Тема 4: запросы – средство анализа данных.

Запрос – средство анализа данных, это требование на отбор записей, хранящихся в таблицах или на выполнение определенных действий с ними. Запрос позволяет создать общий набор записей из разных таблиц, который может служить основой для форм и отчетов. Запросы являются базовым средством для анализа данных они позволяют: фильтровать и сортировать данные, производить расчеты, группировать записи, вносить изменения сразу в несколько записей, создавать таблицы.

Запрос представляет из себя выражение на специально языке – SQL (структурированный язык запросов). В большинстве случаев пользователь, создавая запрос, не использует язык, а только отвечает на вопросы мастера или оперирует с бланком запроса в режиме конструктора – Access сам преобразует введенную информацию в выражение SQL.

Запросы могут быть следующих типов: запросы на выборку (содержат расчеты, группировку, фильтрацию, сортировку, ручное обновление), перекрестные (предназначены для выделения результатов статических расчетов по одному из полей таблицы, представленных в виде двумерной таблицы, сгруппированные по двум наборам данных), запросы на изменение (автоматически изменяют сразу несколько записей, создают таблицы), запросы SQL (специальные типы запросов, которые нельзя создать и просмотреть в режиме конструктора)

Создание запроса с помощью мастера.

Двойным щелчком мыши откройте «создание запроса с помощью мастера». Далее:

1. Выбрать поля для запроса и нажмите кнопку Далее.

2. На появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Готово.

Конструктор запросов

Позволяет использовать все возможности, предоставляемые Access для анализа данных.

Создание запроса в режиме конструктора происходит по следующей схеме: пользователь выбирает пункт Запросы в окне базы данных, щелкнув по кнопке Создать, выбирает пункт Конструктор.

После этого открывается окно бланка запроса и поверх него окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицу, поля которой потребуется включить в запрос. Закройте это окно. В верхней части бланка располагается список полей выбранной таблицы, в нижней выберите поля, которые понадобятся в запросе (выбрать поля можно, щелкнув дважды по нужному полю в списке полей верхней части бланка),

направление сортировки в полях, которые надо сортировать. Отметьте флажком поля, которые надо выводить на экран запроса, задайте условия отбора записей

(условие, по которому будет производиться отбор должно располагаться в ячейке на пересечении строки Условие отбора и того поля в котором находятся отбираемые записи). В качестве условий могу быть: значения, на совпадение с которыми проверяются значения записей в поле; выражения, вписанные вручную или с помощью Построителя выражений; требование к пользователю ввести условие в процессе выполнения запроса – в поле условия отбора надо ввести текст указания в квадратных скобках.

С запросами можно работать в нескольких режимах: в режиме конструктора, в режиме SQL(позволяет редактировать запросы созданные в режиме Конструктор) и в режиме таблицы (для запросов на изменение показывает записи, к которым будет применен запрос).

Запросы можно строить основываясь на данных нескольких таблиц. Для включения в бланк запроса дополнительных таблиц, нажмите кнопку Отобразить таблицу (Запрос/Добавить таблицу…) панели инструментов и добавьте недостающие таблицы, а затем добавьте в запрос нужные поля. Если таблицы были связаны, Access автоматически установит связь режиме конструктора.

Благодаря объединению таблиц, основывающемуся на связи и свойствах этой связи, в результирующую таблицу попадут те записи, между которыми обнаружено соответствие. Если в ваш запрос нужно включить таблицы, которые не связаны друг с другом напрямую, то вы будете вынуждены включит в запрос все промежуточные таблицы.

Для объединения записей двух таблиц нужно щелкнуть дважды на линии связи в бланке запроса, при этом появится окно Параметры объединения, его можно вызвать так же из меню Вид.

Главная цель запросов – это анализ данных. К средствами, которыми можно производить анализ можно отнести: средства фильтрации или отбора данных, использование вычисляемых полей, группировку записей, форматирование полей, использование различных типов объединений а так же создание перекрестных запросов (в режиме Конструктора создается сначала запрос на выборку, а затем превращается в перекрестный командой Запрос/Перекрестный).

Вычисляемые поля.

При использовании таких полей, мы можем производить любые арифметические действия над полями, а также использовать встроенные функции. Для создания вычисляемого поля, нужно в свободное поле запроса в строку Поле ввести имя нового поля и двоеточие, ввести формулу вручную или воспользоваться Мастером выражений формулы может выглядеть так: Итого:[Цена]*[Количество] т.е. вы создаете новое поле Итого, значения которого будет вычисляться из расчета произведения полей Цена и Количество. Для ввода и редактирования длинных выражений удобно использовать Область ввода (SHIFT+F2) или Построитель выражений (CTRL+F2).

Группировка

Для использования статических функций, применимых к сгруппированным записям щелкните по кнопке Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов.

В результате этого действия в бланке появится дополнительная строка Групповая операция. Для полей, по которым необходимо сгруппировать записи, оставляют значение по умолчанию – Группировка, а для полей, которые содержат анализируемую информацию, следует, раскрыв список, выбрать нужную функцию.