6.3. Підрахунок даних за допомогою запиту

У запитах Microsoft Office Access 2007 можна використовувати статистичні функції для виконання різних розрахунків за наявними даними. Використовувати статистичні функції можна, як мінімум, двома способами. Один з них – додавання в таблицю з результатами запиту рядка підсумків, як для звичайної таблиці. На сторінці «стрічки» «Головна» розкрійте розділ «Запису»

і натисніть кнопку «Підсумки».

Для кожного поля вибірки можна задати свій спосіб підрахунку підсумків. Клацніть в осередку поля «Сума»

розкрійте список

і виберіть функцію «Сума».

Аналогічним чином встановимо для поля «Дата» варіант «Максимальне значення».

Тепер в останньому рядку таблиці відображається найпізніша з дат і загальна сума витрат по всіх записах вибірки. Використання рядка «Підсумок» дозволяє проводити підрахунок даних по вибірці, не змінюючи структуру запиту. Відключите рядок «Підсумки», для цього розкрійте розділ «Запису».

Натисніть кнопку «Підсумки»

і перемкнетеся в режим конструктора.

Другий спосіб підрахунку – використання підсумкових запитів. У підсумковому запиті обчислюються проміжні підсумки по групах записів, тобто спочатку згрупуються записи, що мають однакові значення в заданих полях, а потім обчислюється необхідна статистика за даними кожної групи. Таким чином, для кожного поля, включеного у вибірку, необхідно задати або ознаку угрупування за даними цього поля, або статистичну функцію для обробки його значень. Натисніть кнопку «Підсумки» на сторінці «стрічки» «Конструктор».

У таблиці опису полів з'явиться новий рядок - «Групова операція».

За умовчанням для всіх полів в цьому рядку встановлена ознака угрупування. Клацніть в рядку «Групова операція» поля «Сума»

відкрийте список допустимих групових операцій для поля «Сума»

і виберіть функцію підсумовування значень.

Для того, щоб в цьому полі відображалися всі підсумкові суми, треба прибрати обмеження «>20».

Якщо по деякому полю не потрібно виконувати ні угрупування, ні підрахунок даних, то для нього не можна визначити значення, що відображається у вибірці.

Проте це поле може брати участь у формуванні результатів запиту, якщо воно входить в умову відбору записів. Для такого поля слід вибрати групову операцію «Умова» і задати умову відбору.

Опція «Висновок на екран» для даного поля буде відключений автоматично.

Натисніть кнопку «Виконати» для проглядання результатів виконання запиту.

У підсумковій вибірці по кожному співробітникові і по кожній статті витрат відображається загальна сума витрат, датованих пізніше за 15 січень 2007 року.