4.Средства ms outlook для организации совместной работы

Работа с папкой Контакты. Важной частью Microsoft Outlook являются адресные книги. Как уже упоминалось, можно вести несколько таких книг: Адресной книги Outlook, Личной адресной книги и Глобального списка адресов (автономной адресной книги сервера Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты. Форма для заполнения адресных данных едина для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных Microsoft Outlook. Все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть представлены в удобном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать либо сортировкой различными способами, либо группировкой по определенным признакам. Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а другую часть – в категорию Международные контакты.

Данные, внесенные в адресные книги, впоследствии можно использовать различным образом. Наиболее распространенными являются средства электронной связи: электронная почта, IР-телефония и др.

Возможные варианты использования данных в адресной книге следующие:

• создание и отправка сообщения электронной почты;

• создание и отправка факсимильного сообщения;

• создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

• создание и отправка электронной визитной карточки;

• переход на Web-страницу контактного лица;

• отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

• отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с контактным лицом;

• показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

• запись даты и времени работы с контактным лицом;

• телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, международный);

• вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

• распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом другом документе.

Обслуживание задач. В Microsoft Outlook задачами считаются задания личного и служебного плана, выполнение которых можно проследить с помощью средств Microsoft Outlook. Задачи могут иметь как разовый, так и регулярный характер. Средства Microsoft Outlook способны автоматически обрабатывать задачи регулярного характера.

На основе задачи можно назначить поручение. Поручение при создании задачи по умолчанию автоматически назначается пользователю, который записан в реестре операционной системы как владелец компьютера. Поручение другому человеку назначают, если он присутствует в списке контактов.

Работа с Дневником. Основная функция Дневника – это автоматическое отслеживание событий, происходящих в среде Microsoft Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, нужные пользователю, например, почасовую хронологию рабочего дня. Автоматически отслеживать и фиксировать события можно со следующими элементами Microsoft Outlook:

• сообщениями электронной почты;

• приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

• ответами на приглашения;

• уведомлениями об отмене собраний;

• поручениями;

• отчетами о поручениях.

В Дневнике возможна сортировка и группировка записей по многим критериям, причем в других элементах, помимо дневника.

Дневник является организационным ядром Microsoft Outlook, так как позволяет планировать и отслеживать все события, происходящие с другими элементами программы и с внешними приложениями.

Работа с заметками. Заметки являются самым простым элементом Microsoft Outlook. По своим функциям они эквивалентны бумажному блокноту. Преимущества средства Заметки проявляются при возникновении задач, которые трудно классифицировать, то есть быстро отнести к какому-либо иному элементу Outlook.

Все заметки сохраняются автоматически, но они не являются отдельными файлами – это записи одной цельной базы данных.

Работа с сообщениями электронной почты. Многие пользователи используют Outlook как клиента электронной почты. Для работы с электронной почтой на автономном компьютере необходимо:

• иметь настроенное соединение с сервис-провайдером (то есть действующую учетную запись в папке Удаленный доступ к сети);

• знать адрес сервера входящей (РОРЗ) и исходящей (SMTP) электронной почты;

• иметь регистрационное имя и пароль;

Программа Microsoft Outlook может быть настроена на автоматическое подключение к серверу входящей электронной почты при запуске, а также на проверку поступивших сообщений по команде пользователя или через заданные интервалы времени. При этом происходит обращение к почтовому серверу, и поступившие сообщения автоматически переносятся в папку Входящие на панели ярлыков Microsoft Outlook. Соответственно, все отправляемые сообщения автоматически переносятся из папки Исходящие в папку Отправленные.

Синхронизация данных и удаленный доступ. В Microsoft Outlook предусмотрено несколько видов папок:

• автономные папки, находятся на жестком диске компьютера, работающего автономно или подключенного к локальной сети;

• общие папки, которые находятся на сервере локальной сети;

• служебные папки, которые находятся на сервере локальной сети;

• сетевые папки, которые содержат данные, предназначенные для открытой публикации в Internet;

• личные папки, которые содержат личные данные пользователя.

Все виды папок представлены ярлыками на панели ярлыков Outlook.

С автономными папками мы ежедневно имеем дело, когда работаем на компьютере.

Доступ к общим папкам организуется администратором сети в соответствии с установленными правилами разграничения доступа. Например, подразделению предприятия может быть выделена общая папка для приема входящих сообщений электронной почты.

Служебные папки, как правило, организуют на сервере для размещения информации, относящейся ко всем сотрудникам.

Сетевые папки доступны для всех участников рабочей группы, которые «подписаны» на доступ к ним.

Личные папки отличаются от автономных тем, что, как правило, создаются либо на мобильном компьютере, либо временно на удаленном компьютере для работы с электронной почтой через сервер Microsoft Exchange.

Особенность децентрализованных систем делопроизводства. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое количество людей. Организуя работу в локальной сети с использованием программы Microsoft Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы.

Групповая работа. Использование возможностей Microsoft Exchange Server позволяет организовать коллективную работу над проектами. Для управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера:

• отправка, отзыв, замена сообщения;

• электронное голосование;

• разграничение доступа к папкам и назначение представителей;

• групповое планирование;

• создание общих Web-страниц;

• автоматическое управление электронной почтой.