Докладные служебные и объяснительные записки

Докладная записка это документ адресованный руководителю предприятия, реже вышестоящему органу и содержащий изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями или информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте или о выполненной работе.

Докладные записки готовятся по инициативе самого работника так и по указанию директора.

Цель инициативной докладной записки побудить руководителя принять определённое решение.

Текст докладной записки делится на 2 части:

1. Констатирующая или описательная – в этой части излагаются факты или события, которые послужили поводом к написанию данной докладной записки.

2. Основная часть – эта часть должна содержать выводы, просьбы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Оформляется докладная записка на общем бланке, подписывается составителем.

Датой докладной записки является дата подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются.

Служебная записка.

Может не регистрироваться. Текст её содержит просьбы и предложения руководителю.

Объяснительная записка.

Это документ поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, события, поступка.

Существуют 2 вида объяснительных записок:

1. Документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений.

2. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Лекция за 12.10.2011 Коммерческий договор

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между предприятиями, фирмами - являются коммерческие договоры или контракты. Договор документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких либо отношений.

Характер сделки, условие поставки, транспортировка, упаковка, маркировка, цена, качество, оплата, гарантии: все это отражение коммерческого договора.

Все деловые взаимоотношениями между рынками регламентируются законодательством и теми условиями в своем договоре. Успех договора зависит, как составлен договор. Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, т. е направление оферт. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки об этом говорит статься 425.Принятие предложение другой стороны считается акцептом, согласно законодательству акцепт должен быть полный и безоговорочный.

Каким же должен быть надежный договор. Надежный договор, который заключен в ваших интересах, во вторых он не должен нарушать действующего законодательства, в третьих в ваши интересы должны быть юридически надежно защищены, обязанности вашего контрагента строго обозначены его ответственностью, в четвертых в договоре не должно содержаться каких либо подводных камней, так как это сможет свести на нет всю сделку.

Основные правила заключения сделки:

- Необходимо четко представлять, что вы затеиваете и что хотите получить от этого.

- Проект предстоящего договора лучше составлять самому, чем доверять партнеру или контрагенту.

- Никогда не подписывать договор пока его не завизирует ваш юрист.

- Не допускать двусмысленности и недомолвок в формуле роста.

Договор состоит:

Во введении договора вы должны обязательно дать название вида документа и заголовок текста, который будет отвечать на вопрос: Договор чего? О чем? На что?

Вы должны указать дату договора (дата договора последняя дата подписания), место составления договора, номер договора (состоит из регистрационных номеров тех фирм, которые заключены между фирмами), наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм), предмет контракта (договора), условия и сроки поставки и перевозок хранения упаковки рекламы реализации, условия и сроки поставки, особенности и порядок расчета, порядок сдачи приема выполненных работ, ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, переход права собственности и риска, порядок разрешения споров, юридические адреса сторон с указанием почтовых адресов банковских реквизитов основных телефонов, юридические адреса сторон, подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки, дат подписаний, печати фирм контрагентов.

Коммерческие договоры хранятся три года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ней. Договоры с иностранными партнерами хранят не менее 10 лет с учетом разницы сроков исковой давности других стран, так же при условии ревизии по ней.

Инструкции нужны для подразделения целей, порядка определений.

Заголовок инструкции должен четко отчерчивать вопросы, объекты и лиц на которые распространяются ее цели.

В комплексе организационных документов коммерческих и государственных предприятий; особое место занимает должностная инструкция.

Это нормативный документ, в котором определены функции права и обязанности работников предприятий. На основании должностных инструкций разрабатывается трудовой договор с работником.

Должностные инструкции разрабатываются работником с работой по персоналу на основании квалификационных справочников. В этом справочнике расписаны все должности, которые есть в РФ.

Согласовываться инструкция будет обязательно с юрисконсульством или начальником юридического отдела или руководителя отдела, для которого составляется инструкция. Подписывается руководителем кадров или зам директором кадров. Министерство и ведомство РФ разрабатывают типовые должностные инструкции для своих предприятий.

Должностная инструкция состоит из разделов:

1) Общие положения.

Устанавливается категория работников, область деятельности работников, порядок назначения и освобождения от должности работника, замещения его во время отсутствия, квалификационные требования (требования к образованию и стажу работ), подчиненность работников, должностные лица которыми он будет руководить, нормативные документы которыми должен руководствоваться работник своей деятельностью.

2) Функции.

В этом разделе перечисляются основные направления деятельности работников.

3) - Должностные обязанности.

В этом разделе определены конкретные виды работ, которые должен выполнять работник на этой должности, формулировка этого раздела глаголы должны использоваться в неопределенной форме.

4) – Права.

В разделе права установлены права необходимые работнику на выполнение возложенных на него обязанностей.

5) Ответственность.

В этом разделе указываются, за что несет ответственность данный работник на этой должности.

6) Трудовые взаимоотношения.

Этот раздел регулирует взаимоотношения между лицами, устанавливается круг служебных связей, порядок отчета, и других документов, периодичность представлений

Все изменения в должностную инструкцию вводятся директором предприятия, они хранятся три года после замены, хранятся в 2 экземплярах.