Отражение в бухучете и при налогообложении расходов обслуживающих производств и хозяйств

В бухучете к обслуживающим производствам и хозяйствам относятся подразделения организации, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, являющихся целью создания организации. Это:

– подсобные хозяйства;

– объекты жилищно-коммунального хозяйства, социально-культурной сферы;

– учебно-курсовые комбинаты;

– другие аналогичные хозяйства, производства и службы, осуществляющие реализацию услуг как сотрудникам, так и сторонним лицам.

Бухучет затрат обслуживающих производств и хозяйств ведется на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

По дебету счета 29 отражаются прямые расходы, которые непосредственно связаны с деятельностью обслуживающих производств и хозяйств: материальные расходы, расходы на оплату труда, амортизационные отчисления и прочие расходы, а также затраты вспомогательных производств. При этом делаются проводки:

Дебет 29 Кредит 10 (02, 04, 05, 41, 69, 70...)

– учтены прямые затраты, непосредственно связанные с деятельностью обслуживающих производств и хозяйств;

Дебет 29 Кредит 23

– учтены затраты вспомогательных производств, относящиеся к деятельности обслуживающих производств и хозяйств.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

После того как услуги (работы) будут оказаны (выполнены), их стоимость (т. е. расходы, учтенные по дебету счета 29) списываются с кредита счета 29 на счета учета потребителей услуг. Себестоимость услуг (работ) необходимо рассчитывать исходя из фактических затрат на их оказание (выполнение), которые собираются по дебету счета 29 (Инструкция к плану счетов). При этом применяется метод учета затрат и калькулирования себестоимости, который закреплен в учетной политике для целей бухучета.

Если потребителем услуг (работ) были сотрудники организации, делаются такие проводки:

Дебет 23 (25, 26, 29, 44, 70, 73, 91-2...) Кредит 29

– учтена стоимость оказанных услуг (выполненных работ) обслуживающих производств и хозяйств в составе затрат на производство, расчетов с персоналом, прочих расходов и т. д.

Так необходимо поступать, например, если организация предоставляет сотрудникам бесплатное питание.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

Если обслуживающие производства и хозяйства производят продукцию, которую потребляют сотрудники организации, ее сначала следует оприходовать, а затем стоимость продукции списывается на затраты соответствующего структурного подразделения. Если организация учитывает готовую продукцию по фактической себестоимости, делаются проводки:

Дебет 43 Кредит 29

– оприходована продукция обслуживающих производств и хозяйств;

Дебет 23 (25, 26, 29, 44...) Кредит 43

– учтена стоимость произведенной обслуживающим производством и хозяйством продукции в составе расходов соответствующих структурных подразделений.

Если организация учитывает готовую продукцию по нормативной себестоимости, делаются проводки:

Дебет 43 (субсчет «Готовая продукция по нормативной себестоимости») Кредит 40 (29)

– оприходована продукция обслуживающих производств и хозяйств по нормативной себестоимости;

Дебет 23 (25, 26, 29, 44...) Кредит 43 (субсчет «Готовая продукция по нормативной себестоимости»)

– учтена нормативная себестоимость произведенной обслуживающим производством и хозяйством продукции в составе расходов соответствующих структурных подразделений.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 29, 40, 43).

Если обслуживающие производства и хозяйства реализуют продукцию, оказывают услуги (выполняют работы) другим организациям и гражданам, в момент их реализации (предоставления) делаются проводки:

Дебет 62 Кредит 90-1 (91-1)

– отражен доход от продажи продукции, услуг (работ) обслуживающих производств и хозяйств;

Дебет 90-2 (91-2) Кредит 29 (43)

– учтена стоимость продукции, услуг (работ) обслуживающих производств и хозяйств, уменьшающих доходы от их продажи;

Дебет 90-3 (91-2) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– начислен НДС на стоимость проданных услуг (работ) (если данная операция облагается НДС).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

Сальдо на конец месяца по счету 29 будет показывать стоимость незавершенного производства (Инструкция к плану счетов). Такая ситуация может возникнуть, когда работы или услуги на конец месяца не завершены (п. 64 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Порядок учета расходов обслуживающих производств и хозяйств при расчете налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Учет представительских расходов

От того, насколько грамотно будут подготовлены документы по ведению корпоративного мероприятия, зависит возможность учесть расходы. В настоящее время конкретный перечень документов, которые необходимо оформить, чтобы учесть представительские расходы, законодательно не утвержден. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок документального оформления таких затрат. На первый взгляд это преимущество, поскольку компания может в произвольной форме оформить такие расходы, а затем списать.

Список документов, которые должны быть в наличии:

- приказ руководителя организации о проведении мероприятия (с указанием должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и лица, ответственного за проведение мероприятия и за все произведенные расходы);

- программа мероприятия;

- список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;

- перечень делегатов приглашенной стороны (с указанием должностей);

- смета представительских расходов, где следует указать предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;

- меню, утвержденное директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия (если обед готовился своими силами, в собственной столовой);

- акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически понесенных затрат со ссылкой на подтверждающие документы;

- отчет об израсходованных сувенирах (образцах готовой продукции) с указанием, что, кому и в каком количестве вручено;

- авансовые отчеты с приложением подлинников соответствующих первичных документов (чеков ККТ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.).

Поскольку все перечисленные документы (кроме авансового отчета) не имеют унифицированной формы, их необходимо оформить с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Все они должны обязательно содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Также в первичных документах необходимо указать сведения о дате, месте проведения деловой встречи (приема) и ее цели. Цели проведения мероприятия нужно уделить особое внимание, поскольку, если она не будет удовлетворять критериям, установленным п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя будет признать затраты на мероприятие в качестве представительских расходов при налогообложении прибыли.

Желательно, чтобы цель встречи была сформулирована везде одинаково. Разумной деловой целью проведения мероприятия может быть обсуждение нового совместного проекта, вопросов финансирования уже существующего совместного проекта и т.п. Следует помнить, что все вопросы, обсуждаемые на мероприятии (проекты, сделки), должны быть связаны с производственной деятельностью организации. Встречу необходимо оформить протоколом, где указать, достигли ли стороны какой-либо договоренности.

По окончании мероприятия работник, ответственный за его проведение, должен собрать все необходимые документы, подтверждающие понесенные затраты. Как правило, участникам встречи необходим транспорт, например, приехать из аэропорта в гостиницу, а из гостиницы к месту переговоров и обратно. Если для перевозок используется собственный автомобиль организации, необходим путевой лист автомобиля, задействованного в этом мероприятии, а также авансовые отчеты водителей о приобретении ГСМ с приложением чеков АЗС.

Если у принимающей стороны нет собственной машины, либо делегация многочисленна, транспортные услуги может оказать специализированная организация, с которой заключается соответствующий договор. В таком случае необходимы следующие документы:

- договор оказания транспортных услуг;

- акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;

- счет на оплату транспортных услуг;

- счет-фактура на сумму оказанных транспортных услуг;

- путевые листы автомобилей, перевозящих участников встречи.

Во время встречи проводится буфетное обслуживание (участникам предлагаются чай, кофе, минеральная вода, соки и т.д.). Если продукты питания для проведения приема приобретались подотчетными лицами, продукты приходуются по данным авансового отчета и списываются на основании товарных накладных (форма N ТОРГ-12 и накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).

Расходы на буфетное обслуживание, проводимое сторонними организациями, оформляются следующими документами:

- договор на оказание услуг;

- счет;

- заказ-счет (форма N ОП-20;

- акт на отпуск питания по безналичному расчету (форма N ОП-22). Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Списание сувениров, розданных участникам встречи, оформляется требованием-накладной (форма N М-11. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

В случае проведения переговоров с представителями иностранных делегаций потребуются услуги переводчиков. Если в штате компании их нет, заключается договор со сторонней организацией или непосредственно с переводчиком. По факту оказания услуг подписывается акт об их оказании.

В бухгалтерском учете представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической оплаты. Если организация оплачивает их через подотчетное лицо, то датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета.

В соответствии с ПБУ 10/99 представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".