5.1.1.1. Стандартные информационные процедуры

После изучения этого раздела вы должны представлять себе содержание основных видов информационных процедур.

Стадия сбора включает первоначальное восприятие и прием информации. Источником информации выступает производственно-хозяйственная деятельность пользователя. В финансовой и кредитной деятельности осуществляется сбор уже зарегистрированных данных в виде документа. Документ, как носитель данных, не удобен для автоматизированной обработки, так как требует множество вспомогательных действий (проверка, запись на машинный носитель и т.д.). Однако, там, где необходима фиксация материальной ответственности лиц, инициирующих действие, продолжается использоваться именно бумажный документ. В настоящее время проводиться работа по замене бумажных носителей на магнитный или машиночитаемый многоразового использования.

При сборе данных ставиться задача получения точного, своевременного, достоверного и полного отображения данных.

Поскольку объекты обработки могут быть разобщены в пространстве, очень часто в состав технологического процесса включается процедура передачи данных. А так, как связь между объектами, как правило, двусторонняя, то эта процедура может повторяться неоднократно. Существует множество способов выполнения этой процедуры: курьер, автотранспорт, телефонные и телеграфные каналы, спутниковая связь, радио и др. Выбор способа передачи зависит от формы представления информации: письменная, звуковая, на носителях, в форме сигналов и т.д. В одном и том же технологическом процессе могут присутствовать разные способы выполнения этой процедуры. Однако заметим, что при правильно организованном документообороте, наличии современной техники и использовании последних достижений в области производства носителей исходных данных, возможна и необходима только дистанционная передача данных, что ускоряет технологический процесс, усиливает достоверность, своевременность данных.

Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме (структуре) и значениям. Именно эта процедура обеспечивает получение результатной информации, аналитических данных, вариантов принятия управленческого решения. Достигается это посредством большого числа арифметических операций (сложения, вычитания, деления, умножения и др.) и логических (операций математической логики, операций сравнения, сортировки, упорядочения и др.). В процессе выполнения этой информационной процедуры производиться не только обработка информации, но и ее структурных образований, а также информационных отношений.

Современный технологический процесс немыслим без операций математического моделирования, так как именно математические методы позволяют получить не только арифметические результаты и различные варианты подборок данных по тем или иным запросам, но и прогнозы по выбранным видам деятельности, результаты по отклонениям, варианты решения задачи, что значительно упрощает работу пользователя, а также повышает качество управления.

Процедура хранения информации реализуется несколькими способами, в зависимости от формы представления информации, применяемых технических средств, продолжительности хранения и целей хранения. Основными способами являются хранение в запоминающих устройствах ЭВМ и архивное долгосрочное хранение. Процедура хранения информации обычно завершается поиском соответствующих ее единиц для дальнейшего использования. Поиск органически связан с процедурой хранения, поэтому он не всегда выделяется отдельно. В процессе хранения часть единиц информации может утрачивать свое значение, поэтому регулярно осуществляется просмотр данных, в результате которого производится уничтожение данных или их обновление. Такая операция носит название актуализации данных. Эта операция в значительной степени влияет на достоверность информации.

Завершает технологический процесс процедура использования информации. Эта процедура связана с принятием управленческого решения, поэтому они выходит за рамки автоматизированных информационных технологий. С точки зрения технологии здесь можно сказать лишь о том, что существует ряд требований к выходной информации, которые определяют возможности ее дальнейшего использования: представление информации по отклонениям, представление прогноза, представление нескольких вариантов решения задачи, наличие анализа результатных данных и т.д.