Личные дела

Представляют собой совокупность документов содержащих сведенья о работнике – личные дела заводятся на всех работников предприятия.

Документы, входящие в личные дела:

1) Внутренняя опись документов имеющихся в личном деле

2) Анкета или личный листок по учёту кадров.

3) Резюме или автобиография.

4) Копии документов об образовании.

5) Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы, учёбы.

6) Трудовой договор

7) Копии приказов о приёме, назначении, переводе, увольнении.

8) Копии документов об утверждении в должности.

9) Различные справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов – она содержит сведенья о порядковых номерах документов дела, их индексах, регистрационных номерах, заголовках, датах. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием наименования должности и расшифровки подписи, даты составления. Листы личного дела и её внутренней описи нумеруются отдельно. Нумерация листов личного дела ведётся снизу вверх в верхнем правом углу карандашом.

Личный листок по учёту кадров – содержит биографические сведенья о работнике, его образование. При этом применяются следующие формулировки – начальное, неполное среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее. Семейное положение – женат, замужем, разведён, разведена, вдовец, вдова, холост, не замужем. После чего перечисляются члены семьи с указанием родства. При этом указываются фамилия имя отчество и год рождения каждого члена семьи. Личный листок по учёту кадров заполняется самим работником от руки. При его заполнении используются следующие документы – паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании, документы ВАК о присуждении ученого звания, документы об имеющихся изобретениях. Подписывается работником. Анкета – аналогичный документ. Но подписывается как работником, так и сотрудником отдела кадров.

Необходимо знать, что по трудовому законодательству РФ запрещается требовать от поступающего лица документы при приёме на работу не предусмотренные законодательством. Личные дела заводят в момент после издания приказа о приёме на работу.

Документы собираются скоросшивателем.

Личные дела хранятся в отделе кадров в специальных сейфах и могут выдаваться на время лишь определённым лицам.

Изменения в личные дела вводятся только лицами ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны храниться 75 лет минус возраст и должны передаваться на архивное хранение.

Структура и штатная численность предприятия

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается структура и определяется штатная численность предприятия, что и закрепляется в соответствующем документе. Оформляется этот документ на общем бланке предприятия с обязательным реквизитом «утверждение».

Заголовок к тексту должен обязательно.

Оформляется в виде таблице из двух граф. В первой указываются наименования структурных подразделений и должностей по каждому из них. Во второй указывается количество штатных единиц по каждой должности.

Подписывает этот документ руководитель службы кадров.

Визы – бухгалтера и экономиста.

Все изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом о внесении изменении структуры и штатной численности предприятия.

Подписывает руководитель и визы главного бухгалтера, начальника отдела кадров.

Это документ постоянного срока хранения и он передаётся на архивное хранение.