Организация учета денежных документов

К денежным документам относятся:

– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт); – денежные талоны на бензин;

– путевки, приобретенные организацией;

– почтовые марки;

– другие аналогичные документы.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности. Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности, и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим.

Пластиковая карта является собственностью банка и должна быть учтена за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:

• организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;

• сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам

Денежные документы хранятся в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражаются на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражаются проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...) – получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3

– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывается отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывается на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разрабатывают ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно

Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71 – отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.

При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно.

ООО ««Полет»» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма «входного» НДС со стоимости авиабилета выделена в счете-фактуре, полученном организацией.

Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее. Для учета авиабилетов используется счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях к счету 50 «Касса» открыт субсчет «Касса в рублях».

В учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– 3540 руб. – оплачен авиабилет;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60

– 3000 руб. – получен авиабилет;

Дебет 19 Кредит 60

– 540 руб. – учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»

– 3000 руб. – выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»

– 3540 руб. – выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).

В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена. После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.

Проводки по командировке:

Дебет 44 Кредит 71 – 3000 руб. – списана стоимость билета к месту командировки;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 540 руб. – поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;

Дебет 44 Кредит 71

– 3540 руб. – списана стоимость обратного билета.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

• при смене кассира

• при выявлении недостач и хищений

• перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.

По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка

Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи

Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира

Проводки по дебету счета 50 "Касса"

Кредит счета 50 "Касса" - отражается поступление денежных средств из операционной кассы в кассу организации; стоимость путевок в санатории, дома отдыха и пансионаты учитывается на основании приходного кассового ордера.

Приобретение почтовых марок отражается по дебету субсчета 50-03 "Денежные документы" с кредитом счетов учета денежных средств. Стоимость израсходованных марок списывается с кредита субсчета 50-03 "Денежные документы" в дебет счетов учета затрат на производство;

Кредит счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках" - отражается поступление в кассу денежных средств с расчетных и валютных счетов, специальных счетов в банках на выдачу заработной платы работникам, пенсий, пособий, премий и др.;

Кредит счета 57 "Переводы в пути" - отражаются денежные средства, поступившие в кассу, которые ранее числились в пути;

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражаются перечисления поставщиками различных сумм, ранее отраженных за ними по перерасчетам (по тарифам, ценам, ошибкам в счетах;

Кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - отражаются суммы денежных средств, поступивших в кассу в оплату транспортных и иных услуг, дополнительных сборов и других операций, субсчет 50-02 "Операционная касса;

Кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" - отражается поступление наличных денежных средств по предоставленным краткосрочным кредитам и;

Кредит счета 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам" - отражается поступление наличных денежных средств по предоставленным долгосрочным кредитам и займам. Полученные средства могут направляться на выдачу займов работникам на приобретение квартир, строительство индивидуального жилья и т.д.;

Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - отражается возврат выданных работникам излишних сумм, в случае допущенных арифметических ошибок при начислении сумм оплаты труда;

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - отражается возврат подотчетными лицами не израсходованных ими сумм, полученных в подотчет;

Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - отражается поступление наличных денег от работников в счет погашения причиненного ими материального ущерба;

Кредит счета 75 "Расчеты с учредителями" - отражается поступление от учредителя в счет вкладов в уставный (складочный) капитал организации, по договору простого товарищества при погашении участниками задолженности согласно договору;

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражается поступление денежных средств, в счет погашения различного вида задолженностей (по исполнительным листам, предъявленным претензиям, за оказанные услуги и т.п.);

Кредит счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты" - отражается поступление в кассу организации наличных денежных средств от структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс;

Кредит счета 80 "Уставный капитал" - отражается поступление наличных денежных средств, внесенных товарищами по договору простого товарищества, организации - участнику договора простого товарищества, ведущего общие дела по договору о совместной деятельности;

Кредит счета 86 "Целевое финансирование" - отражается поступление наличных денежных средств в виде целевого финансирования;

Кредит счета 90 "Продажи" - отражается поступление наличных денежных средств в кассы организаций, оказывающих услуги населению за наличный расчет, а также организаций розничной торговли при продаже ими товаров;

Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" - отражаются излишки кассы, выявленные в результате инвентаризации, субсчет 01 "Прочие доходы"; возникающие в результате изменения курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте курсовые разницы на последнее число отчетного периода;

Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" - отражаются поступления в кассу платежей за услуги, работы, которые будут оказаны в будущих периодах (абонентская плата за телефон, коммунальные платежи и т.п.);

Кредит счета 99 "Прибыли и убытки" - отражаются поступления наличных денежных средств в связи с чрезвычайными ситуациями и стихийными бедствиями, в том числе и страховые возмещения, субсчет "Потери, расходы и доходы от чрезвычайных обстоятельств".

Проводки по кредиту счета 50 "Касса"

Дебет счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета",

- отражается зачисление выручки на расчетный или текущий счет в банке;

Дебет счета 57,

- отражается сдача наличных денежных средств из кассы организации, как денежные средства в пути (переводы);

Дебет счета 58 "Финансовые вложения",

- отражается предоставление другим организациям займов наличными денежными средствами, а также погашение задолженности по договору простого товарищества;

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

" - отражается оплата счетов, перечисление авансов поставщикам и подрядчикам за товары, работы, услуги ;

Дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками",

- отражается возврат наличных денежных средств покупателям и заказчикам в случае получения от них ранее излишних сумм или полученных от них авансов и сумм предварительных оплат при невыполнении договоров поставки;

Дебет счетов 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам",

- отражается погашение задолженности наличными денежными средствами по полученным кредитам и займам;

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам",

- отражается погашение задолженности по налогам в бюджет наличными денежными средствами;

Дебет счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению",

- отражается погашение задолженности по социальному страхованию и обеспечению наличными денежными средствами. В аналогичном порядке отражается выплата из кассы работникам организации пособий в соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности пособия по уходу за ребенком;

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

" - отражается выплата аванса, заработной платы, других выплат работникам наличными денежными средствами;

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

- отражается выдача наличных денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету ;

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

- отражается выдача работникам сумм предоставленных работникам заемных средств, денежных документов, сумм компенсаций за использование личного имущества и т.п.

Дебет счета 75 "Расчеты с учредителями",

- отражается оплата выкупленных акций учредителями;

Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами",

Кредит счета 50 "Касса" - отражается выплата депонированной заработной платы, оплата счетов разных кредиторов, выплата алиментов из кассы;

Дебет счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты",

- отражается оплата головной организацией операций по деятельности структурных подразделений, передача денежных документов структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс;

Дебет счета 80 "Уставный капитал",субсчет "Вклады товарищей»

- отражается передача наличных денежных средств организацией - участником договора простого товарищества, ведущей общие дела по совместной деятельности, после окончания или в результате прекращения деятельности простого товарищества,

Дебет счета 81 "Собственные акции (доли)",

- отражается принятие к учету собственных акций, выкупленных акционерным обществом у акционеров за наличные денежные средства для их перепродажи или аннулирования;

Дебет счета 99 "Прибыли и убытки", субсчет "Потери, расходы и доходы от чрезвычайных обстоятельств",

- отражаются наличные деньги, утраченные в результате чрезвычайных обстоятельств.