблями;

• відповідати статусу учасників переговорів;

• бути доступним для під'їзду машин;

• ціна за оренду повинна бути прийнятною для всіх учасників переговорів;

• мати додаткові приміщення, де сторони могли б працювати роздільно;

• поблизу повинні бути ресторан або кафе, туалетні і курильні кімнати.

Майже всі ми протягом року беремо участь у кількох нарадах, а багато час від часу самі проводять їх або займають місце в президії. Хоча обставини, в яких проходять наради, відрізняються один від одного, все ж вони мають деякі подібні риси, у відношенні яких хотілося б дати кілька корисних порад. Існує ряд загальних правил проведення будь-яких зборів, незалежно від приводів, за якими вони скликаються; якщо слідувати цим правилам, зустрічі проходять гладко, з користю для всіх присутніх і закінчуються вчасно.

Підготуйте порядок денний заздалегідь і намагайтеся неухильно її дотримуватися. Завчасно сповістіть учасників наради про причину його скликання і не відволікайтеся від наміченої теми.

Призначте час початку і закінчення зборів. Вчасно почніть та завершіть його. Вам не обов'язково вдаватися до драконівських заходів, проте необхідно стежити за тим, щоб охочі висловитися виступали по черзі, а інші учасники зустрічі їх при цьому не перебивали.

Думати про те, щоб не спізнитися на збори, повинні запрошені, а організатори зовсім не зобов'язані чекати, поки всі учасники зберуться.

Очікування спізнилися не приносить задоволення тим, хто прийшов до призначеного часу, і "карати" їх за ввічливість і дотримання професійної етики було б вкрай нечемно.

Коли на нараді присутні і господар, і головуючий, зустріч, як правило, завершує той, хто її скликав. Якщо він чи вона вважатиме, що дебати по обговорюваному питанню завершені, і досягнуто влаштовує всіх угоду про те, які кроки слід зробити в майбутньому, потрібно підвести підсумки і закрити зустріч: "Отже, ми обговорили наступні питання ...", або: " В результаті, ми прийшли до висновку про те, що діяти треба так ... ". Після цього варто повторити рішення, яке було прийнято, і, якщо для його здійснення необхідна додаткова інформація, нагадати про це тим, хто відповідає за її надання. Зустріч закінчується висловленням подяки тим співробітникам, які на ній були присутні й допомагали в її організації.

Письмові нотатки або магнітофонні записи, зроблені під час зустрічі, використовуються для складання доповіді про проведеній нараді, копії якого його організатор пізніше передає кожному з учасників. У доповіді зазвичай міститься детальний виклад заключних виступів. Він вручається учасникам не тільки для того, щоб нагадати про зміст дискусій, але й з метою вироблення єдиного підходу до проблеми.

Завершення переговорів, конференцій із залученням сторонніх організацій зазвичай закінчується врученням подарунків.

Вручення корпоративних подарунків - ціла наука, і вивчати її потрібно уважно і не кваплячись. Отже, почнемо з фундаментальних законів. Їх лише три:

1. Подарунок повинен відповідати за вартістю статусу людини, якій він буде піднесений.

2. Подарунок має бути корисним або приємним.

3. Подарунок повинен нагадувати людині про вас або про вашу компанію.

Парі виборі подарунка необхідно грунтуватися на тому, до якої з статусних груп відноситься людина, якій ви маєте намір його піднести. В залежності від цього подарунки діляться на три групи:

• Top: подарунки для особливо важливих персон.

• Middle: подарунки для менеджерів середньої ланки (партнерів, колег).

• Basis: масові подарунки, сувеніри

Подарунки кожної групи мають свою специфіку і вартість.