3.3. Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренняя среда организации. Внутренняя среда – это совокупность таких факторов, как цели, задачи, структура, технология и персонал, представляющих собой потенциал, необходимый для функционирования организации и определяющий ее эффективность.

Цели. Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат, к достижению которого стремится организация [11, с. 85].

Отдельно в ряду целей стоит миссия – это главная цель. К формулировке миссии предъявляются следующие требования: 1) она не должна содержать внутренних проблем организации; 2) она должна декларировать социальное благо, которое организация несет во внешнюю среду. Например, Г. Форд сформулировал миссию своей компании следующим образом: «Любой автомобиль, сошедший с нашего конвейера, должен быть доступен по цене рабочему, его собравшему».

Миссия должна быть понятна и разделяема всеми членами организации.

За миссией следуют основные цели. Они стоят на втором месте в иерархии целей, после миссии, но без них реализация миссии невозможна. Эти цели касаются четырех сфер деятельности организации: доходы, работа с клиентами, потребности и благосостояние персонала, социальная ответственность.

t

2

1

Кроме основных, существуют также цели специфические и частные. Специфические цели формулируются с учетом специфики отрасли, особенностей организации, характера и содержания миссии, частные цели носят локальный характер и формулируются для конкретной ситуации.

Задачи. Достижение цели становится возможным благодаря решению ряда задач. Задача – это конкретная работа, которая должна быть выполнена установленным способом в заранее оговоренные сроки [11, с. 92].

Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми (для руководителей); работа с предметами (для исполнителей); работа с информацией (для всего персонала).

Задача характеризуется частотой повторения и временем, необходимым для ее выполнения. Работа рабочего заключается в решении ежедневно одних и тех же задач, причем время их решения ограничено трудоемкостью операции. Управленческая работа носит менее монотонный характер и отличается увеличением времени выполнения каждого вида работы по мере перехода от низового уровня управления к высшему.

Структура. Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные таким образом, чтобы наиболее эффективно достигать целей организации. [11, с. 90].

Уровням управления соответствует вертикальное разделение труда, функциональным областям – горизонтальное разделение труда.

Горизонтальное разделение труда предполагает не случайное распределение обязанностей, а его специализацию. Примером специализации управленческого труда является разделение труда между бухгалтерией, планово-экономическим, производственно-техническим и другими отделами. Эффективность и целесообразность горизонтального разделения труда во многих случаях определяет конкурентоспособность организации.

Не менее важным является вертикальное разделение труда. Оно необходимо для координации действий работников. Вертикальное разделение труда определяет иерархию управленческих уровней. Лицо, находящееся на институциональном уровне, имеет в своем подчинении несколько менеджеров среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена имеют в свою очередь несколько подчиненных из числа менеджеров низового звена.

Технология. Технология – это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях [11, с. 94].

Задачи и технология взаимосвязаны: выполнение задачи означает использование определенной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе в организацию, в форму, получаемую на выходе. На развитие технологии оказали сильное влияние промышленная революция в Европе [43], стандартизация производства, механизация и автоматизация труда.

Существуют разнообразные классификации технологий, мы рассмотрим две наиболее распространенные, выполненные Дж. Вудворд (Британия) и Дж. Томпсоном (США).

Классификация, предложенная Дж. Вудворд (1965), предполагает выделение трех категорий [44]:

• единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство. Одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Например, самолет, ракета или мебель, одежда;

• массовое или крупносерийное производство. Применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Например, практически все потребительские товары;

• непрерывное производство. Используется автоматизированное оборудование, которое работает непрерывно, изготавливая одинаковый по характеристикам продукт в больших объемах. Например, добыча и переработка нефти, сталелитейное производство, работа электростанций.

Социолог и теоретик организации Дж. Томпсон (1967) предлагает другие, не противоречащие предыдущим, три категории технологий [11, с.97]:

• многозвенные. Характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Например, сборочные линии массового производства;

• посреднические. Характеризуются контактами людей, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело – это посредническая технология, которая связывает тех, кто делает вклады, и тех, кто берет кредиты в банке, или технология торговых организаций, связывающих производителей товаров и покупателей;

• интенсивные. Характеризуются применением специальных приемов, навыков или услуг для того, чтобы произвести необходимые изменения в объекте, поступающем в зону воздействия. Например, такая технология применяется в больнице или учебном заведении.

Персонал. «Персонал (от лат. рersonalis – личный) – это личный состав организаций, включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев» [21, с. 50]. Люди, работающие в организации, отличаются друг от друга по таким параметрам, как пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, потребности, способности, ценности и взгляды и др. Все эти отличия оказывают влияние на результаты деятельности и индивидуальное поведение работника, а также на действия и поведение других членов организации. Понимание и успешное управление человеческой «переменной» крайне сложно: менеджеру необходимо учитывать поведение отдельных людей, поведение людей в группах, подбирать характер своего поведения, соответственно ситуации и – быть лидером, т. е. влиять на подчиненных в направлении развития положительных результатов их поведения и деятельности и устранять отрицательные последствия их действий.

В управленческой деятельности внутренние переменные никогда не рассматриваются отдельно друг от друга, они тесно связаны: изменение одной переменной влечет за собой изменение состояния остальных четырех.

Внешняя среда организации. Внешняя среда – это совокупность хозяйствующих субъектов, экономических, политических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институтов и других внешних условий и факторов, действующих в окружении организации и влияющих на различные сферы ее деятельности. Факторы и условия внешней среды принято делить на две группы. Признаком, по которому фактор (условие) включается в первую или вторую группу, является влияние, оказываемое им на организацию и испытываемое со стороны организации. Влияние может быть непосредственным (прямым) и опосредованным (косвенным).

Составляющие среды прямого воздействия непосредственно взаимодействуют с организацией. При этом важно отметить, что и сама организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание этого взаимодействия, таким образом создавая для себя дополнительные возможности и предотвращая появление угроз.

Поставщики всех видов ресурсов. С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходы. Поставщики ресурсов определяют качество входов, а следовательно, в значительной степени определяют эффективность работы организации, себестоимость и качество производимого продукта.

Потребители. По словам П. Ф. Друкера, единственно подлинная цель бизнеса – создавать потребителя. Состав потребителей (непосредственных покупателей и клиентов организации) зависит от сферы деятельности, от типа товара и услуг, от масштаба производства, от занятости рынка и других факторов. Выживание организации зависит от ее способности найти потребителя и удовлетворить его запросы.

Законы и государственные органы. В зависимости от формы собственности, вида деятельности, масштаба, источников финансирования в среду прямого воздействия могут входить различные муниципальные и федеральные органы власти организации (учреждения), с которыми она непосредственно взаимодействует: администрация, налоговая инспекция, суды, пожарная инспекция, санэпидемстанция, гортехнадзор и др. Их влияние на организацию происходит в форме принятия законодательных актов, владение акциями, лицензирование, предоставление субсидий, взимание налогов, размещение государственных заказов и их ресурсное обеспечение, применение экономических и административных санкций и проч.

Конкуренты. Если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, организация не выживет в условиях рынка. Во многих случаях не потребители, а именно конкуренты определяют, что производить (продавать) и по какой цене. Конкурентами, как правило, являются те организации, которые реализуют схожую продукцию на одних и тех же рынках, одним и тем же потребителям.

Профсоюзы. Профсоюзы представляют интересы трудящихся, при их непосредственном участии в организации подписываются важные документы (коллективный договор), решаются специальные и бытовые вопросы, улаживаются производственные конфликты.

Среда косвенного воздействия создает общие условия для функционирования организации. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, пытаясь спрогнозировать возможные последствия её влияния на организацию.

Состояние экономики. Организация должна учитывать такие характеристики, как величина валового внутреннего продукта, темп инфляции, уровень безработицы, процентная ставка банковского кредита, уровень производительности труда, нормы налогообложения и др.

Социокультурные факторы. Организация функционирует в определенной культурной среде. Социокультурные факторы влияют на процесс функционирования организации, людей в ней работающих, они также влияют на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности фирмы. К группе социокультурных факторов относятся следующие явления и процессы: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и верования; разделяемые людьми ценности; демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене места жительства и т. п.

Политические факторы. Есть ряд аспектов политической обстановки, которые обязательно должны учитывать в своей работе руководители. И на первом месте здесь стоит такой фактор, как намерения органов государственной власти в отношении развития общества в целом и бизнесе в частности, а также важным является то, с помощью каких средств государство намерено проводить в жизнь свою политику. Менеджмент организации должен отслеживать и проводить оценку влияния на организацию таких факторов, как деятельность различных партий и групп лоббирования в органах государственной власти; отношение правительства к различным отраслям экономики и регионам страны; изменения в законодательстве и правовом регулировании [4].

Научно-технический прогресс. Развитие науки и техники влияет на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на технологию сбыта, хранения и передачи информации, а также на то, какого рода услуги и какую новую продукцию ожидают потребители или предложат конкуренты.

Отношения с местными сообществами. Местные сообщества оказывают на организацию влияние достаточно сильное, ничуть не меньше федеральной власти. В каждом социуме действуют свои конкретные законы и установки по отношению к бизнесу, определяющие условия его развития. Город может создавать дополнительные стимулы, поощряя открытие на своей территории новых производств, или, наоборот, препятствовать созданию промышленного предприятия или добывающего разреза, заботясь об экологической чистоте.

Международные события. Большое значение для организаций, ведущих бизнес в других странах, имеет фактор политической стабильности. В стране-хозяине для иностранцев могут быть установлены ограничения прав собственности или специальные пошлины на импорт.

Внешняя среда и прямого, и косвенного воздействия обладает следующими характеристиками:

• взаимосвязанность факторов. Под взаимосвязанностью понимается сила, с которой изменение одного фактора воздействует на интенсивность изменения других факторов;

• сложность. Сложность определяется числом и разнообразием факторов, существенно влияющих на организацию;

• подвижность. Это параметр относительной скорости изменения среды;

• неопределенность. Характеристика является «функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации» [11, с. 118].