§ 3 Ведення ділових бесід

Як підготуватися до ділової бесіди, щоб досягти бажаного результату? Ділова бесіда, як і інші жанри ділового спілкування, відноситься до приватної риториці, в основі якої лежать загальні принципи і закономірності, але в той же час є тут і своя специфіка.

Ділову бесіду від інших типів бесіди відрізняє перш за все її спрямованість на рішення конкретної проблеми, а також ситуація, в якій вона ведеться, а саме - ситуація ділового спілкування.

Ділова бесіда вимагає застосування чітко вивіреної стратегії. Необхідно дотримуватися певних правил, щоб досягти взаєморозуміння. Стратегія завжди безпосередньо залежить від поставленої мети.

Слід всебічно продумати предмет обговорення і структуру бесіди: визначити тему і мету майбутньої бесіди, конкретні завдання, свої аргументи і можливі контраргументи партнера, черговість розглянутих питань (якщо їх декілька). При підготовці до бесіди корисно скласти психологічний портрет співрозмовника, по можливості ознайомитися з його позицією з даної проблеми. Не починайте розмову з обговорення тих питань, по яких ви розходитеся в думках, почніть з тих, в яких ви одностайні. У ході розмови чергуйте негативні і позитивні моменти, і завершіть розмову на "гарній ноті".

Намагайтеся гранично зрозуміло і переконливо висловити свою думку з даного питання. Кожна думка повинна бути точно сформульована. Точності вимагають і визначення - невиразні формулювання можуть викликати різні тлумачення одного і того ж питання, внести сум'яття, викликати нерозуміння, а часом привести до абсолютно непродуктивному спору. Будьте готові дати вичерпні роз'яснення своєї точки зору в тому випадку, якщо партнер з нею не згоден. У діловій бесіді важлива швидкість реагування на висловлювання партнера, об'єктивність в оцінці думок і пропозицій співбесідника. Мистецтво переконання полягає в тому, щоб підвести співрозмовника до потрібного висновку, а не нав'язувати цей висновок.

Особлива роль в риторичних тактиках ведення ділової бесіди належить техніці постановки питань. Уміле освоєння такої техніки дозволяє в повній мірі отримати необхідну інформацію, володіти ініціативою в бесіді, допомагає уникнути зайвої категоричності у твердженнях (на питання співрозмовник частіше відповідає, ніж заперечує). Крім того, питання переконують співбесідника в тому, що ви проявляєте до нього інтерес і прагнете встановити з ним креативні стосунки. Ставлячи питання, ви тим самим прагнете до продуктивного розвитку і поглибленню діалогу .

Формулюйте свої запитання так, щоб ваш співрозмовник не міг не погодитися з вами. Якщо ви згодні з його точкою зору, підкресліть його правоту. Якщо ж ви дотримуєтеся іншої точки зору, не починайте з різкого випаду: "Ні, ви не праві ..." або "Ви не розумієте, що ...", "Ви цього не знаєте".

Для першого етапу бесіди, на якому піднімаються нові проблеми, характерні відповіді Да-ні. На наступному етапі, коли розширюються кордони передачі інформації і починається збір фактів і обмін думками, слід задавати переважно відкриті і дзеркальні питання. Після цього настає етап закріплення і перевірки отриманої інформації. Тут переважають риторичні питання і питання для обдумування. І в кінці, намічаючи новий напрям інформування, ми користуємося переломними питаннями.

Чого ми добиваємося цими питаннями з погляду тактики? У будь-якому випадку уникаємо або істотно знижуємо небезпеку бесіди-сварки. Адже будь-яке твердження чи констатація, особливо не підкріплені очевидними фактами, викликають у співбесідника протест, незгоду і контраргументи у відкритій чи прихованій (внутрішній) формі. Якщо ж ми видозмінимо ці твердження і додамо їм форму питання, тим самим в значній мірі пом'якшивши їх, то співбесідник і сприйме їх легше, а іноді навіть як свою власну думку (завдяки риторичним питанням і питанням для обдумування) .