Оформление кассовых документов, журнал регистрации кассовых документов

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

• приходный кассовый ордер (форма N КО-1),

• расходный кассовый ордер (форма N КО-2),

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3),

• кассовая книга (форма N КО-4),

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

Все операции с наличными деньгами организации должны проводить с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций.

При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Этот документ оформляется в одном экземпляре, его должен подписать главный бухгалтер и кассир или сотрудник, обязанный подписывать приходные кассовые ордера по письменному распоряжению руководителя. Такие правила установлены пунктом 13 Порядка ведения кассовых операций.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанция выдается человеку, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2011 г.». В строке «В том числе» указывается сумма НДС цифрами или пишется «Без НДС». В строке «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2. Этот документ оформляется в одном экземпляре, его должен подписать руководитель, кассир и главный бухгалтер (или уполномоченный руководителем сотрудник). Такие правила установлены пунктом 14 Порядка ведения кассовых операций.

По строке расходного кассового ордера «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 апреля 2011 г.».

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, есть разрешительная надпись руководителя, то его подпись в ордере не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Также выдать деньги можно по заявлениям на выдачу денег, счетам на оплату товарно-материальных ценностей, услуг и работ и т. п., на которые наложен штамп с реквизитами расходного кассового ордера (дата, номер документа и другие обязательные реквизиты первичного документа).

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 5 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Выдать деньги из кассы можно только при предъявлении паспорта или аналогичного документа. Например, сотрудникам организации можно выдать деньги на основании удостоверения, выдаваемого организацией, если на нем есть фотография и образец подписи сотрудника. Такие правила устанавливает пункт 15 Порядка ведения кассовых операций.

В Порядке ведения кассовых операций указывается, что, кроме главного бухгалтера, кассовые ордера может подписывать уполномоченный руководителем сотрудник (п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций). Для этого такие полномочия на него нужно возложить приказом руководителя. Таким образом, вместо главного бухгалтера кассовые ордера может подписать как руководитель, так и другой сотрудник. Приходные и расходные кассовые ордера перед передачей их в кассу регистрируются в журнале по форме № КО-3. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выдачу зарплаты (других аналогичных платежей), регистрируются в журнале, после того, как были выданы деньги. Допускается вести журнал как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила устанавливает пункт 21 Порядка ведения кассовых операций, а также указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1.Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено. Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения необходимо учитывать количество кассовых операций.

Отсутствие или несвоевременное оформление приходных, расходных кассовых ордеров может повлечь ответственность организации, ее руководителя и главного бухгалтера.

Отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление приходных ордеров может привести к административной ответственности в виде штрафа.

Отсутствие расходных кассовых ордеров приведет к недостаче денег в кассе. Сумма недостачи будет взыскиваться с кассира как с лица, несущего полную материальную ответственность (ст. 238 ТК РФ, перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Кроме того, за отсутствие первичных документов (в т. ч. приходных и расходных кассовых ордеров) может наступить налоговая ответственность.

Сведения о движении наличных денежных средств и наличных расчетах нужно отражать в кассовой книге по форме № КО-4 (п. 3 Порядка ведения кассовых операций). Это требование распространяется на все организации независимо от их организационно-правовой формы (ОАО, ЗАО, ООО) и применяемой системы налогообложения (п. 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, п. 4 ст. 346.11 и п. 5 ст. 346.26 НК РФ).

В кассовую книгу можно вносить исправления. Каждое из них должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером. Такие правила установлены в пункте 23 Порядка ведения кассовых операций.

Количество листов в кассовой книге заверяется руководителем и главным бухгалтером на последней странице (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).

Расходовать наличные денежные средства организация вправе только по направлениям, согласованным с Банком России (п. 7 Порядка ведения кассовых операций, п. 2.7 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П).

Перечень целей, на которые можно потратить средства из кассы, приведен в пункте 2 указаний Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

На выплату зарплаты организация вправе расходовать наличную выручку. Исключение предусмотрено только в отношении денег, принятых от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи) (п. 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У).

Средства, полученные в банке на выдачу зарплаты, являются целевыми. Их сумма заранее определена, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех рабочих дней (п. 2.6 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П и п. 9 Порядка ведения кассовых операций).

Снять деньги на зарплату с расчетного счета может сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег (например, кассир) (п. 5.2, 5.4 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П). Круг лиц, которые могут работать с наличными деньгами, ограничен (п. 1 приложения 2 к Порядку ведения кассовых операций).

С кассиром (другим сотрудником, выполняющим обязанности кассира) следует оформить договор о полной материальной ответственности (п. 32, 35, 36 Порядка ведения кассовых операций).

Для получения денег на зарплату в графе чека, где указывается назначение получаемых денег, пишется: «На выплату зарплаты». Здесь же указывается месяц, за который она выплачивается.

Корешок денежного чека остается в чековой книжке. Там же обязательно должна стоять подпись получателя денег. Это следует из положений абзаца 11 пункта 2.1 Раздела 2 и пункта 1.8.12 Раздела 1 части III Положения Банка России от 26 марта 2007 г. № 302-П.

Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 17 Порядка ведения кассовых операций).

В организациях, не имеющих в штате кассира, выдавать зарплату может главный бухгалтер или другой сотрудник.

Иногда бывает, что подразделения организации (цеха, склады) расположены в территориальной отдаленности от головного офиса, где выплачивают зарплату. В этом случае руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

Если зарплату из кассы выдает не кассир (другой сотрудник), то нужно:

–оформить приказ руководителя о назначении сотрудника ответственного за выдачу зарплаты;

–заключить с этим сотрудником договор о полной материальной ответственности.

Такие условия предусмотрены пунктом 36 Порядка ведения кассовых операций.

Зарплату через кассу можно выдавать:

– по расчетно-платежной (платежной) ведомости;

– по расходному кассовому ордеру.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяется ведомость по форме № Т‑49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег (абз. 2 п. 17 Порядка ведения кассовых операций). Там же нужно указать срок выплаты зарплаты.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен зафиксировать общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписать ведомость.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составляется один расходный кассовый ордер. Его дату и номер необходимо проставить в ведомости. После проверки и подписи ведомости бухгалтером кассир должен подшить ее вместе с ордером в отчет кассира. Такой порядок закрытия ведомостей установлен пунктом 18 Порядка ведения кассовых операций.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т‑53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (абз. 4 п. 17 Порядка ведения кассовых операций). В этом случае ордера по форме № КО-2 необходимо заполнить на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, вписываются в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег.

После выдачи денег по расходному ордеру кассир должен сразу же подписать его (п. 20 Порядка ведения кассовых операций).

По расходному ордеру зарплату можно выдать только в день его оформления (абз. 4 п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Доверенность на получение зарплаты не относится к документам, нотариальное заверение которых обязательно. Перечень граждан и организаций, которые вправе заверить такую доверенность вместо нотариуса, приведен в пунктах 3 и 4 статьи 185 Гражданского кодекса РФ. В частности, это может сделать:

– организация, в которой работает или учится сотрудник;

–жилищно-экплуатационная организация по местожительству сотрудника;

– стационарная лечебная организация (учреждение социальной защиты), в которой находится сотрудник.

Человек, получивший доверенность на получение зарплаты, может передоверить свои полномочия другому гражданину. Заверять такую доверенность нотариально также не нужно. Исключения – доверенности, заверенные учреждениями, перечисленными в пункте 3 статьи 185 Гражданского кодекса РФ (например, учреждениями соцзащиты). Передоверие полномочий по такой доверенности нужно заверить нотариально. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 187 Гражданского кодекса РФ.

От имени организации, где работает сотрудник, доверенность на получение зарплаты может заверить руководитель организации, управляющий (руководитель управляющей организации) (ст. 53, п. 5 ст. 185 ГК РФ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Кроме того, руководитель (управляющий) может передать свои полномочия другому человеку по доверенности в простой письменной форме (ст. 187 ГК РФ, ст. 42 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете делается проводка:

Дебет 70 Кредит 50

– выплачена зарплата из кассы.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 70).

Как депонировать зарплату, не выплаченную в срок

Если в течение трех рабочих дней (а в районах Крайнего Севера – пяти рабочих дней) сотрудник зарплату в кассе не получил, невыплаченную сумму нужно депонировать (п. 9, подп. «а» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Закрывая ведомость на выдачу зарплаты, кассир должен:

– поставить отметку «Депонировано» в графе 23 «Подпись» ведомости формы № Т-49 (в графе 5 формы № Т-53) против фамилий сотрудников, которым зарплата не выплачена;

– составит реестр депонированных сумм;

– в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;

– сумму фактически выплаченной зарплаты записать в кассовую книгу.

Депонированные суммы нужно сдать в банк. На эти суммы составляется расходный ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Для учета депонированной зарплаты предназначен счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

При депонировании зарплаты делаются проводки:

Дебет 70 Кредит 76-4

– депонирована не полученная сотрудником зарплата;

Дебет 51 Кредит 50

– зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.

Депонированная зарплата – это часть общей суммы начисленной зарплаты. Поэтому на расчет зарплатных налогов (взносов) наличие депонента не влияет.

Для выплаты депонированной зарплаты сотрудник должен уведомить (устно или в письменной форме) организацию о своем намерении ее получить.

Депонированная зарплата сотруднику выдается по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) (абз. 4 п. 17 Порядка ведения кассовых операций).

В бухучете при выплате депонированной зарплаты делается проводка:

Дебет 76-4 Кредит 50

– выплачена сотруднику депонированная зарплата.

Списание депонированной зарплаты, которую сотрудник не получил

Депонированную зарплату сотрудник вправе получить в течение срока исковой давности. После этого задолженность организации можно списать. Об этом сказано в пункте 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Чтобы определить дату, когда можно списать депонированную зарплату, необходимо воспользоваться следующей методикой.

1.Необходимо определить дату, от которой отсчитывается срок исковой давности.

Сроки выплаты зарплаты организация должны быть зафиксированы в Правилах трудового распорядка (трудовом или коллективном договоре) (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Именно этими документами нужно руководствоваться, чтобы рассчитать период, в течение которого сотрудник может потребовать депонированную зарплату.

Отсчет нужно вести со дня, следующего за последним днем срока выдачи зарплаты (ст. 191 ГК РФ). Объясняется это тем, что зарплата является обязательством с определенным сроком исполнения. Срок исполнения в данном случае – срок выплаты зарплаты. А по таким обязательствам течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Определить дату окончания срока исковой давности (день, когда можно будет списать депонированную зарплату).

По обязательству в виде депонированной зарплаты срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Трехмесячный срок, предусмотренный в статье 392 Трудового кодекса РФ, в этой ситуации не применяется. Объясняется это тем, что указанной статьей установлен срок обращения сотрудника за восстановлением нарушенных своих прав в суд, а не к работодателю. Поэтому он не может рассматриваться организацией как срок исковой давности для списания кредиторской задолженности по депонированной зарплате.

Таким образом, обратиться к работодателю за выплатой причитающихся сумм сотрудник вправе в течение трех лет (общего срока исковой давности). Если организация откажет сотруднику в выплате зарплаты, он может обратиться в суд в трехмесячный срок. При этом течение этого срока начинается со дня, когда сотрудник узнал (должен был узнать) о нарушении своего права. То есть течение трехмесячного срока для обращения в суд начинается с даты получения отказа (нарушения права сотрудника), а не с даты возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной зарплате. Такой порядок следует из положений статьи 392 Трудового кодекса РФ.

Если в течение трех лет сумма задолженности по зарплате не востребована сотрудником, она подлежит списанию в связи с истечением срока исковой давности.

Датой окончания срока давности будет дата начала срока исковой давности, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ).

Порядок соблюдения лимита расчетов наличными

В рамках предпринимательской деятельности максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:

• между организациями;

• между организацией и индивидуальным предпринимателем;

• между индивидуальными предпринимателями.

Об этом сказано в пункте 1 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Лимит наличных расчетов действует в отношении платежей по одному договору. При этом временные ограничения не установлены. Из этого следует, что организация:

• не может оплатить наличными весь договор (в т. ч. долгосрочный), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей и количество платежных документов значения не имеет. Например, при цене договора 110 000 руб. покупатель не вправе рассчитаться с поставщиком наличными, даже если будет вносить деньги в несколько этапов – по 55 000 руб. в течение двух дней;

• может оплатить наличными несколько договоров с одним контрагентом в течение одного дня, даже если общая сумма по этим договорам превышает 100 000 руб.;

• может оплатить наличными часть цены договора, не превышающую100 000 руб., даже если общая цена договора превышает лимит наличных расчетов.

Это следует из пункта 1 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У и письма Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Максимальный размер расчетов наличными распространяется также на обязательства, предусмотренные договором (вытекающие из него) и исполняемые не только в период действия договора, но и после окончания срока его действия (официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2011 г. № 34-ОР). К ним относятся, например, обязательства по возмещению убытков.

За превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность.

• Дела, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ).

При оплате товаров (работ, услуг), приобретенных у предпринимателей, организации также должны соблюдать лимит наличных расчетов (пункт 1 указания Банка России от 20 июня 2007г .№ 1843-У). Превышение этого лимита является нарушением установленного порядка ведения кассовых операций.

Лимит наличных расчетов на выдачу зарплаты и иные выплаты сотрудникам не распространяется. Об этом сказано в пункте 1 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Также не распространяется лимит и на расчеты организации с сотрудниками, работающими по трудовым договорам.

Что касается соблюдения лимита наличных денег, выданных в подотчет, то:

• Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется.

• Если сотрудник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться.

Такие выводы следуют из письма Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Применение кассовых аппаратов при расчетах наличными

Применять контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны организации и предприниматели, которые ведут наличные денежные расчеты (расчеты с использованием платежных карт, платежных терминалов и банкоматов) за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Применение ККТ обязательно при наличных расчетах как с гражданами (в т. ч. предпринимателями), так и с организациями (их представителями). Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Организации, осуществляющие деятельность по приему платежей от граждан в адрес третьих лиц (платежные агенты, банковские платежные агенты) обязаны применять ККТ в любом случае (п. 4 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Остальные организации вправе не применять ККТ:

– при оказании услуг населению с выдачей бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ);

– при ведении отдельных видов деятельности, перечень которых приведен в пункте 3 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. При этом выдавать покупателю какие-либо платежные документы продавец не обязан.

Кроме того, ККТ можно не применять при ведении деятельности, облагаемой ЕНВД, при условии выдачи по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Однако это правило не распространяется на общие случаи, когда применение ККТ не обязательно. Об этом сказано в пункте 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

При оказании населению бытовых услуг, облагаемых ЕНВД, организация может не применять ККТ и бланки строгой отчетности (БСО), если по требованию заказчика она выдает иной документ, подтверждающий прием денежных средств за оказанные услуги (например, квитанцию), содержащий все обязательные реквизиты (п. 2, 2.1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Так организация вправе поступить, если законодательно не закреплена обязанность организации применять БСО. В настоящее время в отношении бытовых услуг населению ни формы БСО, ни обязанность применять самостоятельно разработанные бланки законодательно не установлены. Поэтому организация, которая применяет ЕНВД, вправе самостоятельно решить, что выдать заказчику на сумму поступившей от него оплаты:

– кассовый чек;

– бланк строгой отчетности;

– иной подтверждающий документ.

При этом отказаться от применения самостоятельно разработанных БСО организация вправе в любой момент. Так как их применение – не обязанность, а право (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

После окончания смены необходимо оформить передачу наличных денег в главную кассу. Сданная сумма отражается в журнале и справке-отчете кассира-операциониста и в кассовой книге (на основании приходного ордера). Составлять приходные кассовые ордера и отражать в кассовой книге выручку, поступившую по пластиковым картам, не нужно. Это следует из пункта 22 Порядка ведения кассовых операций.

За неприменение ККТ, применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, используется с нарушением порядка ее регистрации и применения, а также при отказе в выдаче документов, подтверждающих получение денежных средств, предусмотрена административная ответственность (ст. 14.5 КоАП РФ).

В случаях, установленных Законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, организации (предприниматели) обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) либо осуществлять денежные расчеты путем выдачи установленных документов. Ответственность, предусмотренная статьей 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, установлена:

– за неприменение ККТ;

– применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, используется с нарушением порядка и условий ее регистрации и применения;

– за отказ в выдаче по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием наличных денег (в случае если организация платит ЕНВД).

Если организация или предприниматель используют не контрольно-кассовые машины, а иные виды контрольно-кассовой техники (ПЭВМ, программно-технические комплексы), привлечь их к ответственности за неприменение ККТ нельзя (п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).

К ответственности могут быть привлечены:

– организации, должностные лица (например, руководитель организации) и граждане (например, продавцы, кассиры-операционисты).

Предприниматели могут быть привлечены к ответственности только в качестве должностных лиц. Продавцы и кассиры-операционисты к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Не исключено одновременное привлечение к административной ответственности организации и ее должностных лиц. Правомерность такой позиции подтверждается письмом Минфина России от 30 марта 2005 г. № 03-02-07/1-83 и арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 14 июля 2005 г. № КА-А40/6231-05).

Право рассматривать дела о правонарушениях, связанных с применением ККТ, предоставлено, в частности, налоговым инспекциям (ст. 23.5 КоАП РФ, ст. 7 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Нарушение законодательства в сфере ККТ не является длящимся, поэтому привлечь организацию (ее должностных лиц) к административной ответственности можно только в течение двух месяцев со дня совершения правонарушения (п. 8 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).

Контроль за соблюдением законодательства о применении ККТ возложен на налоговые инспекции. При этом они вправе:

– проверять документы, связанные с применением ККТ;

– получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;

– проводить проверки выдачи организациями кассовых чеков (или иных документов, подтверждающих прием наличных денег, по требованию покупателя – в отношении продавцов на ЕНВД);

– налагать штрафы в случаях и в порядке, установленных статьей 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, на организации, которые нарушают требования Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

При этом согласовывать порядок проведения указанных мероприятий с органами прокуратуры инспекторам не требуется.

Использование бланков строгой отчетности при расчетах наличными

Вместо ККТ при оказании платных услуг населению организация может применять бланки строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Принадлежность к услугам, предоставляемым населению, определяется в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163 (письма Минфина России от 3 февраля 2011 г. № 03-01-15/1-42, от 27 января 2011 г. № 03-01-15/1-29, от 26 января 2011 г. № 03-01-15/1-27).

Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа, шестизначный номер и серия;

– наименование организации и ее организационно-правовая форма;

– местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия – иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);

– ИНН, присвоенный организации;

– вид услуги;

– стоимость услуги в денежном выражении;

– размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

– дата расчетов и составления документа;

– должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;

–иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.

Такие требования содержатся в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Организация вправе использовать БСО, разработанные самостоятельно. Подтверждает указанную позицию и Минфин России в информационном письме от 22 августа 2008 г. и в письмах от 23 июня 2008 г. № 03-01-15/8-239, от 16 июня 2008 г. № 03-01-15/8-230.

Однако в отношении этого порядка предусмотрен ряд исключений и ограничений.

Исключение действует в отношении организаций, оказывающих услуги, БСО для которых (до вступления в силу нового порядка) были утверждены:

– Минфином России – во время действия Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171, то есть в период с 12 апреля 2005 года до 19 мая 2008 года (следует включительно);

– другими уполномоченными на это ведомствами – до 19 мая 2008 года (следует включительно ) (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Такие организации могут самостоятельно не разрабатывать свои формы, а применять утвержденные.

Ограничение действует в отношении:

организаций, которые оказывают услуги в сфере культуры и спорта;

–организаций, которые оказывают услуги по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

Организация имеет право оформлять получение денег от населения либо бланками строгой отчетности, либо чеком ККТ (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Исключения могут быть установлены только в специальных нормативных актах, регулирующих деятельность организации.