Слов’янський професійний машинобудівний ліцей

Реферат на тему:

Робота в приймальні керівника

Виповнила:

Уч. Гр..№ 8

Акіншина Ю.І.

Перевірив:

Буренко О.І.

Слов’янськ 2012

Зміст

§ 1 Організація робочого місця і робочого часу секретаря

§ 2 Робота з відвідувачами в приймальні

§ 3 Ведення ділових бесід

§ 4 Організація переговорів, зібрань, ділових зустрічей керівника

§ 5 Взаємини з керівником

§ 6 Підготовка відрядження керівника

висновок

література

Введення

§ 1 Організація робочого місця і робочого часу секретаря

Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій. Численні і різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатнім ступенем умовності) поділити на дві великі групи:

• Функції з документаційного забезпечення управління;

• Функції по так званому бездокументарній обслуговуванню керівника.

Виконуючи функції з документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою та оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням і використанням документів в поточній діяльності організації. Слід зазначити, що в недержавних структурах, де трудяться секретарі-референти, виділене діловодне підрозділ, як правило, не створюється, функції з діловодного обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Разом з тим робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами і підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально, з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків.

До функцій секретаря-референта по бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей і переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація та участь у роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильною експлуатацією оргтехніки.

Приймальна - це центр роботи фірми, адже від того, як організована робота в приймальні залежить ефективність роботи керівника.

Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря, зони його трудової діяльності, оснащеної необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.

Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар - референт, повинна бути в межах 12-16 кв.м. При виборі розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

1) підходи до меблів і устаткування;

2) розміщення меблів та обладнання;

3) потреба - в окремих випадках - особливих умов;

4) можливість установки допоміжного обладнання.

Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх функціональному розміщенню. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця і забезпечення відповідних нормам умов праці.

Розглянемо варіант організації робочого місця секретаря на прикладі освітньої установи (ОУ).

Приймальня знаходиться безпосередньо перед кабінетом керівника. Робоче місце секретаря в приймальні знаходиться зліва від входу, і розташоване так, щоб можна було легко бачити всіх вхідних. У приймальні знаходяться предмети, необхідні для роботи: робочий стіл, оргтехніка, шафа і сейф для зберігання документів. Для створення затишної атмосфери, в кутах приймальні розташовані великі рослини, оформлені в декоративні кашпо. Безпосередньо перед робочою зоною секретаря знаходиться зона для прийому відвідувачів, де розташована зручні меблі для очікування.

Робоче місце обладнане комп'ютером, монітор якого має плоский екран. Всі складові комп'ютера розташовані на спеціальних підставках і полицях столу, для оптимального звільнення робочого простору столу. Тут же знаходиться міні-АТС, оргтехніка.

На стінах приймальні розташовані ліцензія на право ведення освітньої діяльності, свідоцтво про державну акредитацію та атестацію установи. У холі перед приймальнею знаходиться інформаційний стенд, де представлені установчі документи: Статут ОУ, Правила внутрішнього трудового розпорядку, права та обов'язки учнів і батьків, інші локально-нормативні акти, що регламентують діяльність ОУ. Також тут розташована вітрина з інформаційними матеріалами, які повідомляють про основні досягнення установи, його співробітників і вихованців. На стіні холу розташована інформація про освітні послуги, що надаються ОУ, а також про додаткові платні послуги і ціни на них. У холі ОУ розміщується інформаційний бюлетень «Альтернативний вісник», який дає уявлення не тільки про офіційні заходи, але і розважальних, оголошення, новини і багато чого іншого - та інформація, яка допоможе відвідувачеві скласти уявлення про ОУ і скоротати час очікування.

Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку :

• - Велика різноманітність завдань зі значними розходженнями в них по ступені складності, важливості і т. д.;

• - Вельми насичений робочий день;

• - Необхідність виконувати паралельно кілька робіт;

• - Постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність у разі термінової роботи затримуватися після закінчення робочого дня;

• - Особливі умови роботи: телефонні дзвінки, виклики і т. п.

Чітка організація робочого місця дозволить без зайвих витрат часу знайти потрібний документ, навести будь-яку довідку, виконати будь-яку операцію з документами і значно більше встигнути за день. Тому, для раціонального використання робочого часу велике значення має планування діяльності секретаря.

Хорошим помічником при плануванні робочого дня може служити персональний комп'ютер. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т.п. найбільш популярною є інформаційна система Microsoft Outlook. Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря і його керівника. Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників .

План робочого дня секретаря (на прикладі ОП).

8³⁰ - прихід на роботу

8⁴⁵-перегляд вхідної кореспонденції

9⁰⁰-оперативну нараду перед директором (одержання завдання на день)

10⁰⁰ - робота з документами (підготовка листів, поточних документів)

12⁰⁰-відправка вихідної документації (по факсу, e-mail, з кур'єром)

13⁰⁰-обідню перерву

14⁰⁰-робота з керівником (підпис документів, підготовка проектів документів і т.д.)

16⁰⁰-перевірка виконання плану роботи на поточний день, внесення коректив, складання плану роботи на наступний день, підготовка плану заходів для керівника

Протягом дня - відповіді на телефонні дзвінки, прийом відвідувачів, виконання екстрених доручень керівника

17³⁰-завершення роботи, виключення оргтехніки, перевірка вікон, прибирання документів на свої місця.

Звичайно, таке планування є зразковим, так як кожен день може вносити свої корективи, але даного розпорядку дня секретар дотримується для раціонального використання свого робочого часу.