Документирование (Лекции)

Тимофеева Валентина Николаевна

Документирование это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

14.09.2011 – Лекция №2

Великая Октябрьская социалистическая революция в корне изменила систему государственных учреждений в России. А эта смена потребовала быстрой перестройки концепции управления страной в целом, аппарата управления государственными учреждениями и системы дела производства.

Власть, как и любая управленческая структура, основывается на действующих или вновь создаваемых законах, прав, норм. А это значит что делопроизводства – является основной ролью в управлении, так как она является системой закрепления принимаемых решений.

Из истории – для управления государством был создан СОВНАРКОМ, а все старые работники министерств были уволены.

На уровне делопроизводства негативно отражались последствия гражданской войны.

8 декабря 1918 года начали издаваться первые законы, нормативные документы (постановление совета рабочих и крестьянской работы).

Это постановление предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами.

В это время был издан декрет о порядке утверждения и опубликования законов, постановления о форме бланков государственных учреждений, о точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты и положение о делопроизводстве.

В 20-ые года прошлого века стали проводиться исследования в области научной организации труда.

Совершенствование документирования, исполнения, планирования и учёта, улучшения делопроизводства в аппарате управления. А 1926 году был создан государственный институт техники управления.

При этом институте был создан кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда на носители информации.

Разработки велись по направлениям: способ регистрации документов, выбор рациональных методов учёта документации, контроль исполнения документов, хранение документов.

Так же был подготовлен проект общих правил документации и документооборота. Этот проект предполагал введение единых правил делопроизводства и документооборота в общегосударственном масштабе, но правила были недоработаны ввиду ликвидации этого института в 1932 году.

В это время издаётся много литературы в вопросах делопроизводства.

Интерес к этой сфере деятельности возродился только к началу 60-ых годов. 30 сентября 1961-го года вышло постановление совета министров РСФСР которое называлось о мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР.

Это положение утвердило примерную инструкцию по делопроизводству для учреждений и организаций.

Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление СОВМИНА СССР от 25-го июля 1963 года, которое называлось о мерах улучшения архивного дела в СССР. В этом постановлении была поставлена задача главному архивному управлению и ряду государственных ведомств разработки единой государственной системы делопроизводства. А в 1966 в рамках главного архивного управления был создан всесоюзный научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела.

8 мая 64-го года совет министров РСФСР принял постановление, которое называлось об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству. На основании этого постановления был открыт первый в стране факультет государственного делопроизводства в московском государственном историко-архивном институте, который стал готовить специалистов по документированию.

Внедрение в аппарат управления вычислительной технике привело к переработке единой государственной системы делопроизводства. В 1988 году была утверждена вторая редакция этой системы, которую назвали ЕГСДОУ.

Положение этой системы распространялись на всю управленческую документацию.

Развитие советского делопроизводства заложило основу для современного делопроизводства России.

Трудно представить какой либо вид деятельности не связанный с получением, хранением, обработкой и передачей информации.

Управление имеет информационную природу по крайне мере в той её части, которая касается управления между людьми.

Этапы методов работы с документами:

1. 70-ые – 80-ые годы – традиционные методы работы с документами.

2. С конца 80-х годов. Существование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным.

В нашей стране был принят закон под названием «Об информации, информатизации и защите информации». Этим законом установлены правовые нормы создания, сбора, накопления, хранения, поиска распространения и представления информации.

Функции управления

Все формы в управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возможных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым присущим любому управленческому аппарату.

К таким функциям относятся планирование, прогнозирование, регулирование, организация, контроль, анализ.

Анализ – сбор, хранение, обработка и использование информации для обоснования и реализации других функций управления.

В отличие от других функций управления анализ не имеет прямого активного воздействия субъекта на объект управления, поэтому он обслуживает другие функции управления.

Реализация функций анализа требует многих качеств управления, поскольку должен быть соединён с подготовкой материалов для обоснования и выработки управленческих решений. Анализ должен быть хорошо информирован. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по вопросу или управляемому объекту.

Под информацией понимаются сведения о окружающем мире, которые имеют форму символов, как доступных понятных человеку так и требующих анализа, осмысления, расшифровки.

В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а так же окружающей среды. Важнейшим свойством информации является возможность её многократного использования.

Информация является основным предметом труда руководителей всех уровней управления и специалистов и требует тщательной подготовки.

Информация, которая используется в управлении по источникам, может быть подразделена:

- Внешняя

- Внутренняя

По времени её использования в информационных потоках можно выделить:

- Постоянная – Является относительно стабильной.

- Переменная

По отношению к системе информация делится:

- Входная – характеризует информационные потоки, поступающие в данную систему, то есть на данную фирму.

- Выходная – характеризует продукт деятельности системы.

От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения.

Носителем информации, то есть результатом отражения фактов, событий предметов явлений объективной и мыслительной деятельности человека и выступает документ.

Упрощение аппарата управления, улучшение его деятельности неразрывно связаны с правильной организации работы с документами.

Единство правил документирования, управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ЕГСДОУ и УСД.

УСД – унифицированная система документации это комплекс взаимоувязанных документов созданных по единым правилам и требованиям содержащих информацию необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

УСД – предназначены для использования, как средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированным системам документации, требованиям ЕГСДОУ, уставам организаций фирм и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Корреспонденция - в процессе деятельности любой фирмы, предприятия, организации их органы управления и должностные лица принимают решения, издают приказы, дают указания, составляют акты, протоколы, пишут докладные, служебные записки, письма, телеграммы, справки, исковые заявления, вступают в договорные и другие отношения. Все выше названные документы принято называть корреспонденций.

Документирование – это составление, исполнение, оформление и исполнение документов.

Организация документов – это регистрация документов, контроль исполнения, надлежащее хранение исполненных документов и передача законченных дел в архив или на уничтожение.

Делопроизводство – это совокупность работ связанных с документированием управленческой деятельности предприятия и организации документов в процессе осуществления управленческих функций.

В управлении предприятием и фирмой переоценка так и недооценка корреспонденции.

Документы – понятие и классификации

ОРД создаются, и циркулирует вне зависимости деятельности предприятия.

Несомненно, что эффективное нормативное регламентирование процесса документирования имеет очень большое значение.

В качестве одного из средств регулирования документооборота выступают государственные стандарты.

Российские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу.

Стандартом документ определён следующим образом – это материальный объект с информацией закрепленной созданным человеком способом, зафиксированной на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими её идентифицировать для передачи во времени и пространстве.

Документ может быть получен различными способами – посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи, видеозаписи и так далее. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи её другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени.

Регистрируя явления, документ выполняет функцию учёта, используя как доказательства чего либо.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решений, но и доказательством его исполнения, источником анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.

Учётно-отчётные документы поступают с нижнего уровня управления на верхний. По этим документам можно оценить состояние дел на фирме. Эта информация является базой для планирования работы фирмы, прогнозирования деятельности фирм.

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Система документации – совокупность взаимоувязанных документов применяемых в определённой сфере деятельности.

Унификация – заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Установлены следующие категории стандартов – государственные стандарты, отраслевые стандарты, республиканские стандарты.

Основными действующими государственными стандартами в области документов делопроизводства являются следующие стандарты –

ГОСТ 51141-98 называется «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения.

ГОСТ Р6.30-2003 называется «Унифицированные системы документации». Требования к оформлению документа.

ГОСТ 6.10.1-88 называется «Унифицированные системы документации». Основные положения.

ГОСТ 6.10.26.10.2-83 «Унифицированные системы документации». Термины и определения.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации». Требования к построению формуляра образца.

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограме создаваемым средствами вычислительной техники».

Основные документы управления

При всём многообразии документов составляемых на предприятиях вне зависимости от специфики этого предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

1. Организационные документы предприятия. К ним относятся устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка.

2. Распорядительные документы предприятия. К ним относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, постановления.

3. Документы по личному составу предприятия. К ним относятся приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки.

4. Финансово-бухгалтерские документы предприятия. К ним относятся главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий и инвентаризаций, планы, сметы, кассовые книги и так далее.

5. Информационно-справочные документы предприятия. К ним относятся акты, кроме актов ревизий и инвентаризаций, письма, факсы, справки, докладные служебные и объяснительные записки, протоколы.

6. Нормативные документы выше стоящих органов. К ним относятся документы, которые приходят на предприятия от государственных и муниципальных организаций.

7. Коммерческие договоры или контракты. Это основные документы предпринимательской деятельности любого предприятия.

Приказы по основной деятельности предприятия – приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких либо вопросов.

К приказам по основной деятельности предприятия относятся приказы по организации работы предприятия, финансирования, планирования, отчётности, снабжения, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

1. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений.

2. Подготовка проекта приказа.

3. Согласование проекта приказа.

4. Подписание приказа руководителем.

5. Регистрация приказа.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Подготовка проекта может быть поручена одному или нескольким подразделениям или отдельным должностным лицам.

При разработке проектов сложных и больших приказов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, которое обеспечит высокое качество документа это достаточная компетентность лиц его готовящая.

Датой приказа является – дата подписания его руководителя.

Нумерация приказа производится в валовом порядке с 1-го января по 31-ое декабря внутри года.

Приказы по основной деятельности ведутся и нумеруются отдельно от приказов по личному составу.

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чём».

Недопустимо использовать заголовки типа: Приказ по предприятию, приказ директора.

Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: 1 часть – констатирующая – указываются основания издания приказа. Эту часть приказа иногда опускают, если цель приказа очевидна. 2 часть – распорядительная – эта часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» от начала строки в пропущенных строках до и после. Дальше строится распоряжение по принципу: кому, что делать, сроки окончания этой работы. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме. Например, подготовить, организовать, обеспечить и так далее.

К формулировкам распорядительной части приказа предъявляются особые жёсткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, чёткими, ясными, не допускающими различных толкований.

Текст приказа делится на пункты, если распоряжений несколько. Каждый пункт начинается с новой строки с абзаца и нумеруется арабской цифрой с точкой. И в таких приказах последним пунктом указывается лицо, которое осуществляет контроль исполнения приказа в целом.

1. Контроль исполнения приказа в целом возложить на…

2. Контроль исполнения приказа в целом оставляю за собой…

В случае необходимости в приказах перечислятся раннее изданные документы, которые данным приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы, а это инструкции, правила, положения, то они оформляются как приложения к приказу.

После проведения согласования проект приказа идёт на подпись руководителю, и проставляют дату этого приказа. Без согласования руководитель не подпишет приказ.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан его срок введения его в действие.

Далее документ идёт на регистрацию в службу ДОУ в 2-ух экземплярах.

Подлинник приказа регистрируется и сразу откладывается в папку для последующей передачей в архив.

Составитель приказа на оборотной стороне приказа составляет список ознакомления. Для этого наверху. Посередине пишут заглавными буквами «СПИСОЕ ОЗНАКОМЛЕНИЯ» и строят табличку из 4-х граф.

Иванов	УДПТС	Ознакомлен	Подпись и дата
Шумаков	Бухгалтерия

Аналогично происходит работа с такими документами как: постановление, распоряжение, указание.