3.Организационная структура и описание функциональных областей фотоателье ооо «Спектр»

Организационная структура представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных подразделений организаций, обособившихся в результате внутрифирменного процесса разделения труда.

Подразделения организации объединяют официальные группы работников, ответственных за исполнение конкретного набора производственных, финансовых, управленческих и иных функций.

Под структурой любой системы обычно понимают организацию связей и отношений между подсистемами и элементами системы, а также состав этих подсистем и элементов, каждому из которых соответствует определенная функция. Свойства структуры организации во многом определяют ее поведение. Главной характеристикой качества структуры любой экономической системы является сбалансированность и пропорциональность ее частей (подсистем).

Таким образом, организационная структура– это упорядоченная совокупность взаимосвязанных подсистем (отделы, службы, департаменты) и элементов (работники) организации, характеризующая организацию как целостную экономическую систему.

Эффективная организационная структура управления позволяет взаимодействовать с внешней средой, реагировать на ее изменения, распределять и направлять внутренние ресурсы и усилия своих сотрудников на достижение стоящих перед организацией целей.

В рамках организационной структуры управления протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации, ресурсов, идей, принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней.

Понятие организационной структуры тесно связано с такими понятиями, как соотношение ответственности и полномочий, централизация и децен­трализация, ответственность и контроль, нормы управляемости, орга­низационная политика фирмы, модели и проектирование организационных структур. Организационная структура управления опирается на основные принципы управления:

1. принцип иерархичности уровней управления – каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

2. принцип целеполагания – организационная структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной наиболее эффективному их выполнению;

3. принцип соответствия – в ОСУ должен реализовываться принцип соответствия полномочий и ответственности работников, с одной стороны, и квалификации и уровня культуры – с другой (именно с помощью ОСУ реализуется система ответственности и полномочий);

4. принцип разделения труда – ОСУ должна обеспечить оптимальное разделение труда между органами управления и объемом их полномочий;

5. принцип ограничения полномочий – полномочия руководителей ог­раничиваются миссией и целями организации, факторами внешней среды, уровнем культуры, традициями и нормами;

6. принцип адаптации – ОСУ должна быть достаточно гибкой и реаги­ровать на внешние и внутренние изменения; ОСУ должна быть адекватна социально-культурной среде организации.

Для разработки организационной структуры ООО «Спектр» необходимо выделить и описать функциональные области, через которые осуществляется общая деятельность организации.

К функциональным областям ООО «Спектр» относятся:

1. Производство. В данной области осуществляется производственная деятельность организации, как совокупность выполняемых производственных действий и операций, связанных с выполнением печатных работ. В данную область вовлечены следующие производственные ресурсы: производственное оборудование, инвентарь, материалы, сотрудники, производящие необходимые операции по печати.

2. Сбыт и маркетинг. В данной области осуществляется деятельность, связанная с привлечением клиентов для осуществления для них различных видов печатных работ и оказания прочих услуг, таких как перенос фотографий на футболки кружки и т.д., и продажи альбомов и рамок для фотографий. Для реализации данных функций, в организации предусмотрен отдел маркетинга. В его состав входят 1 сотрудник, занимающийся привлечением клиентов, а также разработкой маркетинговых мероприятий.

3. Снабжение. В данной области осуществляется деятельность в сфере обеспечения предприятия требуемыми производственными ресурсами, а также офисными принадлежностями и инвентарем непроизводственного назначения.

4. Финансы. В данной области осуществляется деятельность в сфере финансового управления на предприятии. Координации финансовых потоков, оптимизации источников финансирования, рационализации направлений расходования средств, а также учёт осуществляемых хозяйственных операций.

Построение организационных структур управления осуществляется с учетом следующих принципов:

• соответствие структуры управления целям и стратегии предприятия;

• единство структуры и функции управления;

• первичность функции и вторичность органа управления;

• рациональное сочетание в структуре управления централизации, специализации и интеграции функций управления;

• соотношение структуры управления с производственной структурой предприятия;

• комплексная увязка в структуре управления всех видов деятельности;

• соответствие системы сбора и обработки информации организационной структуре управления.

Этапы организационного проектирования:

1. Осуществление деления организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.

2. Установление соотношения полномочий различных должностей.

3. Исходя из требуемого набора выполняемых функций, определяемых уровнем управления и должностью, разрабатываются должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций, выполнение которых поручается конкретным исполнителям.

Исходя из представленной модели фотоателье ООО «Спектр», наиболее приемлемой для нее является линейная организационная структура. Это самая простая иерархическая структура управления, называемая также пирамидальной или бюрократической.

Линейная структура состоит из руководителя (предприятия) и нескольких подчиненных работников, крупные же предприятия могут иметь до 3-4-х и более уровней иерархии. Основные преимущества линейных организационных структур:

• четкая система взаимных связей;

• быстрота реакции в ответ на прямые приказания;

• согласованность действий исполнителей;

• оперативность в принятии решений;

• ясно выраженная личная ответственность руководителя за принятые решения.

Тип связи – прямой единичный между подчинёнными.

Использование линейной организационной структуры в ООО «Спектр» обусловлено тем, что выполняется относительно ограниченный перечень работ, для обеспечения своего функционирования требуется решение стандартных управленческих задач.

Организационная структура ООО «Спектр» представлена на рис. 1.

Владелец предприятия

Управляющий

Бухгалтер

Работник 3

Работник 2

Работник 1

Рис. 1. Организационная структура ООО «Спектр»

В организационной структуре ООО «Спектр» представлена совокупность сотрудников предприятия, обеспечивающих эффективное функционирование и взаимодействие внутри предприятия. Руководителем является управляющий, который подчиняется и отчитывается перед владельцем предприятия.

Управляющий руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

Бухгалтер на данном предприятии выполняет функции сотрудников финансового, коммерческого отделов, отдела кадров и непосредственно функции главного бухгалтера.

В качестве сотрудника финансового отдела бухгалтер организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость. Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов, погашение займов, выплату процентов, заработной платы, перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контролирует правильность составления и оформления отчетной документации. Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

Как сотрудник коммерческого отдела бухгалтер принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

Выполнение обязанностей главного бухгалтера сводится к осуществлению организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроля за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Бухгалтер формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Проводит работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.

Как сотрудник отдела кадров бухгалтер рассматривает кандидатуры, претендующие на должность, и передаёт их на утверждение управляющему.