Следующий документ – протокол.

Протокол – это организационно-распорядительный документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

В коммерческом предприятии составляются протоколы заседания директоров и т.п.

Протокол – документ с записью всего происходящего на заседании собрания.

Протокол ведётся секретарем или стенографом.

От квалификации секретаря зависит и качество самого протокола.

По полноте освещения протоколы могут быть полными или краткими.

Заголовок тексту протокола должен отвечать на вопрос «Чего».

В разделе присутствовали, указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Далее пишется Повестка дня, которая содержит вопросы, вынесенные на обсуждение данного собрания.

Каждый пункт повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, записывается с новой строки с абзаца.

После повестки дня начинается основная часть протокола, которая состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня.

Если после выступления или в ходе обсуждения доклада задавались вопросы – они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами.

Постановления указывают в протоколе полностью, текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Краткий протокол – в кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии, инициалы тех, кто участвовал в обсуждении и принятые решения или постановления.

Однако по усмотрению председателя особое мнение или важные выступления могут быть внесены в протокол полностью.

К протоколу подшиваются представленные материалы. Решения, принятые на заседании доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов составленных на основании этого протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия и хранятся не менее 10 лет.

Лекция 5

Акты

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, в отдельных случаях одним лицом и подтверждающий факты события.

Акты составляются в различных ситуациях и имеют много разновидностей:

1. Акт приёма на работу по договору.

2. Акт приёма передачи документов при смене руководителя.

3. Акт списания материалов.

4. Акт ликвидации предприятия.

5. Акт Дегустации и так далее…

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.

Члены комиссии должны изучить существо вопроса, которое подлежит отражению в акте.

Законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос:

В акте должны отражаться только те факты, которые точно установлены лицами подписывающими его.

Первоначально ведут черновые записи, а далее акт оформляется начисто, подписывается, утверждается.

Акты составляются постоянной комиссией или назначенной указом руководителя.

Текст акта делится обычно на 2 части: вводную и основную.

Вводная – указывается основание его составления (ссылка на какой-то документ; на устное распоряжение документа; на какие-либо факты, события, действия). Указывается состав комиссии, где указывают инициалы и фамилии председателя. Инициалы и фамилии членов комиссии.

При необходимости указываются должности.

Основная – в ней излагаются цели, задачи и существо проведённой работы, её результаты, выводы. Заключения, предложения.

Если составляется акт с ограничением доступа информации, то в конце текста должны указываться данные о количестве составленных актов и о месте хранения каждого акта.

Многие акты необходимо утвердить руководителем, а подпись его должна быть заверена печатью предприятия.

Особую группу образуют коммерческие акты – эти акты устанавливают факты повреждения, порчи или недодачи груза и иных нарушений правил транспортировки.

Коммерческие акты составляются на типографском бланке установочного образца.

Должны они заполняться без помарок, подчисток, зачёркиванием, замазок. Все исправления и дополнения к акту должны быть заверены подписями двух сторон.