6. Учет кассовых операций и денежных документов

Учет кассовых операций и денежных документов

Учет кассовых операций осуществляется на счете 50 «Касса», где отражается наличие и движение денежных средств в кассе организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-01 "Касса организации";

50-02 "Операционная касса";

50-03 "Денежные документы".

На субсчете 50-01 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-02 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-03 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны и другие денежные документы.

Денежные документы хранятся в кассе и учитываются отдельно от наличных денег с подразделением по видам документов.

Порядок ведения кассовых операций

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

• прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);

• хранение наличных денег в кассе организации;

• соблюдение лимита расчетов наличными;

• ведение кассовой книги;

• сдачу наличности в банк.

Свободные денежные средства организации должны хранить на банковских счетах (п. 2.1 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П). Непосредственно в кассе организация может хранить ограниченную сумму наличных, размер и порядок расходования которых определяется по соглашению с банком. Такое соглашение заключается ежегодно. В нем оговариваются:

• порядок и сроки сдачи наличности (инкассации) (п. 2.4 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П);

• лимит остатка денежных средств в кассе (п. 2.5 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П);

• цели расходования наличных денег, хранящихся в кассе (п. 2.7 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П).

Пример расчета лимита остатка денежных средств в кассе

ООО «Гермес» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета за октябрь, ноябрь и декабрь. Оборот по дебету счета 50 «Касса» составил:

– в октябре – 965 000 руб.;

– в ноябре – 802 000 руб.;

– в декабре – 1 010 000 руб.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, количество рабочих дней в месяце равно количеству календарных дней.

Среднедневная выручка равна 30 185 руб.

((965 000 руб. + 802 000 руб. + 1 010 000 руб.) : (31 дн. + 30 дн. + 31 дн.)).

Оборот по кредиту счета 50 «Касса» составил (без учета зарплаты и прочих выплат сотрудникам):

– в октябре – 105 000 руб.;

– в ноябре – 80 000 руб.;

– в декабре – 97 000 руб.

Среднедневной расход равен 3065 руб.

((105 000 руб. + 80 000 руб. + 97 000 руб.) : (31 дн. + 30 дн. + 31 дн.).

На основе этих данных организация запросила лимит кассового остатка в сумме 27 000 руб. (30185-3065).

Периодичность и способ сдачи сверхлимитной наличности – на следующий день до 12 часов 00 минут в кассу банка.

Если организация была создана недавно, она не сможет привести в расчете данные о среднедневной выручке и расходах за предыдущие месяцы. В этом случае разрешается включать в расчет ожидаемую сумму выручки (форма № 0408020).

При расчете лимита кассового остатка необходимо учитывать наличие структурных подразделений организации, которые проводят наличные расчеты. Например, филиалов (представительств), территориально отдаленных торговых точек и т. д.

Если подразделения не имеют самостоятельного баланса и счетов в банке, то лимит остатка определяется для всей организации с учетом этих подразделений. Поэтому в расчет включаются данные об их наличной выручке и расходах. После того как банк утвердит лимит, он распределяется между подразделениями и главной (центральной) кассой. Это можно сделать приказом руководителя организации, составленным в произвольной форме. Такой порядок следует из пункта 2.5 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П.

Подразделениям, которые имеют самостоятельный баланс и расчетные счета, лимиты кассового остатка устанавливаются обслуживающими их банками отдельно. Эти показатели не учитываются при определении лимита кассового остатка для головного отделения организации. Такой порядок следует из пункта 2.5 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П.

В течение года организация может изменить лимит кассового остатка. Для этого необходимо направить в банк письмо с указанием причины изменения лимита (увеличение объема наличной выручки или расходов, изменение условий сдачи наличности в банк в связи с изменением режима работы организации и т. п.). Порядок изменения лимита и форма письма могут быть установлены договором банковского счета. Если образец письма договором не предусмотрен, он составляется в произвольной форме. Такой порядок следует из абзаца 12 пункта 2.5 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П.

Если расчетные счета у организации открыты в нескольких банках, то для установления лимита кассового остатка необходимо обратится в один из них (любой). После того как лимит будет установлен, данные по лимиту сообщаются другим обслуживающим банкам (для этого необходимо направить уведомления в произвольной форме). При проверках другие банки будут учитывать размер именно этого лимита. Такой порядок предусмотрен пунктом 2.5 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П.

Когда организация расторгает договор с банком, установившим лимит, этот лимит перестает действовать. Дело в том, что после расторжения договора банк прекращает обслуживание организации и не вправе контролировать соблюдение кассовой дисциплины. Следовательно, лимит кассового остатка необходимо согласовать с другим банком. Если этого не сделать, налоговая инспекция может посчитать, что лимит вообще не установлен. В этом случае любая сумма наличных денег в кассе является сверхлимитной (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П). За допущенное нарушение налоговая инспекция предприятие может оштрафовать.