1. Проектирование базы данных (постановка задачи, определение состава таблиц, определение полей для каждой таблицы, определение связей между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей).

2. Создание базы данных (создание таблиц, определение полей таблиц и их свойств, создание связей между таблицами, пробная эксплуатация, исправление выявленных ошибок, улучшение структуры).

3. Ввод данных в субд.

4. Использование базы данных (ввод и изменение данных, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных), анализ информации, получение оформленных результатов, оптимизация работы, создание, модификация и использование производных объектов БД (форм, запросов и отчетов)).

На первый взгляд интерфейс MS Access кажется «необозримым» (например, набор команд меню и панелей инструментов меняется при переходе к очередной операции). Поэтому очень важно последовательно уяснить себе основные возможности, которые предоставляет вам Access, и общую логику стандартного для всех приложений Microsoft Office интерфейса.

Основными объектами баз данных являются: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, и средства дополнительной автоматизации: макросы и модули.

Таблица — это базовый объект MS Access. Фактически это набор данных по конкретной теме.

Форма — необязательный элемент БД, но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.

Запрос — это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и проводим над ними различные операции, например, запросы позволяют проводить групповые операции, составлять выборки из таблиц по какому-то условию.

Отчет — это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было представить распечатанным на бумаге (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.).

По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания «начинки» базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию БД — извлечение, преобразование и представление информации.

Кроме того, в СУБД Access имеются возможности, которые выходят за рамки нашего курса, но представляют большой интерес для активных пользователей.

MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю, при минимуме предварительной подготовки, довольно быстро создать полноценную БД — на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

Тема 1: запуск ms access. Создание базы данных

Запуск приложения Microsoft Access осуществляется одним из стандартных способов, например из главного меню: Пуск - Программы.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .mdb. В этот файл входят основные объекты MS Access.

При запуске Access возникает диалоговое окно, предлагающее:

- либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением .mdb;

- либо открыть существующую базу данных, т. е. файл с расширением .mdb.

С оздание БД. После выбора команды «Новая база данных», на экране появляется стандартное диалоговое окно, в котором вам надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Создав файл, MS Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне вы будете проводить все операции — создавать и манипулировать объектами БД.

Открытие БД. После выбора команды «Открыть базу данных», на экране появляется стандартное диалоговое окно, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно базы данных, обеспечивающее вам доступ к уже созданным объектам БД и возможность создавать новые объекты.

MS Access — многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .mdb.

Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно, — любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя, — точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

Работа с таблицами в MS Access

Таблица — это базовый объект MS Access. Фактически это набор данных по конкретной теме. Создание и работа с таблицей включает несколько основных действий:

• создание таблицы;

• конструирование таблицы;

• связывание с другими таблицами;

• ввод и редактирование данных.

Каждый объект MS Access, в частности таблица, имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) — не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых служебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. Тем же требованиям должны удовлетворять имена полей.

С каждым объектом мы работаем в отдельном окне.

Окно базы данн6ых появляется при открытии базы данных. Основные функции окна:

• просмотр состава БД;

• открытие объектов БД;

• создание и удаление объектов БД.

Создание таблиц в MS Access

Д ля создания таблицы необходимо активизировать окно базы данных, выбрать пункт Таблицы на панели Объекты. Если мы хотим открыть существующую таблицу, то надо сделать двойной щелчок на имени нужной таблицы или выделить ее и нажать на кнопку Открыть на панели инструментов.

Для создания таблиц предусмотрено 3 режима работы:

1 ) режим конструктора, — когда мы создаем или изменяем макет, структуру таблицы «вручную» с установкой свойств составляющих ее полей;

2) создание таблицы с помощью мастера - мастер подбирает готовые поля из состава поставляемых Access шаблонов баз данных, практически всегда требует доводки в конструкторе;

3) создание таблицы путем ввода данных – в «пустую» таблицу. Тип полей определяется исходя из первых десяти введенных записей.

Если выбрана вкладка Таблица, то в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть.

Чтобы включить в БД новую таблицу, надо двойным щелчком мыши выбрать необходимый режим.

Если выбран режим конструктора, окно таблицы в этом режиме показано на Рис 1.

В

Рис 1.

верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

Примечание. Описание — необязательный параметр, и мы его не рассматриваем.

В столбце Поле вы набираете произвольное имя поля и нажимаете {Tab} или {Enter}. В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце. Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля (см. Табл. 1, 2).

Бланк свойств представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа — значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных.

Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных).

Типы данных в MS Access.

В MS Access допускаются следующие типы данных:

1. текстовый — произвольная последовательность символов длиной до 255;

2. числовой — любое число;

3. денежный (8 байт, 15 знаков целой и 4 знака в дробной части);

4. дата/время (8 байт);

5. логический (TRUE или FALSE, 1 бит );

6. счетчик (обычно 4 байта значения от –2147483648 до +2147483647);

7. поле MEMO (до 65536 символов), символьное поле;

8. поле объекта OLE (до 1 Гб, любые внешние данные: изображения, звуки, документы);

9. гиперссылка (до 65536 символов, ссылки на любые внешние объекты).

Тип поля «Счетчик» удобно применять для первичного ключа таблицы (если вы не используете каких-то специфических кодов). В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1, 2, ...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т. п.).

«Значением» поля с типом данных «Поле объекта OLE» является объект OLE, внедренный в базу данных Access. С помощью такого поля вы можете создавать мультимедийные базы данных.

Выражения в MS Access.

Как и в MS Excel, для проведения арифметических расчетов и проверки различных условий, необходимо уметь записывать в Access выражения: арифметические, условные, логические.

Арифметические выражения используются при формировании вычисляемого поля в запросе. При этом на специальном бланке записывают имя вычисляемого поля, двоеточие и выражение, например:

Стоимость. [Цена]*[Количество]. Условные и логические выражения применяются:

• при формировании условия на значения вводимых данных, т. е. для проверки соответствия вводимых в таблицу данных некоторым ограничениям. По-английски эти условия называются validation rules — правила верификации данных;

• при установке фильтра для таблицы;

• при создании запроса.

Например: [Номер]<=25 And [Номер]>=10,

[ Код]=2 Or [Код]=4 Or [Код]=6.

Таблица 1.

Свойства большинства типов полей

Название свойства	Описание	Неприменимо к полям…
Подпись	Как будет выглядеть название поля в табличном виде. Без особой необходимости это свойство лучше не использовать	-
Значение по умолчанию	Значение, подставляемое в поле при создании новой записи	Счетчик Поле объекта OLE
Условие на значение	Дополнительные ограничения, налагаемые на значение в поле	Счетчик Поле объекта OLE
Сообщение об ошибке	Сообщение, появляющееся при нарушении ограничений, наложенных Типом, Размером и свойством Условие на значение поля	Счетчик Поле объекта OLE
Обязательное поле	Должно ли у каждой записи быть установлено значение в данном поле	Счетчик
Индексированное поле	Индексация ускоряет поиск, но замедляет ввод и редактирование. При индексации можно наложить дополнительное ограничение – Совпадения не допускаются	Поле объекта OLE Поле MEMO Гиперссылка

Таблица 2.

Создание, удаление и изменение порядка следования полей.

	Режим таблицы	Конструктор
Создание поля	1. Выделить поле, перед которым требуется поместить новое 2. Дать команду Вставка/Столбец или из контекстного меню Добавить столбец 3. Переименовать столбец – одноименная команда контекстного меню или меню Формат 4. Ввести данные и /или переключиться в режим конструктора для настройки свойств поля	1. Вписать имя поля в первую свободную ячейку в столбце Имя поля 2. Задать Тип данных (по умолчанию - текстовый) 3. Ввести Описание поля (необязательное свойство) 4. Задать остальные свойства поля на вкладке Общие в нижней части окна
Удаление поля	1. Выделить поле, которое требуется удалить Дать команду Удалить столбец из контекстного меню или меню Правка	1. Выделить строку, содержащую сведения о поле 2. Дать команду Удалить строки из контекстного меню или меню Правка
Изменение порядка следования полей	Перенести столбец в требуемую позицию Отражается только на представлении данных Никак не влияет на структуру хранения	Перенести строку с информацией о поле в требуемую позицию. При этом сбрасываются настройки, связанные с расположением поля в режиме таблицы Одна из составляющих структуры хранения.

Операндами всех выражений могут быть:

• имена полей (они играют роль переменных и записываются в квадратных скобках), например: [Цена], [Номер], ...;

• числовые литералы, например: 78, 29.4;

• текстовые литералы (они записываются в кавычках), например: "Мир", "МОСКВА";

• функции.

MS Access довольно «либеральна» к синтаксису выражений (если, конечно, она поняла ваши намерения). Например, имя поля можно опустить, если выражение записано в столбце с этим именем; можно опустить «=» (этот знак принимается по умолчанию) и т. д.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста — это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа — формат представления в машине (байт, целое (два байта), длинное целое и т. д.).

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии — ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

MS Access позволяет задавать маску ввода – шаблон ввода значения в поле, который используется для повышения эффективности ввода данных и уменьшения вероятности появления ошибки. MS Access предлагает несколько стандартных масок ввода, доступных с помощью мастера, иначе, маску ввода можно ввести вручную, воспользовавшись символами – заменителями.

Приостановке свойств Значение по умолчанию и Условие на значение можно воспользоваться построителем выражений, нажав кнопку Вызова мастера или кнопку Построить на панели инструментов или нажав Ctrl +F2.

Построитель выражений – инструмент, облегчающий создание формул, использующихся, например, при установке свойств поля Условие на значение, используется для ввода формул и функций и ссылок на различные объекты.

Если элемент выражения является функцией, то вместо автоматически вставляемых прототипов аргументов (они заключены в кавычках) следует ввести реальные аргументы. Любое выражение может быть введено в области ввода вручную.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля БАЛЛ записать:

[Балл]>=1 And [Балл]<=12

(или еще проще: >=1 And <=12), система признает ошибочным ввод в это поле любого значения, кроме 1-12.

В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение балла недопустимо» или «Балл неверен». В дальнейшем, если введете, например, в поле Балл число 14, на экран поступит это сообщение.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).