Тема. Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета

1. Понятие и назначение ПУД как источника первичной информации.

2. Классификация документов.

3. Учетные регистры: назначение, виды и содержание.

4. Документирование и организация документооборота предприятия.

5. Инвентаризация и ее место в первичном учете.

1. Понятие и назначение пуд как источника первичной информации.

В целом финансово-хозяйственная деятельность предприятия в отдельно взятом периоде может быть представлена как совокупность свершившихся экономически значимых событий. В отношении каждого такого хозяйственного факта бухгалтерский учет организует первичное наблюдение. Оно осуществляется как в целях сплошного и непрерывного отслеживания экономически значимой информации, так и в целях исключения её пропуска или потери. Для отражения и регистрации каждой хозяйственной операции бухгалтерский учет использует специальный прием метода - документация.

Документация обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Итак, по результатам первичного наблюдения формируется первичный учетный документ (ПУД). Посредством его ВПЕРВЫЕ в информационной системе бухгалтерского учета ФИКСИРУЕТСЯ ФХЖ, ранее о его существовании, свершении не было известно, поэтому используется соответствующее название данного вида бухгалтерских документов.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном ФХЖ, придающее ему юридическую силу.

ПУД – это тот фундамент, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство, при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Документы имеют:

• Экономическое значение, так как посредством их осуществляется первичное наблюдение за финансово-хозяйственной деятельностью организации и регистрируется её формирующий отдельно взятый ФХЖ, следовательно, в документе содержится определенная экономически значимая информация.

• Правовое значение, так как документы имеют материальную форму то они могут использоваться в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Также документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

• Контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. ПУД являются основой при проведении аудиторских проверок, налоговых проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

В БУХУЧЕТЕ СЧИТАЕТСЯ, ЕСЛИ ФХЖ НЕ ОФОРМЛЕН ПУД, ЗНАЧИТ, СОБЫТИЯ НЕ БЫЛО.

Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами. В переводе с латинского reguisitum – нужное, требуемое, это строго оговоренная часть документа или отдельный неделимый информационный его элемент.

Также можно под реквизитами понимать показатели, характеризующие хозяйственную операцию.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты придают бухгалтерскому документу юридическую силу.

В соответствии со ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 от 6.12.2011г. к обязательным реквизитам относятся:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6)наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7)подписи лиц должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Дополнительные реквизиты служат для отражения характера операции, специфики процесса и технологии обработки информации из данного документа, дополнительного обозначения требований нормативных актов (НДС), для придания большей информативности документу и т.д.

К дополнительным реквизитам относятся: номер документа, адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

К заполнению бухгалтерских документов предъявляются особые требования:

своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей.

1. Своевременность – документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

2. Достоверность – в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные.

3. Способ заполнения – первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если ПУД формируется на бумажном носителе, то он должен быть заполнен пастой шариковых ручек четко, без помарок, свободные строки – прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

4. Исправление ошибочных записей – в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) только специальными способами. Наиболее известны три - корректурный способ, дополнительная запись, сторнировочная запись.

1) Корректурный способ – применяют в случаях, когда ошибка замечена в отчетном периоде до составления баланса и носит частный характер, т.е. содержится в 1 документе и не требует изменения указанной корреспонденции счетов. Исправление производится путем зачеркивания и оговорок. Ошибочная запись суммы и текста зачеркивается 1 чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Рядом пишется правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует 3 вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить», «зачеркнутое не читать». Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается в каждом.