4.3. Система документации

Система документации представляет собой часть внемашинного информационного обеспечения. Вам необходимо получить представление об этой системе и основных группах документов, которые она включает.

Значительную долю информационного обеспечения составляют различные документы, содержащие сведения как о производственно-хозяйственной деятельности объектов управления, так и результатные данные для принятия управленческих решений.

В связи с этим при разработке информационного обеспечения к документам предъявляется ряд требований по их форме (стандартная форма построения), содержанию (минимизация показателей, исключение дублирования), порядку заполнения и пригодности к автоматизированной обработке на конкретных экономических объектах и на различных уровнях управления. Единство требований и создает унифицированную систему документации (УСД).

Унифицированная система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота и является средством реализации информационных процессов документированного обмена данными.

Унифицированная система документации разрабатывается на различных уровнях управления: государственном, отраслевом, региональном и призвана обеспечивать единство терминологии, сопоставимость экономических показателей, однозначность описания реквизитов и показателей. Исходя из этого УСД позволяет значительно сократить объем первичных документов, устранить дублирование данных в документах, использовать унифицированные формы документов, более соответствующие АИС. В УСД выделяются три основные группы документов:

• управленческие, содержащие информацию для решения конкретных задач;

• организационно-методические, регламентирующие разработку унифицированных форм по единым требованиям и правилам;

• унифицированные формы документов (альбом документов) с инструкциями по их заполнению.

Таким образом, использование унифицированных типовых документов повышает эффективность функционирования АИС.

4.4. Система документооборота

Ознакомьтесь с основами организации системы документооборота.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы от источников возникновения к ее получателям. При этом огромное значение придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Построение схем информационных потоков обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации; классификацию и рациональное представление информации; оптимизацию путей прохождения документов и их рациональную обработку.

Информационные потоки отражают организационно-функциональную структуру экономического объекта.

В документообороте организации можно выделить следующие потоки документов: входящие (директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.), внутренние и исходящие (отчетные документы и др.). К потоку внутренних документов относятся бухгалтерские, финансовые и другие документы, а также "канцелярские" документы (приказы, письма, инструкции и пр.), которые представляют собой электронный офис.

При проектировании схем информационных потоков особое внимание уделяется организации документооборота, т.е. маршрутам движения документов в системе. До внедрения новых информационных технологий, практика документооборота была сложна и весьма громоздка, что объясняется наличием многообразия форм документов, многократностью их прохождения через одни и те же службы, дублированием информации в документах.

Современные технологии предполагают автоматизацию управления документооборотом, что значительно реорганизует маршруты движения документов и, следовательно, упорядочивает информационные потоки в системах.