Организационный документ - Положение

Положение – это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, компетенцию и организацию работы. Например, положение о государственной автомобильной инспекции. В управленческой деятельности создают положения регулирующие совокупность организационных и трудовых отношений по конкретным вопросам: положение о документах и документообороте и бухгалтерском учёте.

Положение бывает 2 видов:

1) Типовые положения. Разрабатываются государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий. Например, типовое положение об отделе кадров.

2) Индивидуальные положения разрабатываются для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, положение о персоналии ОАО «Спорт».

Отдельную группу составляют положения о проведении, каких либо конкретных мероприятий: смотры, конкурсы, аукционы. Например, положение РГГМУ о проведении конкурса на лучшую выпускную работу.

Наиболее распространенный вид положения это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурного подразделения предприятия.

В практике администрирования администрации предприятия имеющего внутреннюю организационную структуру положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы.

Общий бланк.

Текст положения должен включать следующие разделы:

- в этом разделе указывается точное наименование структурного подразделения

- время его создания

- на основании, какого документа.

- степень самостоятельности этого подразделения.

Даётся также перечень основных правовых нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

Второй раздел – Цели и задачи.

Здесь в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения, и перечисляются основные задачи.

Третий раздел – Функции и обязанности.

Он является основным разделом положения и должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения и его обязанности.

Формулировка каждого пункта этого раздела должна отвечать на вопрос – что делать.

Четвёртый раздел – Права.

В этом разделе перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчёркивается обычно их соответствие действующему законодательству, нормативно правовым документам правительства РФ, вышестоящих органов управления и документам регламентирующим деятельность данной фирмы или организации.

Пятый раздел – руководство.

Этот раздел содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования, стажу практической работы.

В этом разделе выделяют отдельно обязанности руководителя:

- координацию деятельности структурного подразделения

- планирование его работы

- контроль за работой сотрудников

- совершенствование организационной структуры подразделения

- участие в разработке нормативно-методического обеспечения и так далее

Для разграничения прав подразделения и его руководителя в этом разделе устанавливают персональные права руководителя:

- право устанавливать круг ответственности своих заместителей

- утверждать определённые документы в рамках своей компетентности

- издавать утверждения и указания по определённому кругу вопросов

- представляет документы на назначение на должность и освобождение от занимаемых должностей

- применять меры поощрения и взыскания

В этом же разделе перечисляется, за что руководитель несёт персональную ответственность:

- выполнение задач возложенных на структурное подразделение

- состояние документации

- её соответствие правовым и нормативным документам

- достоверность информации и её утечку

- организации работы подразделения

- работу с кадрами

- за не выполнение задач возложенных на руководителя положения

Шестой раздел – взаимоотношения или служебные связи.

Фиксируются документные связи, а это наименования документов. Периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства.

Определяется состав документов разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками положения (руководитель структурного подразделения). Визировать это положение должна юридическая служба в том, в которой она представлена на предприятии.

Положение должно обязательно утверждаться руководителем предприятия и только в этот момент положение приобретает юридическую силу.