2) Передача дел при смене главного бухгалтера

Ни один нормативный документ не регламентирует процедуру приемки-передачи дел от одного главного бухгалтера другому, поэтому каждая организация вправе разработать свой вариант ее осуществления, руководствуясь общими требованиями федерального закона о бухгалтерском учете и прочими документами, относящимися к законодательству о бухгалтерском учете.

При этом нужно учитывать, что процедура передачи дел увольняющимся главным бухгалтером и приемку дел новым зависит от многих факторов.

1. Количество передаваемых документов

2. Наличие других сотрудников бухгалтерии организации

3. Совпадение передачи и приемки дел во времени

Передача дел при смене главного бухгалтера провидится на основании документа руководителя организации. При этом руководство организации имеет право привлечь к процессу приема-передачи дел не только других сотрудников фирмы путем создания специальной комиссии, но и сторонних специалистов, например аудиторов.

Кроме того в определенных случаях процесс приемки-передачи дел должен сопровождаться процедурой инвентаризации имущества и обязательств. При этом сроки проведения инвентаризации будут зависеть от сроков оставшегося до увольнения главного бухгалтера.

Инвентаризация должна проводиться до начала приемки-передачи дел. Если увольнение проводится в срочном порядке, проведение инвентаризации возможно одновременно с приемкой-передачей дел.

3) Распорядительные документы при смене главного бухгалтера

Прежде чем начать процесс приемки-передачи дел от одного главного бухгалтера другому руководителю организации следует издать соответствующий приказ о передаче дел, в котором указывается следующие данные:

- причина проведения приемки-передачи дел

- сроки проведения приемки-передачи дел, конкретные сроки будут зависеть от основания прекращения трудового договора с главным бухгалтером. При увольнении по собственному желанию передача дел должна быть осуществлена до даты увольнения определенной приказом руководителя (в пределах 2 недель). Если главный бухгалтер увольняется по инициативе собственника администрации при смене собственника имущества организации предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел составляет 3 месяца со дня возникновения права собственности у нового лица.

- лицо ответственное за сдачу документов

- лицо ответственное за прием документов

- иные лица участвующие в приемке-передаче дел, члены специальной комиссии с указанием должностей или аудиторы, на усмотрение руководителя организации, а также обязанности указанных лиц

- порядок документального оформления приемки-передачи дел, но даже если нет приказа руководителя, главному бухгалтеру целесообразно в одностороннем порядке документально зафиксировать факт передачи дел, ответственным лицам организации, составив опись передаваемых документов чтобы избежать возможных претензий в будущем

4) Инвентаризация при смене главного бухгалтера

Инвентаризация имущества и обязательств, включая наличные деньги в кассе, будет обязательной, если увольнение совпало с установленным учетной политикой организации сроком проведения обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и при смене материально-ответственных лиц.

Следует отметить, что закон о бухгалтерском учете предоставляет право руководителю организации самостоятельно определять порядок и сроки инвентаризации за исключением обязательной, поэтому при наличии соответствующего приказа руководителя главный бухгалтер не имеет права отказаться от нее.

При смене материально-ответственного лица, в том числе и главного бухгалтера, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Завершить инвентаризацию и оформить ее первичными учетными документами подписанными членами инвентаризационной комиссии нужно дооформление акта приемки-передачи дел оформленный по результатам инвентаризации имущества и обязательств документы прикладываются к акту приемки-передаче дел.